淺析基層檔案管理工作的現狀

摘 要:本文分析了檔案管理人才匱乏的原因，認為確保領導和干部職工充分認識檔案管理的重要意義是前提，建章立制是做好檔案管理工作的基礎，提出要促進檔案人員自身素質的與時俱進，實現檔案管理同現代技術的有機結合。

關鍵詞:基層檔案管理現狀

中圖分類號:ＴＵ７１文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)05(c)-0217-01

社會的發展，科學技術的進步，使檔案檔案管理工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代科學技術也廣泛的應用到了檔案管理工作之中，這些無疑加速了檔案管理工作的快速發展。

盡管我們一直自信地認為檔案是信息資源的核心，是信息網絡的重要組成部分，但就在全世界信息產業迅猛發展的同時，檔案管理工作吸引不了人才卻是一個不爭的事實，特別是當前機關事業單位里，有能力、掌握現代技術的人才，很少有愿意到檔案室工作的，即便是在檔案室工作的也經常是不安心，留不住，原因是多方面的，首先檔案管理工作相對于其它職業來說，工作環節操作程序化明顯，受各種條例、規則限制，重復性較強，工作枯燥;其二缺乏良好的用人才機制，使人才的創造性不能發揮，深造機遇少，培訓、進修、提拔的機會相對于其他業務工作少很多;其三是很難有所成就。由于受經費的緊張和管理體制以及現實需求的阻礙，檔案管理要做出成就很難，往往是在若干年后才可以看到成就。這些無疑又嚴重阻礙了檔案管理工作的快速發展。縱觀以上現實的各項，我認為:

首先確保領導和干部職工充分認識檔案管理的重要意義是前提。

因為科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著單位發展史上的優秀成果，對研究本單位業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位主要領導及時了解單位整體發展狀況，適時調整發展策略提供準確依據，為科學決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定單位的工作業績，為單位與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映各單位整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同單位整體管理的有機結合決定了該單位資源配置的取向和模式，決定著單位未來發展，對于實現該單位經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升各單位在市場經濟中競爭力具有重要意義。

其次檔案工作人員的自身素質要與時俱進。

隨著計算機技術的飛速發展，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理的工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業道德、辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，所以沒有形成單位管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，致使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延，形成整個單位的檔案意識進一步弱化，從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，在整個單位的發展進程中的地位逐步缺失。我原來工作的單位，有一名檔案員是維族婦女，所學語言也是維語，由于接近50歲，加上又是某領導的親威，單位將她放在檔案室當檔案員，每年的檔案收集、整理都是秘書來做，一旦有人查閱檔案，都是自己翻，其實這樣的現象在基層單位屢見不鮮。

在日益發展的新形勢下，在迅速發展的市場經濟中，要想做好檔案工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。本人在基層文秘、辦公室主任崗位工作多年，在此，我想對提高檔案干部管理水平問題，談談自己的一點浮淺體會。

檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。檔案干部的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案干部的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。另外，面對目前檔案人員知識老化，新技術知識貧乏的狀況，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，注重實用性，拓寬知識面，因材施教，面對21世紀檔案工作的未來，為適應崗位發展的需要，必須拓寬知識面，學習技術，學習相關領域的知識，開闊視野，增長技能，以適應本學科最新發展的動態。

日新月異的新形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求，因此要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化，有專業知識、有專業技術、技能的人才，充實檔案隊伍。總之，在人才問題上，我們必須明白，重視人才不是一朝一夕、一時一地的權宜之計，而是現代社會各個領域發展的必然趨勢，各級領導要對檔案工作人員特別是年輕的工作人員，在工作中給予成就認可和發展的機會，其實一份工作是否令人滿意，不僅僅在于工資高，工作輕松，更重要的是它能給人顯露才華的機會，使人感到有發展前途。

其三建章立制是做好檔案管理工作的基礎。

要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革。(《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，各單位卻沒有很好的依法建章，新的形勢又對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各部門都要因地制宜依法建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

最后是實現檔案管理同現代技術的有機結合隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，才能是檔案管理工作走上良性發展的軌道，這十一個不爭的事實，檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢減少了手工操作，提高了工作效率。只有實現檔案管理的同現代技術的有機結合，檔案管理工作才能發揮更好的作用。

展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮檔案管理員特有的管理優勢，自加壓力，堅持與時俱進、跳出檔案看檔案，一定會開創檔案管理工作的新局面。