如何加強企業的物資采購管理探索

摘要:隨著市場經濟競爭的加劇,企業的采購工作也顯得非常復雜。本文主要根據物資采購管理的要素的特點及現階段存在的主要問題,重點分析了如何從制度建設、定價機制、約束激勵等方面對采購工作進行有效的管理。

關鍵詞:企業;物資采購;管理

隨著市場經濟發展和經濟全球化,當前企業面臨客戶需求多變、采購周期長、庫存控制困難等問題,如何提高產品質量、降低運營成本以及快速滿足客戶需求是企業管理的主要內容,物資采購管理作為企業生產經營當中的關鍵環節之一,不但關系到企業產品質量,影響企業的成本,而且也是提升客戶服務和市場反映能力的重要因素,因此在現代企業中顯得越來越重要。

一、企業物資采購存在的主要問題及原因

作為企業經營管理的重要組成部分,物資采購一向是嚴格控制的業務,并已經形成了一套有效的操作程序。物資采購處于企業生產上游地位,制約著企業的其他經濟活動。因此,降低采購成本、提高采購質量是企業采購管理的基本原則。當前采購管理主要在以下幾個環節存在著問題:

1. 采購審批

物資采購部門的職能就是采購,采購訂單越多,越有利可圖;而且由于使用新儀器、新設備進行施工作業時,風險小、成功率高、勞動強度低,而新舊設備每月攤銷的成本相差無幾,因此,無論物資供應部門還是生產部門都樂于多進行采購活動。正確程序應為:由一般生產單位根據生產的實際需要提出申請,主管部門在認真核對的基礎上嚴格審批決定通過或駁回,通過審批的再交由采購部門辦理。但實際操作中主管部門并未對形形色色的物資消耗一一進行核對,而只是憑經驗和感覺進行控制,導致這些年來發生了大量因采購決策失誤而導致企業巨額虧損的案例。

2. 采購質量

商品質量是目前消費者投訴最多的問題,而企業采購中的商品質量問題造成的損失更為巨大。企業所需物資千差萬別。為降低采購成本,企業管理層一般傾向于購買價位低的廠家的產品;而生產廠家為節約成本,在關鍵部件上以劣代優,處于購買合同技術標準要求的下限。最后結果是廠家沒有違反合同;而生產單位卻需對其所購買的質量低劣的產品不斷進行維修,既增加成本又耽誤生產。因此,相對其他環節,采購質量是較難控制的。

3. 采購價格

市場經濟條件下商品隨行就市。同一種商品在不同地區、不同時段,價格高低有別,這就增加了對采購價格進行內部控制的難度。管理層難以確定采購人員是否是在保證產品質量相同的情況下,購買了相對低價的商品;即使出現從企業物資部門領購的物資比市場價高的情況,也很難認定采購部門是否有失職行為。這種管理模式使生產單位控制采購成本的努力化為烏有,是不合理的。

二、如何加強企業的物資采購管理

物資采購管理是企業對生產經營過程中所需各種物資(包括主要原材料、輔助材料、燃料和機電產品等)的選擇購買所進行的計劃、組織和控制。物資采購管理的基本任務是企業依據生產建設和經營活動對物資的需求,按照價廉物美的原則,組織按時、按量、按品種、適質、適價、齊備成套、經濟合理、多渠道、少環節地采購各種物資,以保證企業生產經營活動的正常進行。

針對以上問題,企業加強物資采購管理應該做好以下幾個方面的工作:

1. 建立健全和完善物資采購管理制度

從根源上入手,擺出問題,分析問題所在,認識問題的性質,以便有針對性制定制度進行相應管理。在采購環節上建立科學、合理的制度和決策程序,實行嚴格的分級、分權管理,既保證采購獨立行使職權,又達到相互制衡,相互制約,相互監督,從而達到企業采購行為的規范。

可以建立“采供權限分離,權利相互制衡”的運行機制。企業在物資采購管理中,應按照集中、高效、制約的物資采購管理思路,把隱蔽的權力公開化,集中的權力分散化,對物資管理實行采供分離,采購和倉儲供應部門相互制衡,加強審核把關,取消分散的采購權力,彌補分散的采購缺陷,健全物資采購監管體系,提高企業經濟效益。

還可以從間接采購轉變為直接采購。間接采購指物資采購進貨渠道來源于中間批發商或零售商;直接采購是進貨渠道來源于直接生產廠家或駐外銷售機構。企業應切實重視直接采購的作用,趨利避害,提高物資采購管理水平和采購資金的使用效益。

2. 進行物資采購市場調研

市場調研對企業采購價以及中標單位的合理確定起著非常重要的作用,而市場詢價和對供貨商的實地考察又是物資采購市場調研的主要方式,其目的在于真實掌握市場物資信息,了解供貨商真實情況。因此,企業應重視物資采購市場調研工作,將市場調研貫徹于比質比價采購和招標采購的管理過程。

3. 形成科學、嚴謹的定價機制

要加強企業的物資采購管理,最為關鍵就是科學、合理、完善的價格制定體系,定價機制的完善及定價程序合理,是正確完成采購工作的必要前提。針對不同物資的產地、質量、特性、使用方向等,真實客觀地依據市場變化情況進行合理的定價,引入競爭機制以提高物資采購定價的透明度。比如對貨源較為充足的常規物資,可以進行“公開、公平、公正”的招標或比價采購;對于比較重要的特殊種類的物資,可采取比質比價,定點供應的辦法進行采購;對于市場價格處于上漲或下降及變化幅度較大時,可以針對不同階段分別采取維持原價、協商降價、比價、招標等不同辦法,以便在保證物資的質量的前提下,以相對較低的合理價格采購,增加物資使用的綜合效益,防止物資采購過程中的不正之風。

參考文獻:

[1]黃春明.物資采購質量與成本控制[J].船舶物資與市場,2008,4.

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作者簡介:高竹青,女 ,(1963.10-),陜西大荔人,現職稱:經濟師 ,研究方向:企業物資采購。