幾組常用行政公文辨析

摘 要:行政公文的寫作因為其較強的專業性，給初學者帶來了一定的困難。明確各個文種的適用范圍以及文種與文種之間的聯系與區別是學習的第一步，本文就幾組容易混用的文種做了較詳細的辨析，并用淺顯易懂的實例進行了說明。這幾組公文是:請示與報告、公告與通告、通知與通告、請示與請示性函、通知與通報。

關鍵詞:行政公 文種 實例 辨析

中圖分類號:C931.4文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)04(b)-0235-01

選擇正確的文種是寫好公文的前提，下面筆者根據多年的公文寫作教學經驗結合實際對幾組常用公文進行歸納辨析。

1 請示與報告

公文處理時，經常能夠看到請示與報告不分的現象，其實請示與報告是兩種性質完全不同的文種。有明確的規定:請示，適用于向上級機關請求指示、批準;報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

現實生活中請示與報告不分主要有以下兩種表現形式:(1)把請示當作報告。就是把請求指示、批準的請示當作了報告。如《××關于申請購買××的報告》，指本機關根據工作需要，提出購買××的要求，請求上級機關予以批準，批準后方可執行的事情，應屬于請示。(2)請示與報告混用，有些公文既請示工作又報告情況或者既報告情況又夾帶請示事項，這些形式都不符合文種的使用規范。如《××關于××的請示報告》，這類文件形式，其內容既匯報了工作，又順便提出了請示或者一文數項請示，這種混合的形式是不符合《國家行政機關公文處理辦法》中的有關規定的。

2 公告與通告

公告和通告都是告曉性公文，兩者的共同特點是:一是公開性。公告和通告都是公開發布的，都具有讓盡可能多的人知道的目的性。二是知照性。公告和通告的內容都具有一定的重要性，發布公告和通告的目的，有的是要讓公眾知道發生了什么事，有的則不僅要讓公眾知道一些事情，還要求有關人員遵守與此有關的某些規定。

目前，公告和通告這兩個文種在實際運用中存在著比較嚴重的混亂現象。在報紙雜志中，在公共場所的招貼欄上，常常可以看到某某企業開業的《鳴謝公告》，補交電話費的《公告》，等等。無論從哪個角度來看，這些作法都是不規范、不妥當的，使得這樣兩種具有法定效力的文種失去了其對公眾應有權威性和約束力。下面筆者舉幾個例子來說明:(1)要告知市民在春節期間禁止在市區燃放煙花、爆竹;(2)建設銀行華豐支行遷用新址;(3)全國人大公布國家領導人選舉結果;(4)某重大工程建設向國內外招標;

根據《國家行政機關公文處理辦法》，通告的適用范圍是向社會向有關方面公布應當遵守或者周知的事項。這里的社會各有關方面應該是局限于一定范圍內的，也就是發文機關的職權范圍內，宣布的事項是需要這個范圍內的公眾周知或者遵守的，不涉及事項的大小或重要程度，只要在自己的職權范圍內即可。而公告則是向國內處宣布重要事項或者法定事項時使用的公文，范圍大，影響到國內外，至少是全國范圍，宣布的事情是重要的甚至是法定的。至此，我想以上四例該選用哪個應該已經非常明確了，即1和2該選用“通告”，而3和4則為“公告”。

3 通知與通告

通告與通知本來應該是兩個性質不同的文種，前者是告曉性公文，后者下行文，但筆者在多年的教學中經常有學生在拿到具體寫作材料時混淆兩者，致使發文機關達不到發文的目的，又顯得不倫不類。因此有必要在本文中提及。

通告與通知的區別主要從以下兩點著手;首先看發文對象，通告的發文對象是一定范圍內的廣大公眾，不是具體的機關單位名稱，所以通告的寫作沒有上款(發文對象)這一項，因為只要是發文機關職權范圍內的公眾就是它的對象，無法有一個固定的稱呼，而通知的發文對象則是發文機關的下級，并且必須出現在上款，有具體的單位名稱。其次看有無執行要求，通告的事項只要廣大公眾周知或者遵守就可以了，不需要具體操作執行，而通知的事項是需要收文機關去貫徹執行的，帶有上級機關對下級機關的指示性和指導性，換言之如果不認真貫徹執行的話是要受到上級機關的批評的，體現了下行文的特點。還是以實例來說明:

(1)閱讀下面這段文字，選一種合適的應用文體，運用所給材料寫一篇公之于眾的文章。

某廠工會福利部為了解決本廠職工儲備冬菜的困難，于11月5日(星期四)從外地運回一批平價優質大白菜。該部研究了一個售菜方案:①星期五賣給本廠離退休職工。②星期六賣給01-10號家屬樓居住的職工。③星期日賣給11-20號家屬樓居住的職工。④每公斤0.60元。⑤每戶至多可買100斤。⑥買菜時帶戶口本和工作證。

(2)某市正實施地鐵工程，某條道路禁止車輛通行。

(3)某地就“加強中小學生安全教育”行文。

例1是工廠告知本廠職工買大白菜的各項事宜，對象是本廠職權范圍內的廣大職工，沒有具體的下級機關名稱，而發文的事項也只要周知就可以了，周知了以后要買或者不買都隨便，不是必須操作執行的，因此用“通告”行文;例2是市政府或交通局之類的職能部門向廣大市民或本市范圍內的司機朋友告知實行交通管制所應周知和遵守的一些事項，符合通告的適用范圍;例3加強中小學生安全教育則需要有具體的單位去實施操作，并且教育的形式、方法、要求等都需要部署，光靠周知是達不到目的的，所以該題應用“通知”，往往是上級教育主管部門下發給所屬學校的文件。

4 請示與請示性函

請示與請示性函在適用范圍上的相同點就是:請求批準事項，但不同的是，請示與請示是向有隸屬關系的上級行文，在行文關系上屬上行文，請示性函是向沒有隸屬關系的有關主管部門或職能單位行文，從行文關系上看多數為平行文。也就是說只要看發文機關與主送機關之間的關系即可，且看以下兩例:(1)某市文化局請求市財政局撥給職工住宅部分修建款。(2)某校申請修建教學大樓向教育主管部門行文。

第1例市文化局和市財政局是不相隸屬關系，應用“請示性函”，例2兩者之間是上下級關系，則用“請示”。

5 通知與通報(情況通報)

兩者的主要區別在于一是發文目的不同，通知的發文目的在于讓收文機關知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事項等;而通報的目的是讓收文機關了解發生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情應受到批評，哪些問題應該警惕等。二是內容不同，通知的內容側重于提出要求，明確界限;通報的內容側重于說明、介紹某些事物或情況，可以不提任何要求。看以下例子:(1)某地質局對自身一年工作做出評價，擬用書面形式向全體職工匯報情況;(2)某市安全辦公室擬向各有關單位知照全市安全大檢查的情況;(3)某市教育局擬向所屬學校公布初中畢業考試時間和要求;

例1和例2旨在讓收文對象了解上級機關所掌握的情況，沒有具體要求，故該用“通報”;而例3則要讓收文對象知道如何去做，有具體明確的要求，應用“通知”。