淺談數字化檔案的安全管理

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)O7-0119-01

摘要：數字化檔案的安全管理，是檔案信息化建設與發展的重要基礎。檔案工作的興衰成敗在基礎、科學發展在理念，管理創新在安全。強化責任、健全制度、確保數字化檔案信息的長久、可用、安全，是數字化檔案信息管理中至關重要的一環。

關鍵詞：數字檔案 管理安全

一、數字檔案建設與發展的現狀

當前，數字化檔案快速發展，紙質文件產生與流轉不斷減少，電子信息化管理手段層出不窮。但是、現代化管理手段中對數字檔案的長久安全措施并非萬無一失。主要的問題是普遍存在著重紙質文件收集整理歸檔，用傳統手段存儲管理數字檔案；對電子文件安全備份升級轉換不及時；對存儲電子檔案的磁光、數碼載體不定期判讀識別；對電子文件的信息采集滯后和歸檔數據不同步以及安全措施不到位、管理隱患漏洞多等。

這些問題如果不能及時引起重視并采取有效預防措施，它將會給數字檔案的日后利用帶來很大困難、甚至造成雖有數字檔案保管、但真正需要時有些卻打不開、看不見、因為事過境遷、歷史將再也無法還原的被動局面。

根據報道，中國1982年第三次全國人口普查中的原始數據99%的已經丟失；1990年北京亞運會的部分電子文件無法讀取；22%的中央機關存在著已經無法識別的電子文件；全國所有的電子文件中有近10%變成了不能兼溶而又無法識別的亂碼。這意味著有一段歷史或一段文化，將因為不能保留下記錄而煙消云散。

當前在數字檔案管理過程中所出現的這些問題、充分說明了電子文件、數字檔案不僅只具有方便快捷的實用性、同時它也具有安全保管的脆弱性和安全利用的風險性。

縱觀我國數千年文明能夠不斷線、延續有發展。其中一個重要的因素就是有了文字、文物記錄了歷史進化發展過程、才得以讓我們今天能夠“以史為鑒”。 往顧過去、回望祖先、在歷史的長河中、古人雖無電子設備可用、但他們刻寫在龜甲、石塊、竹木、泥土上的各種文字圖案卻被保留到了今天、更不要說中國發明了活字印刷、紙張絲絹對世界文明所作的巨大貢獻。

然而、今天在現代文明和科技高度發達的無紙化辦公時代，在追求節約低碳、快捷方便的同時，同樣也存在著巨大安全隱患的諸多弊端。那就是我們今天在使用現代化辦公設備過程中，一但數據丟失了，實體也就可能消滅了。例如，當我們在使用計算機時，如果一不小心按錯了鍵盤，甚至會讓你前功盡棄、后悔莫及。

實際例子的教訓就是不久前我單位在進行檔案數字化加工時，某公司一位研究生學歷的文檔錄入員，在利用某“檔案管理軟件”進行數據合并“追加”時、卻不小心點擊了“復蓋”，結果將工作了近一個月錄入的2萬余條數據信息全部丟失。多日的辛苦付之一炬、所有信息瞬間消失、工作只得從頭開始。由此可見、電子檔案的安全管理是一個十分重要、且又十分脆弱和復雜的綜合性難題。把握不好、一時大意、就有可能造成無法彌補的歷史缺憾。

二、數字檔案未來建設發展的趨勢

數字檔案的發展動力是利用的便捷性；數字檔案建設依賴的是現代手段的科學性。歷史不會倒退，檔案管理不會重現人工刻寫的手抄時代。加快數字檔案管理的信息化建設是歷史發展的必然。

未來五年、是中國從紙質文件管理轉換到電子文件管理的重要時期。科學的發展必然帶動數字檔案信息化建設的加快、在技術突飛猛進，信息變幻日新月異的今天、我們對數字檔案的安全管理必須與時俱進、否則將可能造成時代進步了、歷史卻被我們遺漏了。

數字化檔案信息的安全管理目前存在的主要問題是“界線不清、職責不明、制度不健全、安全措施不到位，管理預后跟不上”等諸多問題。我們必須從眼下著手，逐步完善對電子檔案信息安全管理的措施、健全制度、強化責任，確保數字檔案信息靈活機動的便捷性、保管備份手段的多樣性、信息安全管理的可靠性、持久性。做到數字檔案今天存檔，就要想到明天利用是否方便，數字信息今天采集，就要考慮日后是否能夠安全保管。因為今日手段的科學多樣，并不代表明天設備升級后的兼溶可用。檔案管理工作者必須關注數字檔案信息安全保管的周期性，做到定期更新、及時校驗、確保數字檔案信息的長久、可用、安全。

三、安徽公安職業學院強化數字檔案安全

2011年5月，安徽公安職業學院全面啟動檔案數字化加工工程，實行檔案信息數字化綜合管理。工程以安全管理為目標、以方便利用為目的，建立檔案信息采集、存儲、管理、利用為一體的共享平臺。以學院各部門產生的各類電子文件為資源，以學院館藏檔案數據為基礎，推行規范采集、集中管理、安全存儲、統一利用、分類整合、同步歸檔的管理模式和措施。確保數字檔案信息的完整性、真實性、有效性和安全可靠性。

為了實現這個目標、安徽公安職業學院檔案管理實行“三階段”構想思路并已分步實施。加快建立“文件采集”系統、“電子檔案室”系統、“電子文件中心綜合利用”系統。“三系統”工程和“三階段”構架的綜合管理目標就是對數字檔案：“自動采集、完備數據、離線移交、安全控制、資源兼溶、綜合管理、方便檢索、一站服務”；對數字檔案適時轉換升級、定期存儲更新、強化載體校驗識別措施、異地備份、交互保管、確保數字檔案信息的可靠、可用、便捷、安全。

參考文獻：

[1]屈一平．中國規劃電子文件管理[J]．瞭望2011年第29期．

[2]楊勇，陶英政，臧彩暉．實現信息系統一條龍的管理利用[J]．安徽檔案2011第三期．

作者簡介：修中建、男、安徽省亳州市人，大專學歷、現任安徽公安職業學院檔案館負責人、館員；安徽檔案學會理事、安徽高校檔案協會常務理事、從事檔案管理和公安業務教學工作。