新形勢下優化研究生導師檔案管理的思考與探索

摘要 作者結合自身多年的學科建設與導師管理工作的經驗，從信息化、實用性、安全性等角度對新形勢下如何優化研究生導師檔案管理進行了自己獨特的思考與探索。

關鍵詞 研究生導師 檔案 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

Thinking and Exploring on the Optimization of Archives

Management of Graduate Students' Tutor

YAN Fengqing

(The Graduate School， Shandong Normal University， Ji'nan， Shandong 250014)

AbstractThe author combine with his many years Discipline construction and tutor management work， from informationize and application and safty angle to think and explore how to optimize the archives management of graduate students' tutor.

Key wordsgraduate students' tutor; archives; management

研究生教育作為我國國民教育的頂端，是高層次拔尖創新型人才的主要來源和科學研究潛力的主要標志，是增強綜合國力和國際競爭力的重要因素。“教育大計，教師為本。有好的教師，才有好的教育。”我國現有博士生導師5.4萬人，碩士生導師18.5萬人。學位與研究生教育的發展很大程度上依賴于一支師德高尚、業務精湛、結構合理、充滿活力的高素質研究生導師隊伍的建立。特別是在當前我國研究生教育進入到注重內涵發展，提高研究生培養質量，從以培養學術型人才為主轉變為學術型人才和應用型人才培養并重的新的歷史階段，對研究生導師提出了更高的要求。全國各研究生培養單位也日益重視研究生導師的培養與管理，大多在研究生院（處）下設置學科建設辦公室等機構專門負責研究生導師工作。

在日常工作中，學科建設辦公室對研究生導師的管理多是借助研究生導師檔案來實現的。研究生導師檔案指的是以研究生導師個體為主體，在其教學、科研、管理活動以及相關工作活動過程中直接形成的，對研究生導師個體、導師群體、研究生培養單位以及社會具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像等不同記錄方式和各種載體形式的歷史記錄，可以包括研究生導師教學檔案、科研檔案、人事檔案、健康檔案等一系列與研究生導師個體教育活動有關的信息資料。通過研究生導師檔案，學校可從中獲取有價值的信息，完善相關報表，更好地進行相關工作。研究生導師檔案在我國學位與研究生教育中發揮著舉足輕重的作用，但當下研究生導師檔案的狀況卻與其應發揮的作用相脫節，也不能適應于研究生教育新的發展階段的要求。

首先，研究生導師檔案未受到應有的重視。由于現行的《高校檔案實體分類法》中并沒有設置“教師業務檔案”類，使得現實中缺乏統一的建檔標準，關于“教師業務檔案”的研究與探索大多停留在理論層面，而研究生導師檔案的探討更是幾乎無人提及。當前在中國知網學術文獻網絡出版總庫中，僅能檢索到中國北京大學檔案館李迎《研究生導師檔案的微機管理》等零星文章，研究生導師檔案所受重視程度可見一斑。

其次，研究生導師檔案長期以來未形成完整的體系，且檔案利用率較低。根據我國《高校檔案實體分類法》規定，各類別檔案要按照自身特點和管理要求的不同分別歸檔管理。受此影響，長期以來我國研究生導師檔案各組成部分由高校不同的部門分別負責管理，如人事處管理人事部分，研究生院（處）的研究生培養辦公室管理教學部分，社科處、科技處等管理科研部分。這在一定程度上雖然 迎合了各部門專業化的工作要求，但長期以來注重“分”、忽視“合”的結果是割斷了研究生導師檔案各部分之間的有機聯系，各子系統無法形成統一的整體，檔案也就無法全面、動態地反映出研究生導師的全部信息，多部門參與的檔案分散管理、多頭管理模式造成了種種弊端，檔案利用率較低。

再次，舊有的研究生檔案管理手段落后，無法應對當下信息化進程以及研究生教育新階段的發展要求。當下高校研究生導師檔案管理基本上實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案并存的管理與利用方式，但仍以紙質檔案為主，查閱各類信息基本靠手工操作。這使得各類檔案堆積如山、大大小小的檔案柜擠滿辦公室，每當查閱、匯總檔案信息，工作人員面對堆滿案頭的浩瀚材料，要從中獲取信息，工作之艱巨、難度之大可想而知。即使電子檔案，由于程序設計的簡單，無法支持各種宏觀數據的獲取以及縱向比較，難以為高校各項事業的規劃與研討提供信息支持。

綜上所述，在新形勢下要充分發揮研究生導師檔案在高校學位與研究生教育中的信息向導作用，迫切需要對現有的研究生導師檔案管理方式進行變革，建立一套適應學位與研究生教育新時期發展要求、基于Internet網絡化管理與資源共享理念、具有較高實用性和安全性的全新的檔案管理模式。

新的研究生導師檔案管理模式仍宜采用紙質檔案與電子檔案共存的“雙套制”，但應以電子檔案為主，檔案管理以計算機操作取代純手工操作。研究生導師的學歷學位證書、工齡黨齡證明、與學校簽訂的聘任合同、教學記錄、專業技術職務證書、重大課題立項結項證明等紙質檔案材料仍然具有重要的保存價值，重要性不言而喻，但可以優化紙質檔案的存放、管理方式，結合當下事業單位人事制度改革，可以變紙質檔案由各職能部門分別保管為統一存放于人才交流中心等專門機構，以方便統一管理與查閱。研究生導師電子檔案則以網絡電子數據庫為主，通過網絡平臺提供信息服務。

研究生導師檔案網絡電子數據庫的開發可以借鑒研究生管理系統的經驗，各高校網絡化的研究生管理系統已較為成熟。檔案網絡電子數據庫仍適宜分為人事、教學、科研、資格申報等子系統。根據工作的需要，人事部分包括導師的基本信息以及學習工作經歷，可涵蓋身份證號碼、民族、政治面貌、行政（黨政）職務、參加工作時間、高校教齡、現專業技術職稱、獲得資格時間、首次聘任時間、任職考核結果、獲得獎勵等門類；教學部分指擔任導師以來完成研究生課程工作情況，包括課程起止時間、學生人數、學時數、教學獲獎情況等；科研部分顯示導師代表本人學術水平的論文、著作、作品、承擔的科研項目以及獲獎情況；資格申報部分涵蓋博士生導師申請管理、碩士生導師申請管理、停招延招管理等內容，包括了導師資格申報過程中材料匯總、資格審查、專家評議、學位委員會批準等程序。

檔案網絡電子數據庫應當具有建檔規范、操作界面實用友好等特點，保證檔案信息的查準率與查全率。數據庫的建設應當是學校人事、科研、研究生等多個職能部門共同參與的，各部門都能在數據庫提供的相關平臺上完成各自的工作要求，實現檔案管理真正的有機統一。數據庫還應當盡量具備多媒體功能，支持聲音、圖片資料的存儲，導師可以將各種證明材料、論文等制成一定大小的影印圖片上傳系統，以支撐各類評獎、申報活動。針對檔案的安全性，特別是涉及到導師個人隱私的信息，可以設置不同管理員的權限，嚴格控制管理員數量來實現，并且做好訪問記錄。

上世紀90年代末，中國人民大學研究生導師檔案管理就采用了清華大學檔案館研制的THDA-2000電子圖文檔案管理系統。雖然從全國范圍來看，研究生導師檔案管理信息化、網絡化仍然處于探索、起步階段，但其優越性日益顯現，已是大勢所趨。我們堅信以此為契機，研究生導師檔案一定能為我國學位與研究生教育做出更大貢獻！

參考文獻

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