北京市房屋登記檔案工作現狀及情況分析

摘要：房屋登記檔案與人們生活息息相關，具有重要的查考價值。本文通過調研北京市房屋登記檔案工作現狀，針對其存在的一些問題，提出了針對性建議。

關鍵詞：房屋登記檔案調研規范化

房屋登記檔案是房屋行政管理部門在房屋權屬調查、登記、轉移、變更等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、電子等不同形式的歷史記錄。具有專業性、動態性、真實性、價值性、法律性等特點，與人們生活息息相關，具有重要的查考價值，不僅是權利人證明權益的法律憑證，還在城市建設、住房保障、房屋普查、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面發揮著重要作用。據統計，北京市房屋登記檔案已達720萬余卷，年均查詢量已近20萬人次，管理和利用好這些檔案具有重要意義。

為加強房屋登記工作基礎管理，北京市房屋權屬登記事務中心于2010年、2011年先后兩次對本市房屋登記檔案工作進行了調研，重點了解各區縣房屋登記檔案工作在人員配置、庫房建設、檔案館藏、管理體系等方面的情況，掌握了大量真實準確的一手資料，為規范房屋登記檔案管理，開展業務指導打下了堅實的基礎。

一、房屋登記檔案工作現狀

（一）機構設置情況

朝陽、海淀、東城、西城等9個區縣設有獨立或綜合性檔案管理機構，負責管理本區縣登記部門形成的房屋登記檔案，或以房屋登記檔案為主兼顧其他房產檔案管理工作。 昌平、通州、延慶等7個區縣的房屋登記檔案由登記部門下設的檔案室（組）負責。

（二）檔案工作人員情況

據統計，全市房屋權屬檔案專兼職工作人員130人，其中專職112人；男女工作人員比例為49：81；具有檔案館館員中級職稱以上的3人，初級職稱3人，具有其他專業中級職稱2人，其他專業初級職稱13人；從事檔案工作最長年限為25年1人，10－24年的15人，1－10年的114人；85人參加過檔案專業培訓，占全部專兼職工作人員的66%。

（三）館藏情況

截止到2010年底，全市房屋登記檔案總量已達7241064卷，全市庫房總面積達6593.48平米。2010年歸檔量809877卷，其中朝陽最多達到257000卷，最少的是平谷6236卷。

（四）歸檔管理

目前，各區縣房屋登記檔案都采用了集中統一管理，由業務環節工作人員辦結后，移交給掃描數字化環節，進行集中掃描、整理、裝訂，最后由檔案工作人員接收入庫保管。

全市房屋登記檔案均采用了“三孔一線”裝訂；卷內目錄輸出則根據區縣檔案系統使用情況各有不同，有的由系統輸出，有的是人工重新錄入打印；從檔案裝具來看，海淀、昌平等10個區縣使用檔案袋，石景山等6個區縣使用檔案盒。案卷編目方面，7個區縣按歸檔順序編號排序，5個區縣使用產權證編號排序，4個區縣按產別、座落排序，東城區還使用了條形碼管理。

（五）查詢工作

2010年全市累計接待檔案查詢170039人次，182537卷次，出具查詢說明65302份。由于歷史數據尚處整合階段，各區縣查詢工作大多依據內容分別使用業務系統、歷史檔案系統AFS或自行研發檔案系統查詢，匯總后出具正式結果或辦理業務。

（六）檔案管理信息系統

目前，海淀、大興、門頭溝、昌平等10個區縣使用了業務系統中的檔案模塊。朝陽、豐臺、東城、西城等6個區縣使用自行研發的檔案系統。

二、情況分析與存在問題

（一）情況分析

總體來看，隨著近幾年我國房地產市場繁榮和人們維權意識提高，本市房屋登記檔案工作得到蓬勃發展。從館藏來看，截止到2010年底，館藏量已突破720萬卷（2008年底為560萬卷），每年新增約80萬卷，這與房地產市場發展速度基本穩合；從查詢利用來看，全市2010年累計對外接待查詢達到17萬余人次，出具查詢結果6.5萬件，社會各界越來越重視房屋登記信息的查核，查詢量與日俱增；從檔案工作人員來看，從事房屋登記檔案工作的專兼職人員達到130名，男女比例基本協調，逐漸形成一支穩定的檔案工作干部隊伍；從管理方式來看，房屋登記檔案工作初步實現了規范管理，但在細節、標準上尚欠統一。自2005年開始數字化以來，已全部實現了電子掃描，信息化管理水平大大提高。

這些數字說明，房屋登記檔案已成為社會民生檔案的重要組成部分，通過各級行政主管部門、登記檔案工作人員的努力，社會各界的房屋登記檔案意識和工作水平不斷提高，取得了長足的發展。

（二）存在問題

由于歷史原因和條件所限，房屋登記檔案管理工作起步較晚，基礎薄弱，在管理體系、理論研究、歸檔模式、人員考核、業務培訓、信息系統建設等方面還存在不足，亟需改進。

1.缺少規范性文件，沒有形成全市統一的管理標準和體系。各區縣房屋登記檔案機構受資金、人事管理、信息系統檔案功能等條件所限，不少存在職責不清、人員老化、基礎管理薄弱等問題，仍在延續落后的半手工歸檔管理模式。有的由檔案中心兼管，有的機構設在受理大廳，有的設在辦公室或后勤部門，有的由登記人員自己管理，有的還兼有協執管理職能。歸檔不及時的情況時有發生。歸檔方式不一也影響到今后檔案標準化管理、信息資源的共享，影響全市房屋登記檔案信息查詢質量，急需加強規范化指導，理順管理體系，完善機構設置，明確管理目標。

2.館藏量激增，大部分區縣庫房容量日趨緊張。各類房屋登記檔案保管期限均為永久，隨著近年來，房地產交易量劇增，館藏只增不減，有的區縣檔案只能分散存放在三處庫區，影響查詢、管理效率；有的存放在臨時庫房，保管條件不符合標準；有的堆積在庫房過道里，存在安全隱患。一方面需要加大投入，改善保管條件。另一方面要加強理論研究和信息化水平，優化館藏。

3.人員結構不合理，急需加強業務培訓。由于區縣機構職能調整、人員流動等原因，現有的檔案工作人員不少沒有參加過登記檔案業務培訓，部分區縣工作人員的年齡、性別結構不合理。隨著2010年，市房屋權屬登記事務中心轉變職能，逐步理順對區縣房屋登記檔案的規范指導工作，應進一步加快登記檔案規范性文件的制定，完善管理標準，加強考核、培訓，豐富區縣間的經驗交流，促進全市房屋登記檔案工作整體水平的提高。

4.盡快完成歷史數據整合，檔案功能模塊研發，提高查全率、查準率。截止到2008年，本市各區縣均已完成歷史檔案數字化，但因技術原因尚未完成數據整合，大部分區縣仍需要分別查用不同系統才能查清檔案情況，簡單的查詢要用多個軟件互相核實驗證，影響辦事效率和檔案信息的查全率、查準率。

此外，房屋登記業務系統中的檔案模塊功能仍需完善，急需對移交歸檔、整理編目、查詢日志、權限管理等方面進行優化升級，避免重復操作，提高工作效率。

因此，應盡快完善系統功能，整合歷史檔案信息資源，向社會各界提供高效、便捷的房屋登記信息服務。

三、對策與設想

（一）積極推進制度建設，完善管理標準和考核體系

2010年12月，市房屋登記事務中心制定下發了《北京市房屋登記檔案管理暫行辦法》及配套的《北京市房屋登記(紙質)檔案管理工作規范》和《北京市房屋登記(電子)檔案管理工作規范》，下一步還將制定 《北京市房屋登記信息查詢規范》、《北京市房屋登記檔案保管期限表》，隨著規范化指導工作的深入，還將完成《北京市房屋登記檔案工作達標定級考核標準》等規范性文件制定起草工作。逐步形成一套科學高效、全市統一的房屋登記檔案標準和管理體系，為開展房屋登記檔案業務指導打下基礎，從而推動各區縣房屋登記檔案工作的規范化、標準化、信息化管理。

（二）加強理論研究，探索優化館藏新思路

長期以來，房屋登記檔案工作理論研究相對薄弱，經驗交流較少。因此，應結合兄弟省市先進經驗，以及今后房屋登記檔案管理集約化、自動化、條碼化、數字化發展趨勢，積極探索優化館藏新思路。檔案管理的集約化可以采集到更加全面的房屋登記信息，提供真實、準確的決策依據。檔案管理的自動化、條碼化可以提高歸檔質量和工作效率，方便庫房管理、定位以及查詢利用。檔案信息資源的數字化可以實現真正意義的資源共享，實現文件級查詢，提高查全率、查準率。這些都是檔案鑒定、銷毀，優化館藏，改善檔案庫房保管條件的前提。

（三）深入實際，積極開展規范化管理和業務指導

今后，房屋登記信息數字化和資源共享必然要依托全市房屋登記檔案規范管理。

首先，作為一個整體，房屋登記檔案管理不應再局限于各自區縣的小圈子，要有面向全市、全國提供房屋登記信息服務的大局意識，按照《房屋登記檔案管理暫行辦法》的要求，統一歸檔標準和流程，為房屋登記檔案集約化、自動化管理做好準備。

其次，結合區縣實際，有針對性地提出解決方案，幫助區縣提高房屋登記檔案工作水平。真正深入到查詢窗口、庫房一線，開展形式多樣的指導工作，檢查房屋登記檔案歸檔質量和歸檔時限，完善事后考核監督機制。

第三，加強與信息系統研發單位的聯系，完善房屋登記檔案管理功能，提高工作效率和質量。進一步加強與有關部門的協作，從登記和檔案專業的角度加強業務培訓，共同推進房屋登記檔案工作目標管理，使管理制度化、標準化，促進全市房屋登記檔案工作水平共同提高。

作者單位：北京市住房城鄉建設委