試述網絡環境下檔案利用工作的創新

摘要：通過對所在單位檔案室文書檔案利用情況的調查，查找檔案利用率低的原因，并就網絡環境下檔案部門采取何措施建立服務快捷高效的檔案利用體系，提出個人粗淺看法。

關鍵詞： 檔案利用率 創新

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，反映著企業活動的方方面面，如生產經營、財務管理、科技研發、人力資源等。企業檔案是企業管理的重要部分，其存在的價值在于利用。但目前，企業豐富的檔案資料和偏低的檔案利用率形成較大反差，隨著社會信息化的發展，檔案利用率不升反降，這一現狀值得我們檔案工作者深入反思。筆者對所在鉆井三公司檔案室10年來的文書檔案利用情況進行了調查。從利用人次及利用檔案卷、件次來看，2007年達到最高峰，全年共提供利用256人次、2231卷、件次。2007年之后的檔案利用情況基本上呈逐年下降趨勢。

一、文書檔案利用率下降的原因

1.微觀影響因素

一是油田階段性工作影響。如2007年文書檔案出現利用高峰是因為油田編寫《中原油田志》，時間跨度大，內容廣泛，涉及檔案門類多，各單位、部門的志編人員對室存的文書原始檔案基本上全部借閱了一遍。2008年利用率相對上年穩中略有回落，但依然達到2000多卷、件次，是因為鉆井三公司抓住《中原油田志》的契機，編寫《鉆井三公司志》。隨后幾年，編史修志材料搜集工作告一段落，檔案的利用率逐步下降。

二是現代化管理的沖擊。隨著辦公自動化在油田內部的普及應用，黨政辦公室OA平臺、財務、物資ERP系統、人力資源EHR系統的運行，油田內部通過網絡實現了資源共享，致使工作查考類的用戶到檔案室利用檔案原件的越來越少。

2.宏觀影響因素

首先是檔案目前依然沒有成為企業的主流信息資源，查檔者對檔案的利用只是在“需要時才利用”，而不是主動提及或想起，檔案意識較低，檔案信息資源沒有充分利用。其次是檔案利用者主體的局限性，作為企業檔案部門，室藏檔案多是圍繞企業生產經營管理展開的，這就從某種程度導致了前來檔案室查閱的人多為企事業單位的管理人員、技術人員、研究人員等。雖然有部分為查找工資情況、解決糾紛等關系切身利益的普通用戶群體，但因為利用目的較單一，范圍狹窄，檔案利用不高。第三是檔案自身的惟一性（出于對原件安全的需要，檔案在利用上有嚴格的時間、空間、人員限制）、分散性（同一專題的信息不可能集中在一份檔案中，而是分散于不同年度、全宗、檔案類別存放）、封閉性（部分檔案有密級的設定、對絕大多數利用者封閉）。此外檔案室對檔案宣傳力度不夠，社會檔案意識薄弱，也是造成檔案利用率低的重要原因。

二、網絡環境下檔案利用體系的創新

1.加強檔案信息化建設

檔案部門應加大檔案信息化建設的力度，不斷完善功能需求，豐富全文數字信息資源，以及紙質檔案、照片、錄音錄像等檔案的數字化進程，提高檔案信息服務的普及力和影響力。目前，中原油田數字化檔案館已正式運行，通過數字技術、網絡技術對檔案信息資源進行組織、存貯、發布與傳遞，成功地為利用者搭建了一個更真實、廣泛、方便、快捷、準確、人性化的服務平臺，有效實現了館藏信息資源數字化網絡共享。檔案信息化建設的大力推行，雖然從表面看使得檔案“原件利用率”降低，但檔案的“信息利用率”提高了；而且檔案信息化的建設將檔案實體價值轉移為信息價值，擴大了檔案的利用范圍。利用者可不受時間和空間的限制，直接登陸到數字化檔案館網站，根據權限有效對檔案信息資源進行訪問、檢索、全文查詢。

2.積極開展編研工作，為企業提供有針對性的專題服務

首先檔案工作者要轉變觀念，由一名檔案保管者轉變為檔案信息管理者，積極開展檔案的編研工作。對庫藏檔案信息“精挑細撿”，把原本龐雜、零散的檔案信息有機整合，形成具有集合性、連貫性、真實、準確的檔案編研資料，更方便地為利用者提供深層次、技術含量高的檔案利用服務。可以編寫大事記、論文目錄集、科研成果集，職稱評定、干部聘任、榮譽表彰、機構演變匯編以及基地水暖管網現狀圖集等這些與個人和工作有密切聯系的編研資料，可為企業提供直接性的專題服務，具有較大的利用價值。

3.立足服務，改善服務方式及手段

首先，檔案工作要實現“三個轉變”。即檔案工作重點從收集保管向服務創效轉變；管理手段從傳統紙質管理向信息化管理轉變；服務方式從簡單調卷向深度開發轉變。收集檔案不能坐、等、靠，要變被動為主動上門服務，并加強對兼職檔案員的指導，從前端控制檔案移交的規范、準確、齊全，為日后的檔案提供利用奠定扎實的基礎。

其次，要建立檔案利用信息反饋機制。檔案作為一種信息資源，不僅要開發利用，還應建立相應的信息反饋，反映出利用者的需求、可行性建議及產生的效益、意義等。檔案部門要根據信息反饋，統計出檔案創造的經濟效益和社會效益，實現檔案服務創效；也可依據信息反饋，隨時調整檔案工作的內容，修正和調整檔案管理工作中不科學、不合理的行為和現象，更接近于服務目標。

第三，要擴大檔案對外宣傳。檔案室可通過舉辦主題展覽、專題展覽、開辦兼職檔案人員培訓班、公眾咨詢上街服務方式，增加公眾的檔案意識，強化公眾對檔案館、室及檔案的認識；也可通過網上展廳展示企業重大活動、重點工程、員工風采等方面的內容及照片，為檔案部門與公眾搭建溝通的橋梁，為全面提升檔案信息服務能力營造良好的氛圍。

4.優化館藏質量

企業檔案部門要跳出單純接收機關、企事業單位檔案的藩籬，向多元化、綜合收集檔案的方向發展，不斷豐富門類齊全、結構合理的檔案資源體系。如2010年第六次全國人口普查過程中產生的大量有價值的各類文件資料；名人集以及名人日記、書信、手稿、照片、獎章等。這樣檔案部門的檔案才能真正做到“有血有肉”，與社會相融合。

5.全面提高檔案人員的綜合素質

信息社會化的逐步深入，從技術和管理上對檔案人員提出了更高的要求。這就需要引導檔案工作者繼續發揚愛崗敬業的優良傳統，埋頭實干的工作作風；加強政治紀律、組織紀律和保密教育；開展檔案業務培訓，豐富、更新檔案人員的業務知識，增強業務技能；并加強對檔案人員現代化管理技術的培訓，熟悉掌握和運用現代化技術設備，提高計算機技能、現代化信息技術技能。

作者單位：中原油田檔案管理處