切實做好民營企業檔案工作的著力點探析

摘要：民營經濟成為區域經濟發展的主力軍，民營企業檔案工作是企業獲得可持續發展的動力之一。針對目前民營企業檔案工作中存在的突出問題，從四個方面闡述如何切實做好民營企業檔案工作。

關鍵詞：民營企業 檔案工作

民營經濟對于區域經濟發展所做的貢獻顯而易見，以常州市為例，民營經濟已經成為常州經濟發展的主力軍，截至2010年底，民營經濟實現地區生產總值1800億元，在全市經濟總量中所占比重已超60%。這就為研究民營企業檔案工作特點與規律，抓好民營經濟檔案工作為企業提供可持續發展動力提供了充分的必要性。

民營企業檔案工作是一個重點問題，同時由于民營企業具有私有性、自主性以及檔案基礎薄弱、類型繁多等諸多特點，民營企業檔案工作又是一個難點問題，始終難以得到實質性突破。

一、民營企業檔案工作中存在的突出問題

通過筆者多年的民企檔案工作服務發現，中小型民企中不乏具有檔案意識的業主，他們往往吃虧后才意識到檔案工作的重要性，但是當有強烈的檔案需求時，他們往往不知從哪里可以得到幫助。員工檔案意識怎么建立，檔案基礎工作怎么起步，檔案規章制度如何編制與執行等，都是困擾企業主的常見問題。檔案行政部門不乏檔案服務意識，但是，服務不僅僅是搞搞宣傳，開展一些具體的業務培訓和指導，必須要在服務的深度和有效性上下功夫。如何建立和保持暢通的信息和服務渠道，民企檔案工作應如何分類管理，依據民企發展規律，民企檔案工作最佳的服務時機是什么等，都是值得檔案行政部門深思的問題。

二、做好民營企業檔案工作的四個著力點

（一）檔案行政管理部門自身應準確定位

檔案行政管理部門與民企存在著以下兩點主要不同：

1.立足點不同。檔案管理部門作為政府部門，代表政府的形象和職責；而民營企業作為自主經營、自負盈虧、自我約束、自我發展的法人實體，代表的是個人形象和利益，由此會造成二者之間情感的鴻溝。

2.關注點不同。檔案管理部門關注于區域內檔案事業的總體發展和各種經濟實體檔案工作的全面平衡。而民營企業作為市場競爭主體，它的一切管理活動的開展都是以增效為目的，以盈利為原則，其經營理念趨向于追逐利潤最大化。企業主在一定程度上會認為檔案工作就是一種負擔，由此造成“我要管”和“我不要你管”態度上的對立。

以上兩點勢必會削弱檔案管理部門對民營企業檔案工作的監管職能。這就要求檔案管理部門要放下政府架子準確定位，突破情感上的鴻溝；樹立正確的服務觀，突破態度上的對立。

首先，自身要進行準確定位。面對監管職能的弱化現象，檔案管理部門必須在民企檔案工作與苦練自身內功上尋求平衡點，在民企檔案工作的服務與引導上找準最佳切入點，充分遵循民營企業發展的自發性、階段性和務實性特點，嚴格按照“高效適用、因企制宜”的工作原則，科學地開展民企檔案工作。

其次，要樹立正確的有效服務意識。有效服務首先必須建立在充分調查研究、準確把握民企檔案狀況和需求的基礎之上。要求檔案行政管理部門自身要腿勤、嘴勤，廣泛開展調查研究，同時采取層級上報、區域劃分、聯合其他行政管理部門等多種方式方法，充分了解區域內民企的發展狀況（如數量、發展階段、發展層次等）以及檔案現實狀況，對民營企業的建檔意愿要有充分的了解，據此采取符合民營企業的科學合理的服務和指導方案。

（二）建立分類指導、多方合作的管理機制

民企檔案工作主要有三類：重視檔案管理工作，人員、庫房、經費、制度四落實，檔案管理規范，材料收集齊全，利用方便的少數民企為第一類；具有模糊的檔案意識，但企業既無檔案員，也無專門的檔案室，只是由辦公室和有關部門兼管，管理上無規范，有的重要檔案隨著人員流動而散失，造成難以挽回的損失的部分企業為第二類；為家族式民企，管理理念落后，方式松散，檔案工作呈現出全無狀況的絕大多數企業為第三類。

分類指導是指針對三類民企，采用“保、促、放”的有管有放策略。 “放”不是放手于第三類企業不管，而是指檔案管理部門在態度上采取“密切關注、靜觀其變”的態度，在管理方式上采取“外圍突破”的方式，即營造檔案意識的社會氛圍，而不做其業務上的干涉，一旦這類企業發展時機成熟，檔案管理部門則可以“主動出擊”，達到事半功倍而又順其自然的效果，做到效益最大化。對于這類企業重在“關注”。“促”則是通過對第二類企業開展檔案業務培訓與整理，促使其檔案意識和檔案業務規范化有明顯提升，對于這類企業重在“扶持”。“保”則是檔案管理部門工作的重點，對于第一類企業重在“監督”。

多方合作是指檔案管理部門必須要與政府其他行政管理部門和高等院校形成合作關系。由于一方面本身處于政府的非主導行政部門，缺乏有效的監控和懲治手段；另一方面由于人員少，往往不可能也無力顧及到眾多民企檔案工作的方方面面，只有通過多方合作，才能實現區域內檔案工作的整體平衡與發展。

1.與高校合作。與相關院校保持緊密聯系，當民企確有檔案整理和業務培訓需求時，則由高校師生來承擔繁重而具體的工作。一方面，民營企業主可能更加愿意與學校打交道，交流起來可能更為順暢、自然；另一方面，學校專業教師具有更為扎實的功底、較強的說服能力和溝通能力，可以起到更好的檔案宣傳效果和帶動作用。例如筆者和學生近年來為常州工業園區的眾多民營企業提供了檔案整理服務，接受服務的企業之間則是通過介紹，大力提高了工業園區檔案工作的整體水平。通過與學校合作，即可以為高校教師和學生提供實際的鍛煉機會，加強了校企合作，可以更好地發揮學校的社會職能，又為檔案管理部門減輕壓力，可更多地關注政策的引導和深層次問題的思考，從而實現雙贏的效果。

2.加強與政府其他行政管理部門的合作。從《物權法》的角度來說，民營企業對其形成的檔案具有自主管理權，但是，民營企業不是一個游離于行政監管之外的社會組織，承擔著一定的社會責任和義務，因此，對其所形成的部分檔案也就具有了可監控性。例如企業在生產過程中形成的環保方面檔案，則可與環保局聯合，形成合力，在環保監督與檢查中加強對環保檔案的形成與規范管理；再如對于民營企業的重點建設項目檔案，就可以與建設主管部門合作。重點建設項目檔案往往量大，來源廣，專業強，時間跨度大，與建設主管部門保持緊密的聯系，可以隨時掌握民營企業建設項目的建設進度，從而引導設計、施工、監理等單位，嚴格按照國家標準，把建設項目材料的收集納入到整個項目過程當中。可見，通過與多個行政部門的合作，可以將民營企業的檔案從整體的面劃分為若干縱向條，由不同的行政管理部門來實現檔案分條監管，從而實現民企檔案工作的整體提升。

（三）引導民企建立規范的檔案工作制度，確保檔案收集齊全

檔案難以收集齊全完整困擾著民企檔案工作的開展。筆者認為，其根本原因在于企業內部沒有完善檔案管理制度的約束。因此，建立管理制度是民企檔案工作的第一要務。一方面，建立完善的崗位責任制、部門責任制以及負責人責任制，將檔案的及時移交歸檔納入到年度的考核以及經濟利益之中，確保各部門材料隨辦、隨交、隨歸，檔案員由此可以實現對各部門材料的全程監控。另一方面，針對民企人員流動大的特點，制定重點人員離職檔案的催繳制度。檔案員應實行對重點人員，尤其是專業科技人員在科技活動中檔案的全程跟蹤，隨時掌握檔案資料的形成與管理情況。一旦他們離職，則可以按制度對其形成和保存的有價值檔案材料及時收集，保證檔案材料的收集齊全與完整。

（四）順應市場經濟，創立和扶持實體化檔案公司

筆者認為：順應市場經濟，利用市場化手段，建立諸如“檔案事務所”等的實體化公司是解決民企檔案工作的最有效方法。實體化公司可以承擔檔案業務培訓服務、檔案代整理以及檔案人力資源服務三項職責。檔案業務培訓可以為眾多的民企人員培訓檔案管理知識和技能以及上崗培訓服務。檔案代整理業務可提供具體的檔案整理服務，由企業定期將檔案移交，一旦整理完畢，由實體公司代為保管一段時間后，歸還企業。檔案人力資源服務是指吸納檔案人才，建立人才庫，一旦民企有招聘檔案人才的需求，則可由其承擔檔案人才的推薦。顯而易見，“檔案事務所”可以緩解檔案管理部門的壓力，實現檔案人才的培養與就業、公司本身的生存盈利以及民企檔案工作的發展多方互贏的效果。檔案管理部門則應重點關注和扶持檔案實體公司，為其生存和發展出一臂之力。

參考文獻：

1．單曉維.談中小民營企業檔案管理的瓶頸及對策[J].蘭臺世界，2010（22）：74-75.

2．徐奕.現代企業檔案工作存在的問題與對策[J].檔案與建設，2011（1）: 28-29.

作者單位：常州輕工職業技術學院