高效辦公之教師篇

摘要每學(xué)期教師都要涉及到出卷、改卷、分析學(xué)生考試成績(jī)、寫論文寫總結(jié)等，如果掌握相應(yīng)的技巧，可以使教師的教學(xué)管理工作做得更方便有效，文章根據(jù)筆者經(jīng)驗(yàn)，介紹了若干個(gè)使教師工作更高效簡(jiǎn)便的技巧和措施。

關(guān)鍵詞 高效辦公 成績(jī)分析

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

Efficient Office of Teachers

ZHOU Jun， LIU Zhengjun

(Department of Computer Science， Lianyungang Teachers' College， Lianyungang， Jiangsu 222006)

AbstractIn each semester， teachers must do these work such as making out an examination， marking the papers， analysising students' test scores， writing papers， writing summary and so on， if he masters some skills of operations， the managerment of the teacher would bemore convenient. According to the author's own experience， he introduces a number of easy skills and measures to make teacher working more efficient.

Key wordsefficient office; analysis of scores

對(duì)于每個(gè)老師來(lái)說(shuō)，每個(gè)學(xué)期都要涉及這樣幾個(gè)方面的事，經(jīng)常到網(wǎng)上收集相關(guān)信息資源、出試卷、批改試卷，以及學(xué)生成績(jī)的分析等操作。如果在操作中掌握相應(yīng)軟件的使用技巧可以達(dá)到事半功倍的效果。本文根據(jù)教師經(jīng)常使用的WORD和EXCEl的操作，來(lái)簡(jiǎn)單講述下部分操作技巧。

1 WORD部分

（1）快速刪除空行。有時(shí)候從網(wǎng)上下載或復(fù)制的Word文檔中有許多空行需要?jiǎng)h除，手工刪除效率太低，可以使用“查找替換”來(lái)解決。單擊“編輯”菜單中的“替換”，在出現(xiàn)的替換對(duì)話框中，單擊“高級(jí)”按鈕，把光標(biāo)定位在“查找內(nèi)容”輸入框中，選擇“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”兩次，在輸入框中會(huì)顯示“^P^P”（也可通過(guò)鍵盤手工輸入），然后在“替換為”輸入框中再插入一個(gè)段落標(biāo)記“^P”，單擊“全部替換”按鈕，即可刪除全文中單行的空行；而對(duì)于多行的空行，可進(jìn)行重復(fù)替換，直到把全部的空行刪除為止。

（2）快速刪除手動(dòng)換行符。下載或復(fù)制的材料中往往有許多手動(dòng)換行符，想刪除全部的手動(dòng)換行符，還是運(yùn)用替換功能來(lái)完成。在查找框內(nèi)輸入手動(dòng)換行符，可以是通過(guò)查找替換對(duì)話框中的“特殊字符”按鈕來(lái)輸入，也可以通過(guò)鍵盤輸入半角^l（小寫L），在替換框內(nèi)不輸入任何內(nèi)容，單擊全部替換，就把全部的手動(dòng)換行符刪掉了。

（3）去除括號(hào)中的答案：從網(wǎng)上下載的試題中，有時(shí)會(huì)有答案，如果一個(gè)個(gè)去掉比較麻煩，簡(jiǎn)單的還是用替換功能來(lái)解決。例如去掉“本題的答案是(A)”中的答案，方法是在查找內(nèi)容中輸入(^$)，在替換為后輸入 ( )，這樣即可用把原有的答案去掉了。其中的“^$”代表“任意字母”，如果是其它類型的，則用“^#”代表“任意數(shù)字”，“^”代表“查找內(nèi)容”等。

（4）WORD文檔轉(zhuǎn)成SWF文件。有時(shí)是制作精品課程的需要，有時(shí)是內(nèi)容保護(hù)或其它方面的原因，必須把Word文檔轉(zhuǎn)換成SWF格式的文件，只要下載FlashPaper這個(gè)軟件并安裝，即可在Word的菜單中發(fā)現(xiàn)增加了FlashPaper菜單項(xiàng)（PowerPoint中也增加了這個(gè)菜單項(xiàng)，也支持PPT文件的轉(zhuǎn)換），如圖1所示。FlashPaper是一個(gè)虛擬打印機(jī)，用戶只要單擊“轉(zhuǎn)換為Flash (.swf)”菜單命令，即可把當(dāng)前編輯的Word文檔轉(zhuǎn)換為SWF文檔，甚至還可以轉(zhuǎn)換為PDF文檔。如果有多個(gè)Word文檔要轉(zhuǎn)換，用戶只需要運(yùn)行FlashPaper，然后把轉(zhuǎn)換的多個(gè)Word文檔拖到FlashPaper的程序的窗口中，即會(huì)看到“正在打印”的窗口依次出現(xiàn)，表明轉(zhuǎn)換工作是一個(gè)接一個(gè)來(lái)完成的。

2 EXCEL部分

使用EXCEL來(lái)處理學(xué)生的成績(jī)并分析，這是每個(gè)學(xué)期結(jié)束時(shí)任課老師必做的工作，對(duì)于平均分、每個(gè)人的總分等的常規(guī)計(jì)算，基本上老師都會(huì)，但是要進(jìn)行分?jǐn)?shù)段的統(tǒng)計(jì)時(shí)，如統(tǒng)計(jì)80－89分之間的人數(shù)時(shí)，往往是老師自己來(lái)一個(gè)個(gè)數(shù)了，往往要數(shù)幾遍，如果有的老師一學(xué)期有多門課或有個(gè)班級(jí)的成績(jī)要處理，那成績(jī)分析工作量也不算小了；而使用EXCEL的COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)就很輕松完成了。

圖2圖3

要統(tǒng)計(jì)90~100分的人數(shù)，選中J2單元格（如圖2），單擊編輯欄的“插入函數(shù)”按鈕，選擇“統(tǒng)計(jì)”類別中的“COUNTIF”函數(shù)，在函數(shù)參數(shù)對(duì)話框中，Range表示選擇統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)所在的范圍，Criteria表示數(shù)據(jù)要滿足的規(guī)則、條件，（下轉(zhuǎn)第187頁(yè)）（上接第140頁(yè)）因?yàn)橐y(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)在G2:G8區(qū)域，條件是大于等于90的，所以在函數(shù)參數(shù)對(duì)話框中輸入完畢后單擊確定按鈕后，在J2單元格實(shí)際顯示的公式是“=COUNTIF(G2:G8，\">=90\")”；如果要統(tǒng)計(jì)不及格人數(shù)，實(shí)際公式是“=COUNTIF(G2:G8，\"<60\")”；而統(tǒng)計(jì)60分?jǐn)?shù)段人數(shù)時(shí)的公式是“=COUNTIF(G2:G8，\"<70\")-COUNTIF(G2:G8，\"<60\")”，即用70分以下的人數(shù)減去60分以下的人數(shù)；計(jì)算70分?jǐn)?shù)段的人數(shù)公式“=COUNTIF(G2:G8，\"<80\")-COUNTIF(G2:G8，\"<70\")”，80分以下的人數(shù)減去70分以下的人數(shù)；計(jì)算80分?jǐn)?shù)段人數(shù)的公式“=COUNTIF(G2:G8，\"<90\")-COUNTIF(G2:G8，\"<80\")”，90分以下的人數(shù)減去80分以下的人數(shù)（如圖3）。因此采用此方法可以大大地提高教師的工作效率，減少了教師的工作量。

3 總結(jié)

對(duì)于各類學(xué)校的教師來(lái)說(shuō)，目前工作量都比較大，科研要求也比較高，工作時(shí)的壓力也相當(dāng)大，如果在平時(shí)的工作或者學(xué)習(xí)中掌握了相關(guān)軟件使用的技巧，可以極大地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高效辦公的目的，從而切實(shí)為教師減負(fù)。

注：本文系江蘇省高等學(xué)校大學(xué)生實(shí)踐創(chuàng)新訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目

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