企業文書檔案管理要點分析

張毓梓

（吉化北方化工總公司宏大辦公室，吉林 吉林市 132000）

一、做好文書檔案管理的意義

（一）促進企業改革發展

文書檔案管理工作是企業進行經營管理、科學決策、溝通交流的重要支撐。企業的改革發展需要系統、科學、完整、有序的文書檔案管理作為保障。

（二）傳承企業優良文化

企業文書檔案反映了企業成長、發展的過程，反映了企業的經營、管理、科技、決策等重要活動，傳承著企業優良的文化，是企業歷史成果的體現。做好文書檔案工作，深入挖掘和利用文書檔案價值，有利于促進企業的穩健發展，有利于傳承和發揚優良的企業文化。

二、當前企業文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理體系不完善

企業對文書檔案管理不重視，沒有健全文書檔案工作管理組織體系，檔案規章制度體系未建立或不完善，對文書檔案管理工作的人、財、物保障力度不夠，對文書檔案管理的監督考核力度不夠。

（二）文書檔案管理方式落后

企業文書檔案管理需要信息化手段作為支撐，但有些企業的文書檔案管理信息化水平較低，仍在采用傳統管理方式，未實現檔案管理系統與辦公軟件系統的有效關聯。有些企業未配置獨立的檔案庫房，文書檔案不能實現集中管理。有些企業檔案室的硬件設施配備不足，不能滿足文書檔案的管理需要。

（三）文書檔案管理力量不足

企業員工流動頻繁，從事文書檔案管理的隊伍不穩定，文書檔案管理工作不能有序銜接，不能充分挖掘文書檔案的潛在價值，未能有效開發和利用文書檔案資源。

（四）文書檔案管理意識薄弱

有些企業對文書檔案管理不重視，未認識到文書檔案資源對企業發展的作用，文書檔案管理人員歸檔意識和信息化意識薄弱，文書檔案資料的歸檔片面化，只注重紙質檔案，未同步將電子檔案歸檔。在文書檔案管理過程中，各部門、上下級企業之間沒有做好協同與配合。在文書檔案整理過程中存在收集不系統、不完整、不及時以及整理混亂等問題。

三、做好企業文書檔案管理的建議

（一）完善文書檔案管理機制

1.完善文書檔案工作管理體系。企業要加強文書檔案管理工作的組織領導，貫徹落實國家檔案局和國資委有關檔案管理規定和工作要求，確定文書檔案工作管理部門，完善文書檔案管理工作體系，做好文書檔案分級管理，做好文書檔案階段性規劃和推動計劃，加大對子、分公司文書檔案管理工作的指導和協調力度，配備相適應的文書檔案崗位、辦公場所和軟硬件設備。

2.建立和完善文書檔案規章制度。企業應當根據國家和地方有關檔案管理的法律法規和規章制度要求，盡快建立和完善內容完善、便于操作的檔案規章制度體系，實現統一領導、統一標準、分級負責、逐級監督，規范企業的檔案管理責任、歸檔范圍、收集整理、移交、保管、借閱等內容，并做好制度的落實。

（二）完善文書檔案的日常工作機制

1.做好文書檔案的全面管理。制定企業內部文件材料歸檔范圍表，并要求按照歸檔范圍表全面收集和整理文書檔案。企業上下級之間、內部各部門之間應重視和支持檔案工作，密切配合，互助協作，保證文書檔案的完整和全面。

2.遵循文書檔案管理的標準規范。企業應當按照國家有關檔案管理的法律法規和企業內部的檔案管理制度，嚴格按照標準規范進行文書檔案的管理，對文書檔案應及時歸檔、規范整理。紙質檔案和電子檔案要做到對應和統一，電子檔案的收集和管理要嚴格按照國家有關規定和標準執行。

（三）加強文書檔案工作的基礎保障

1.保證文書檔案的資金投入。企業要保證文書檔案設備購置維護、信息化開發、安全保密、宣傳教育等方面的資金投入，特別是要加大文書檔案信息化建設和檔案庫房的資金投入，有效保障文書檔案管理工作的開展。

2.強化文書檔案硬件保障。企業要配備符合要求的檔案存放場所，配備檔案存放設備，配備檔案管理需要的計算機、存儲設備、打印機、掃描儀等，從硬件上確保檔案管理工作的有序順利開展。

（四）充分挖掘利用文書檔案的價值

1.提高文書檔案的價值意識。文書檔案記錄著企業的歷史進程，客觀地反映了企業在領導決策、經營管理、問題處理、研究開發等方面的過程和成果，是企業資產的重要組成部分。企業文書檔案管理者要充分認識文書檔案資源的重要作用，提高責任意識，樹立檔案價值觀，做好檔案管理工作，更好為企業改革發展創造價值。

2.充分挖掘和利用文書檔案的價值。企業應當利用信息化手段，努力開發檔案信息資源，充分挖掘檔案價值，為企業經營管理、改革發展等中心工作服務。充分發揮檔案在管理提升、盡職調查、審計監督、巡視巡察、文化宣傳、展覽展示等方面的價值和效能。

結語

綜上所述，檔案是一個企業在成長和發展過程中的經驗總結和知識積累，是企業歷史的重要見證，也是對當前企業資源有效管理的重要方式，因此必須要給予高度重視，對于當前很多企業在檔案管理方面的不足之處，必須要予以改善。在全新的經濟形勢下，做好企業檔案管理工作是企業發展的必然選擇，同時這項工作也應該引起更多人的關注，高質量的企業檔案管理才能夠促進企業有更加長遠的發展。