關(guān)于高校學(xué)生檔案管理工作的思考

摘 要:高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間表現(xiàn)的真實(shí)記錄，影響著每個(gè)大學(xué)生今后的工作和生活，本文針對(duì)目前高校學(xué)生檔案管理中普遍存在的問(wèn)題，給出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案 檔案管理 高等院校

中圖分類號(hào):G4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)04(b)-0213-01

1 高校學(xué)生檔案的重要性

高校學(xué)生檔案管理是學(xué)校日常事務(wù)管理的重要組成部分，同時(shí)高校學(xué)生檔案是大學(xué)生入學(xué)前及在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識(shí)技能、行為和規(guī)范、家庭狀況等方面的信息以及參加各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是大學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。學(xué)生檔案是推薦就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學(xué)生狀況決定錄用與否的重要依據(jù)，尤其是現(xiàn)在很多學(xué)生熱衷于報(bào)考公務(wù)員、政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，對(duì)于這些畢業(yè)生來(lái)說(shuō)檔案政審是筆試、面試之后必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。學(xué)生畢業(yè)之后檔案就轉(zhuǎn)寄到用人單位，是組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，學(xué)生檔案起著舉足輕重的作用，是學(xué)生走向社會(huì)的敲門磚。

2 高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理機(jī)制不完善

許多高校只重視教學(xué)和學(xué)生的教育、管理和培養(yǎng)，而忽略了學(xué)生檔案管理工作的重要性，檔案意識(shí)欠缺，沒有將檔案管理工作提上議事日程，在檔案管理機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員也沒有必要的監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視。許多高校只是在學(xué)生入學(xué)時(shí)收檔入柜，直到學(xué)生畢業(yè)前才進(jìn)行突擊整理，一次性添加檔案材料最后才統(tǒng)一傳遞，由于時(shí)間倉(cāng)促難免會(huì)出錯(cuò)誤，甚至很多重要的原始材料不慎丟失，影響了學(xué)生檔案資料的質(zhì)量，難以真實(shí)反映學(xué)生在校期間的真實(shí)表現(xiàn)重則影響學(xué)生今后的工作和生活，學(xué)生檔案管理機(jī)制明顯不夠完善。

2.2 學(xué)生對(duì)自己的檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)在的大學(xué)生畢業(yè)后往往有幾年的時(shí)間在尋找自己的就業(yè)方向可能會(huì)頻繁的換工作，此時(shí)檔案的接收單位就成為問(wèn)題，加之很多學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到，對(duì)檔案這個(gè)反映自己真實(shí)大學(xué)經(jīng)歷的記錄不重視，認(rèn)為找工作完全是憑個(gè)人實(shí)力，毫不關(guān)心自己的檔案去向，等到多年之后急需檔案的時(shí)候才回學(xué)校去查自己的檔案去向，往往為時(shí)晚矣，給自己的工作和生活帶來(lái)了不必要的麻煩。

2.3 檔案的利用效率不高

檔案作為反映學(xué)生在校期間的各項(xiàng)表現(xiàn)的真實(shí)記錄，在學(xué)生的學(xué)習(xí)和工作中都起著至關(guān)重要的作用，然而很多高校只是在新生入學(xué)時(shí)將檔案簡(jiǎn)單整理歸檔，并沒有根據(jù)每個(gè)學(xué)生檔案中的材料有針對(duì)性的予以指導(dǎo)。在學(xué)生畢業(yè)后，檔案轉(zhuǎn)寄到工作單位，學(xué)校也沒有及時(shí)了解檔案利用的反饋情況，檔案的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)。

2.4 學(xué)生檔案的內(nèi)容過(guò)于程式化，流于形式

目前很多高校的檔案歸檔范圍只局限于高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、成績(jī)單、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證存根等，在內(nèi)容上學(xué)生鑒定材料空洞、政治術(shù)語(yǔ)多，太過(guò)于程式化，難以反映學(xué)生的真實(shí)表現(xiàn)情況，千篇一律的鑒定使它失去了原有的價(jià)值和可信度，用人單位也無(wú)法根據(jù)這些內(nèi)容選拔人才，而許多可以反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料并沒有包括在內(nèi)，比如心理健康測(cè)試表、社會(huì)實(shí)踐記錄、誠(chéng)信情況等，而這些恰恰是用人單外招聘時(shí)想要了解的情況。這樣學(xué)校在和用人單位選拔人才的需求方面出現(xiàn)了脫節(jié)。

3 改善高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

3.1 樹立正確的檔案管理理念，健全管理機(jī)制

高校要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案工作認(rèn)識(shí)，樹立檔案工作意識(shí)，建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和院系要把學(xué)校檔案管理工作納入議事日程，把學(xué)生檔案建設(shè)工作當(dāng)做一項(xiàng)基礎(chǔ)的工作常抓不懈，同時(shí)組織專業(yè)人員管理檔案，平常做好檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的大環(huán)境下，對(duì)學(xué)生檔案的管理越來(lái)越方便，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，檔案管理人員不能只局限于簡(jiǎn)單的檔案資料的收集與整理，而必須熟練的操作計(jì)算機(jī)，熟練使用相應(yīng)的檔案管理軟件，滿足學(xué)生查詢檔案的需求，提高工作效率。

3.2 加強(qiáng)學(xué)生自身的檔案意識(shí)

學(xué)生檔案管理部門必須對(duì)在校學(xué)生進(jìn)行宣傳教育增強(qiáng)其檔案意識(shí)，使學(xué)生了解歸檔的資料范圍、時(shí)間和流程。每屆新生入校時(shí)就應(yīng)宣傳和培訓(xùn)，提高學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使每個(gè)新生在入學(xué)時(shí)就對(duì)自己的檔案高度重視。要定期組織專業(yè)老師對(duì)學(xué)生講解檔案的重要性，檔案并非可有可無(wú)，政審、晉級(jí)、評(píng)職稱、考驗(yàn)、出國(guó)等均要以檔案材料為依據(jù)，缺少檔案會(huì)對(duì)自己今后的發(fā)展非常不利，同時(shí)要讓學(xué)生了解到檔案在機(jī)要局的查詢期限和查詢流程，檔案寄出后要及時(shí)落實(shí)接收情況，如果遇到特殊情況一定要自帶檔案去報(bào)到，自帶的檔案自己不能拆封。這些都是關(guān)于檔案的一些常識(shí)，要確保每位學(xué)生真正意識(shí)到檔案的重要性。

3.3 充分利用檔案信息為學(xué)生服務(wù)

學(xué)校要足夠重視檔案信息的挖掘，重視學(xué)生德智體美勞方面的全面發(fā)展，利用檔案中反映的信息因材施教發(fā)掘?qū)W生的潛力，這對(duì)學(xué)生今后的學(xué)習(xí)和工作都有很大的幫助。同時(shí)在學(xué)生畢業(yè)后也要及時(shí)了解檔案利用的反饋情況，根據(jù)反饋信息合理調(diào)整招生計(jì)劃，改革專業(yè)設(shè)置和教學(xué)方案。

3.4 重新規(guī)范檔案內(nèi)容，適應(yīng)新時(shí)期的要求

學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容既要包括常規(guī)材料又要包括體現(xiàn)學(xué)生個(gè)性和綜合素質(zhì)的材料，如反映學(xué)生特長(zhǎng)的作品和創(chuàng)新成果，反映學(xué)生道德和誠(chéng)信水平的材料以及學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、參加各種科技創(chuàng)新和競(jìng)賽的材料，對(duì)有不同技能的學(xué)生側(cè)重收集不同的材料，檔案中的學(xué)生鑒定要根據(jù)學(xué)生的實(shí)際表現(xiàn)情況如實(shí)填寫，盡量凸顯大學(xué)生生活的亮點(diǎn)，突出檔案的個(gè)性化，盡量客觀全面的記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，為用人單位提供權(quán)威的個(gè)人信息證明材料。

4 結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，首先在思想上應(yīng)予以高度重視，態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)。其次改進(jìn)學(xué)生檔案的管理工作，按規(guī)程辦事，科學(xué)地管理好學(xué)生檔案，最大限度的發(fā)掘檔案的潛在信息，發(fā)揮好學(xué)生檔案的作用，為學(xué)生的學(xué)習(xí)生活和就業(yè)服務(wù)。

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