試析如何做好檔案利用實例的收集統計工作

摘要：檔案利用實例匯編，是宣傳檔案作用、提高檔案工作知名度、交流檔案利用經驗的有效形式，對于提高檔案工作的社會地位有積極的影響。本文以北京市工商局東城分局檔案中心為例，就如何做好檔案利用實例的收集統計工作進行了討論。

關鍵詞：檔案利用 實例 統計

檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業務工作。檔案利用實例匯編，是宣傳檔案作用、提高檔案工作知名度、交流檔案利用經驗的有效形式，對于提高檔案工作的社會地位有積極的影響，也是市工商局檔案中心和各級檔案行政執法機關在檔案行政執法檢查中的一項重要內容。

改革開放三十多年來，工商行政管理檔案在社會主義市場經濟建設中發揮著日益重要的作用，僅2011年上半年，東城工商分局全宗內檔案的查詢量就達到了37020卷（件）次，其中企業登記注冊檔案的查詢量為36093卷次，占到全部檔案查詢量的97.50%，幾乎每10戶企業就有4戶企業的登記檔案被查詢利用。這其中，有些是工商行政管理機關內部因注冊登記、查辦案件等需要；有些是企業自身為了申辦稅務、洽談生意等需要；有些是公安機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關查辦各類案件等需要；有些是律師事務所接受當事人委托，需要了解企業資信情況；還有其他企事業單位、個人因訴訟、仲裁等需要。以上數字可以看出，我局企業登記注冊檔案利用量非常大，但是做檔案編研實例和統計工作時，數據往往不能體現其社會價值，查詢人利用檔案的目的以及利用的結果如何，我們不能掌握。而且，每一個來查詢檔案的人，即便是針對同一卷檔案，他們的查詢利用目的也是不一樣的，也不便于檔案利用的統計工作。為了使檔案中心及時了解每一位查檔者的查詢利用目的，也為了給各級領導對區域經濟的發展決策、編史修志等提供良好的依據，做好檔案利用實例匯編的材料收集和統計工作，非常重要。

工商行政管理機關收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求，而檔案利用是檔案工作的最終目的，編輯檔案實例也是檔案宣傳工作的重要手段。而目前我們檔案查詢利用的登記表格過于簡單，僅有查詢日期、案卷名稱、檔案號、查詢內容、查詢人單位、查詢人姓名等必填內容，查詢目的和查詢結果欄目基本為空；在OA辦公系統中借閱文書電子檔案的，利用目的填寫過于簡單，反映不出實際效果；供內部使用的登記檔案瀏覽器，只能統計總的檔案查詢數量，卻沒有具體的查詢時間、被查詢企業名稱、查詢人和查詢內容，更談不上檔案的利用效果；而其他門類檔案的利用效果幾乎沒有，甚至有當事人以保密為由，拒絕填寫。

因此，為了取得豐富的檔案利用信息來源，我們應在日常的接待工作中，做到：

一、收集檔案利用信息及時準確

如果我們在檔案查詢利用的時候沒有及時收集到查詢人的相關信息，不能掌握查詢人對檔案的利用目的，如果時間過去很久，查詢人很容易忘記，而且一般也不愿意再行提供。如果是查詢人事情辦理不順利，甚至是敗訴了，還有可能遷怒于所查詢的檔案，而不配合檔案實例的收集利用工作。所以，我們的工作人員必須在日常接待工作中，做到耐心細致，應付各種查詢情況，讓符合查詢條件的人心滿意足，讓不符合查詢條件的人心服口服，配合檔案接待人員完成檔案利用效果簿的登記工作。

二、開發計算機檔案借閱系統，規范檔案利用及出證程序

我們應堅持檔案利用登記制度，讓查詢人履行借閱登記手續。目前，對于外部人員查詢登記檔案和內部人員查詢紙質檔案，我們都有較完善的借閱登記制度，但是內部人員查詢文書電子檔案、網上瀏覽登記檔案和出證工作卻沒有詳細的登記，這項工作還需要進一步地完善。

目前，局檔案中心正在進行檔案查詢系統的調研工作，擬開發檔案的查詢利用系統，以期把原先手工錄入填寫的表格，改變為在計算機系統中電子著錄，查詢人在檔案利用前必須按照規范填寫電子表格，將工作證、身份證、介紹信、公函、訴訟文書、系統內部檔案借閱單等信息錄入檔案查詢系統中。這就要求檔案中心在檔案查詢利用之前應做好前期的規范引導，如以上內容填寫不規范、部門主要負責人和局領導未同意簽字的，一律不能借閱檔案和出證。對各類檔案的查詢及出證程序進行規范，也有利于我們對檔案利用的統計、分析和調研工作。針對比較有特色的檔案利用情況和出證信息，我們還應當追蹤其利用過程，及時讓查詢人填寫《檔案利用效果登記簿》，有了詳盡的時間、人物、事件、背景等信息，我們就完全可以編寫出一件很好的利用實例。

三、對于查閱檔案較多的單位，我們應采取定期回訪的方式

特別是公安機關、檢察機關和審判機關，我們應該與他們加強聯系，采取定期回訪的方式，就一些社會普遍關注的、有特點的、涉及民生的案件，總結出有特色的檔案利用實例。我們還應加強與新聞媒體單位的聯系，利用報紙、電視和互聯網絡，搜集本單位各類新聞中與檔案利用工作有關的內容，以及本轄區企業、個體工商戶的訴訟、仲裁、民生信息，通過檔案查詢系統的登記記錄確認后，即可將這些信息提煉成為很好的檔案利用實例。

四、加強監控，做好宣傳，提升形象

我們應充分利用檔案計算機查詢系統，在日常接待查詢中，通過檔案查詢管理系統的統計功能，主動去尋找發現某段時間內利用率較高的熱門檔案，通過檔案查詢登記表上的信息，關注某類政務信息、某個重點行業或者某個市場主體的經營行為，并提供給局領導、相關業務部門和其他有關單位，作為開展各項工作的參考依據。

我們還要高度重視和加強檔案利用實例的編寫，將它作為日常工作來抓，并針對工商行政管理專業檔案的特點，向社會各界突出宣傳工商行政管理檔案為社會經濟的發展所做出的貢獻，努力提升工商行政管理工作的光輝形象！

作者單位：北京市工商局東城分局檔案中心