淺談人事檔案管理信息化建設(shè)

摘 要:人事檔案的信息化管理，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化水平，發(fā)揮人事檔案作用。提出了全面加強(qiáng)高校人事檔案管理工作。對傳統(tǒng)人事檔案妥理模式的改革和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞:人事檔案管理人事檔案管理制度信息化建設(shè)

中圖分類號:G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(b)-0221-01

人事檔案是反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實績、個性特點、專長愛好等情況的原始記錄，真實反映一個人的客觀面貌。人事檔案中的自傳、履歷表、登記表，是個人經(jīng)歷、思想演變、家庭與社會關(guān)系的反映;歷年的鑒定，記載著個人不同時期的表現(xiàn)和組織的評價;是個人在黨和組織的教育培養(yǎng)下成長的佐證;政治與工作情況的考核、考察、獎懲與科研成果的登記等方面的材料，是個人政治表現(xiàn)、工作能力、成績貢獻(xiàn)、技術(shù)專長的展現(xiàn)。借助于信息技術(shù)，不斷提高檔案管理工作效率，提升檔案管理水平。

1 建設(shè)目標(biāo)要求

運用現(xiàn)代信息技術(shù)，基于信息化戰(zhàn)略規(guī)劃和檔案館的信息化總體要求，面向人事檔案工作的全過程規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)一個能夠?qū)崿F(xiàn)檔案館與其他部門信息系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)共享，能夠支持人事檔案全過程業(yè)務(wù)工作自動化開展，支持人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化(分權(quán)限)查詢利用服務(wù)，并將通過該系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化管理，使檔案館能夠在人事檔案工作過程中不斷改進(jìn)服務(wù)方式，提高辦事效率，提升管理水平，促進(jìn)人事檔案管理體制的改革。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)要求

人事檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化運行。要求檔案數(shù)據(jù)集中存儲，應(yīng)用程序采用B/S運行模式，客戶端不需要安裝任何插件。要求系統(tǒng)的運行基于檔案工作的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)業(yè)務(wù)與信息的自動化處理與運行。要求與學(xué)校其他部門的信息系統(tǒng)實現(xiàn)系統(tǒng)集成，實現(xiàn)信息資源共享。系統(tǒng)中的人事檔案信息資源包括人事檔案案卷和卷內(nèi)文件的目錄信息、電子全文信息;系統(tǒng)設(shè)備資源包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)及服務(wù)器、存儲器等軟硬件資源。要求系統(tǒng)用戶分權(quán)限設(shè)置。要求使用系統(tǒng)的每個用戶都擁有特定的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限(根據(jù)崗位設(shè)定)，功能權(quán)限的設(shè)置要求細(xì)化到功能組件級;數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置要求細(xì)化到目錄(行與列的權(quán)限)和全文(修改、瀏覽、下載、打印等);同時要求做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的不間斷運行(至少在工作時間內(nèi));檔案數(shù)據(jù)要求做到物理歸檔，因此需要與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實行物理訪問和存儲的隔離。支持人事檔案工作的“雙套制”運行需求。要求系統(tǒng)支持紙質(zhì)檔案和電子文件的同步歸檔和一體化管理。

3 系統(tǒng)功能要求

3.1 支持人事檔案工作的所有業(yè)務(wù)

(1)建檔管理。建立教職工、博士后等各類檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，增加(錄入、導(dǎo)入)人事檔案基本信息，實現(xiàn)對人事檔案基本信息的統(tǒng)一維護(hù)和集中管理。

(2)歸檔管理。當(dāng)接收到歸檔材料后，記錄和管理職工的學(xué)歷變更、職務(wù)變更、職稱變更信息的增、刪、查、改的等操作。接口要求與學(xué)校人事系統(tǒng)中的職稱、職務(wù)、學(xué)歷等信息實現(xiàn)同步的聯(lián)動共享。

(3)檔案綜合查詢(檢索)。根據(jù)各類查詢條件實現(xiàn)靈活多條件的系統(tǒng)信息查詢功能，用戶可以自定義查詢條件，要求系統(tǒng)提供多條件檢索和跨庫(表)檢索等功能。

(4)檔案借閱。記錄來館人員查詢檔案、利用檔案等相關(guān)信息，并實現(xiàn)對檔案借閱信息的查詢與統(tǒng)計功能。

(5)檔案借出。記錄檔案的借出、歸還等信息，并實現(xiàn)對檔案借出信息的查詢與統(tǒng)計等功能。

(6)檔案服務(wù)管理。記錄檔案館工作人員依據(jù)檔案內(nèi)容信息開具的各類證明(出生年月、親屬關(guān)系、婚姻狀況、工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷等)信息等。

(7)檔案盤點。將檔案庫存實物與計算機(jī)存儲的人事檔案信息定期進(jìn)行核對，并根據(jù)實際業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的修改和處理，協(xié)助業(yè)務(wù)人員快速完成對庫房檔案的清點、核對、修改、統(tǒng)計等工作。

(8)檔案處理。對因調(diào)離工作、離退休、死亡等各種原因需要將檔案轉(zhuǎn)移到其他保管機(jī)構(gòu)或本館內(nèi)的其他保管地方而進(jìn)行的處理。對庫房內(nèi)檔案的存檔方式進(jìn)行改變，系統(tǒng)提供轉(zhuǎn)代管、遺留、存檔、死亡、離休、退休等狀態(tài)，用戶也可以自己添加存檔類別信息。

(9)檔案轉(zhuǎn)出。支持檔案轉(zhuǎn)出的業(yè)務(wù)工作，要求系統(tǒng)實現(xiàn):①轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)的錄入(導(dǎo)入)處理，與其他部門之間信息的共享;②轉(zhuǎn)出表格生成并打印;③回執(zhí)信息自動化處理和手工錄入;④轉(zhuǎn)檔信息查詢、統(tǒng)計;⑤轉(zhuǎn)檔工作過程責(zé)任者相關(guān)信息管理、查詢與統(tǒng)計等功能。

3.2 支持檔案管理過程中產(chǎn)生的工作過程信息管理功能。

將每個工作流程及其前后銜接過程中產(chǎn)生的工作過程信息進(jìn)行記錄并加以管理。要求能夠做到執(zhí)行過程中任務(wù)可監(jiān)控、數(shù)據(jù)處理的當(dāng)前節(jié)點可查詢、任務(wù)完成后責(zé)任可追溯。每個功能模塊包含增加(導(dǎo)入)數(shù)據(jù)、修改、刪除、查詢、打印、統(tǒng)計、導(dǎo)出文件等基本功能組件，并能夠通過對這些功能組件進(jìn)行裝配，靈活部署系統(tǒng)的功能模型。

3.3 方便系統(tǒng)運行維護(hù)的功能需求

包括用戶管理、單位信息管理、數(shù)據(jù)字典管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)同步、系統(tǒng)幫助等功能模塊。要求系統(tǒng)應(yīng)用程序安裝在學(xué)校中心機(jī)房的應(yīng)用服務(wù)器上;系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫信息和電子文件信息由學(xué)校信息中心實施集中管理和備份。

4 人事檔案查閱

人事檔案的內(nèi)容涉及黨和國家機(jī)密與個人隱私，查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。

(1)查閱的原則和范圍。查閱人事檔案總的原則是:寬嚴(yán)適度，內(nèi)外有別，靈活掌握，便于利用。就利用者而言，由于人事檔案是人事工作的重要依據(jù)和工具，組織、人事、勞動部門利用檔案應(yīng)從寬，其他部門利用檔案應(yīng)相對嚴(yán)一些。就利用范圍而言，高級干部、中級干部、有貢獻(xiàn)的專家、學(xué)者和有影響的知名人士，以及機(jī)要人員的人事檔案，提供利用時應(yīng)從嚴(yán)掌握，嚴(yán)格審批手段，對一般干部、工人、學(xué)生的人事檔案，利用范圍可從寬一些。

(2)要求系統(tǒng)用戶分權(quán)限設(shè)置。要求使用系統(tǒng)的每個用戶都擁有特定的功能權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限(根據(jù)崗位設(shè)定)，功能權(quán)限的設(shè)置要求細(xì)化到功能組件級;數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置要求細(xì)化到目錄(行與列的權(quán)限)和全文(修改、瀏覽、下載、打印等);同時要求做好系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的不間斷運行(至少在工作時間內(nèi));檔案數(shù)據(jù)要求做到物理歸檔，因此需要與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實行物理訪問和存儲的隔離。

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