高校學籍檔案數字化的實踐與探索

摘要：本文以上海第二工業大學學籍檔案管理為例，就高校學籍檔案數字化工作的原則、程序、有待解決的問題等進行了思考。

關鍵詞：學籍檔案 數字化 安全

學籍檔案是學生在校期間學習、考試、社會實踐等一系列活動中直接形成的具有保存和利用價值的原始記錄，客觀反映了學生在校期間各方面活動的全過程，是評價學生學習情況、思想表現的主要憑據和證明，也是社會用人單位挑選人才的重要參考依據，極具利用價值。隨著電子信息技術的發展，運用計算機進行學籍檔案數字化，實現快捷、方便的提供利用，是加強學籍檔案管理提高管理水平的發展要求，本文結合上海第二工業大學的工作實踐，就學籍檔案數字化工作進行探討。

一、學籍檔案亟待數字化的緣由

（一）傳統檢索方式速度慢，查全率和查準率低

高校學籍檔案的內容包括學生錄取名冊、學籍卡、成績總表和學生考試成績、學期評語、實習鑒定報告等，通常按照屆別、專業、班級等進行組卷，案卷數量眾多。要查找某個學生的學籍材料，傳統的方式必須要求利用者提供相關針對信息，然后通過書本式檢索工具查到案卷編號，再到庫房調閱案卷，效率低下，耗時費力。學籍檔案數字化后，檢索便捷、高效，顯而易見。

（二）傳統利用方式加速檔案實體的損害

由于學籍檔案利用率高，紙質案卷經常翻閱會帶來物理磨損，特別是一些高齡檔案，老化、脆變的紙張已經經不起反復翻折。學籍檔案數字化后，可直接通過計算機或者計算機網絡來查閱相關信息，大大減少了檔案原件的調閱和復印次數，而且那些因年代久遠出現材質老化、字跡褪變的檔案，還可以在數字化過程中對字跡變化部分進行局部加深等技術處理，再現檔案原始內容和原來面貌，有效地將信息保存下來，起到搶救保護的作用。

（三）傳統歸檔方式與信息化建設脫節

隨著計算機信息技術的迅猛發展和日益普及，辦公自動化已成為學校教學和管理各項工作的基本手段，文檔一體化系統把文件流轉和電子文件歸檔有效結合在一起，從源頭上推進了檔案數字化建設。但是在學籍檔案管理中，絕大部分高校的歸檔方式和流程仍然沿用傳統的模式，即各院系教務秘書把從學校教務管理系統中導出的成績總表、學生登記表、學籍卡等紙質材料匯集到教務處，再由其移交給檔案部門歸檔。而成績總表、學生登記表、學籍卡等的電子文件與紙質載體相分離，并沒有一并歸檔保存，與文檔一體化的初衷不一致，跟不上信息化建設發展步伐。

二、學籍檔案數字化的指導原則

（一） 切實可行

學籍檔案數字化之前， 應該進行可行性論證，對學校學籍檔案的實際狀況作一次全面摸底和梳理，學籍檔案數字化是既定的目標，但也不能一口吃成胖子，有一個循序漸進、日積月累的過程，要根據學籍檔案數量、新舊程度，充分考慮現行管理機制、硬件設施、人員素質等因素，考慮經費投入、設備條件、專門人才和技術水平的承受能力，確保開展工作切實可行。

（二） 效益優先

學籍檔案數字化需要投入大量的財力、人力、物力， 因此必須區分輕重緩急，注重效益，本著利用為綱和搶救保護的原則，要將館藏檔案中利用率高、年代久遠面臨老化破損的學籍檔案先行數字化，新增的利用率較高的學籍檔案及時數字化，普通日常利用的學籍檔案定期數字化，服務對象有特殊需求的學籍檔案專門數字化，爭取最佳效益。

（三） 規范操作

在學籍檔案數字化過程中，無論是紙質檔案數字化，還是接收電子文件，都要圍繞數據庫建設服務，堅持按照統一的標準和指標體系規范操作，統籌規劃，有序推進，實現依據標準化、程序規范化，盡可能避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象，提高數字化工作的質量和效率。

（四）保持原貌

檔案是各項活動的原始記錄，記錄的原始性保證了信息的客觀和真實，這也是檔案價值之所在。為此，在學籍檔案數字化過程中，一定要確保紙質文件與電子文件內容的一致，采取必要的技術保障措施，確保電子文件在傳遞、拷貝的過程中沒有任何改動，把歷史原貌原封不動保存下來。

三、學籍檔案數字化的實踐

（一）建立領導機構，選擇運作方式

學籍檔案數字化是一個系統工程，需要學校各部門共同參與，因此，要建立以校檔案工作委員會牽頭的領導機構，便于組織協調原始文件收集，數字文件的形成、運行以及歸檔管理等工作。學籍檔案數字化運作方式一般有兩種：一是委托專業數字化加工單位承擔，優點是專業加工時間快、質量高，學校不必購買許多數字化的設備，但委托費用昂貴；二是采取組織檔案人員自己動手的方式，不必增加過多的成本，又可以鍛煉自身隊伍，但需要專門設備、人員的投入。確定選擇哪一種運作方式，必須根據學校的具體情況，綜合權衡人、財、物各種因素，確定適合本校的方式。

（二）檔案掃描方式

紙質學籍檔案數字掃描方式有兩種: 其一是用掃描儀掃描，由字符識別軟件(OCR)識別，制成文本文件，這種方式投入較大，過程時間較長；其二是把紙質文件按頁由掃描儀掃描成圖形文件保存。相對第一種方式而言，第二種方式操作簡便，差錯率低，錯掃、漏掃概率小，另外，掃描的頁面圖像保持了檔案原件的本來面貌，利用者可在查閱時看到文件原貌，更加體現出檔案的原始記錄特征。

（三）圖像處理格式

目前，掃描儀掃描圖像的存儲格式主要有BMP、TIFF、JPEG 等，國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）中規定掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式，檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005）則進一步明確：采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG 格式存儲。由于高校學籍檔案數量較多，對數據存儲空間容量的需求大，而且要求能在普通電腦上運行速度快，因此，學籍檔案數字化用高速掃描儀批量掃描，形成圖像文件，并壓縮成JPG格式為宜。

（四）目錄建庫

檔案數字化最明顯的優點是查找方便，查找主要依靠目錄，因此，建立檔案文件級目錄數據庫成為數字化工作的重要環節。檔案信息的利用需求決定了目錄數據庫中數據項目的內容，學籍檔案同樣如此，其目錄數據庫需包括學生姓名、性別、出生年月、學習起止日期、專業、畢業證書編號等諸多數據項目，著錄的項目越多，日后檢索的途徑也越豐富，查找越方便。此外，在建庫過程中，要確保輸入信息準確無誤，并具有多重技術保護屏障，使建成的學籍檔案目錄數據庫安全可靠。

（五）數據備份

學籍檔案數字化后，必須認真做好數據的備份工作，嚴格按照一套利用、一套封存、一套異地保存的要求，選擇可靠介質，定期進行數據備份。可以使用帶自動備份功能的專用服務器，設置工作站與學校辦公網絡相聯接，同時使用光盤庫定期物理下載檔案數據，并在分校區設立異地數據保管庫。學籍檔案的利用環節，要采取訪問權限控制、網絡防火墻、數據加密傳輸等措施加強管理，構建全方位的安全保護體系，充分保障學籍檔案信息的安全與完整。

四、學籍檔案數字化問題的探究

（一）關于嵌入水印

隨著數字水印技術的產生和發展，越來越多的領域將數字水印技術應用到實際工作當中。檔案數字化建設中，為了保護檔案信息的真實性，在圖像掃描過程嵌入數字水印，保證圖像不會被篡改。但是數字水印是把雙刃劍，在保證不被篡改的同時，也破壞了檔案原貌，水印是為了防偽人為加上去的，最終也成為學籍檔案電子文件的組成內容。這種與檔案原始性的沖突需要進一步作界定，權衡是否在學籍檔案數字化中運用此項技術手段。

（二）關于運作方式

學籍檔案數字化的各種運作方式利弊各異，我校于2009年啟動檔案數字化一期工程，主要是對紙質學籍檔案進行數字化掃描。由外包公司數字化項目小組承擔，一人負責檔案的拆卷和裝訂；兩人負責掃描、命名和補掃，用A3高速掃描儀掃描成圖片文件，分辨率為200dpi，保存格式為JPG格式，命名規則采用學校檔案管理系統的檔案分類編碼，另有兩個人負責校對掃描好的影像文件和條目。最后，把掃描圖像均轉換成PDF格式，并將多頁的學籍卡、成績總表合并成一個多頁電子文檔，上傳至檔案管理系統中，供提供利用。

（三）關于后續利用

學籍檔案數字化要防止偏重數字化掃描，不重視數字化后開發利用的傾向，目前一些單位的檔案數字化工作與開發利用之間存在脫節的現象，在學籍檔案數字化方面也有所表現，怎樣借助現代化技術手段，為學校各部門、社會各方面提供優質高效的服務，如何在確保信息安全的前提下，充分拓寬數字化檔案信息的利用渠道，擴大信息資源受益面，深化學籍檔案信息資源的開發利用，值得進一步研究和探索。

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作者單位：上海第二工業大學