淺談人事檔案的收集和鑒別

摘 要:人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)。收集人事檔案材料，不斷充實(shí)人事檔案內(nèi)容，對(duì)收集起來(lái)的檔案材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)?，判定有無(wú)保存價(jià)值，確定其是否歸入人事檔案，直接為人力資源管理工作的社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞:人事檔案管理收集鑒別

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)06(b)-0222-01

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 人事檔案的收集

收集人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作。

1.1 人事檔案的歸檔

做好人事檔案收集工作，人事檔案材料的歸檔范圍包括:調(diào)配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國(guó)、出境材料，各種代表會(huì)材料，工資待遇材料，學(xué)歷和評(píng)定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團(tuán)組織材料，政審、考核材料，獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料，殘疾材料，其他材料。必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確、寫(xiě)明承辦單位及時(shí)間。手續(xù)完備。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章;凡須經(jīng)本人見(jiàn)面或簽字的，必須經(jīng)過(guò)見(jiàn)面或簽字。檔案材料須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。除電傳材料外，一般不得用復(fù)印件代替原件歸檔。

1.2 人事檔案材料的收集渠道

通過(guò)組織、人事、勞動(dòng)(勞資)及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡(jiǎn)歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績(jī)、任免、招聘、錄用、招工、“以工代干”轉(zhuǎn)干的材料;評(píng)聘、晉升、套改專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)和評(píng)定工人崗位技能的材料;授予學(xué)位、學(xué)銜、軍銜的材料;審計(jì)工作中形成的有關(guān)材料;出國(guó)、出境、辦理工資、調(diào)整級(jí)別待遇、離休、退休的材料[1]。通過(guò)員工所在黨、團(tuán)組織、政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的有關(guān)部門，收集員工入黨、入團(tuán)，民主評(píng)議黨員、退黨、退團(tuán)、除名及參加民主黨派的有關(guān)材料;授予各種榮譽(yù)稱號(hào)的先進(jìn)事跡和獎(jiǎng)勵(lì)材料;有關(guān)政治歷史問(wèn)題的審查、甄別、平反結(jié)論、調(diào)查報(bào)告和本人的申訴、檢查交待材料;更改姓名、年齡、參加革命工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、申請(qǐng)書(shū)和組織審批材料。通過(guò)紀(jì)律檢查部門、行政監(jiān)察部門、保衛(wèi)部門和公安、司法、檢察部門，收集員工違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法所受的黨內(nèi)外處分及撤銷處分的材料，刑事判決書(shū)等。通過(guò)科技、業(yè)務(wù)部門、學(xué)校和培訓(xùn)部門，收集反映員工業(yè)務(wù)能力，科技發(fā)明、論著的篇目，業(yè)務(wù)考績(jī)、成果、貢獻(xiàn)評(píng)定、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷、鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料。通過(guò)軍隊(duì)有關(guān)部門和地方民政部門，收集曾在部隊(duì)工作過(guò)的人員的檔案材料，地方干部兼任部隊(duì)職務(wù)的審批材料，復(fù)員和轉(zhuǎn)業(yè)軍人的檔案材料。

1.3 建立和健全收集制度

人事檔案部門應(yīng)建立和健全移交制度，明確規(guī)定各單位、各部門日常工作中形成的，凡是屬于歸檔范圍的材料，均應(yīng)移交人事檔案部門。人事檔案部門對(duì)所管人事檔案數(shù)量的狀況，應(yīng)定期(季度、半年、1年)進(jìn)行檢查核對(duì)，將不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補(bǔ)辦手續(xù);不屬人事檔案范圍的材料，予以剔除或退回原單位處理;發(fā)現(xiàn)缺少的材料，應(yīng)填寫(xiě)補(bǔ)充材料登記表，以便有計(jì)劃地進(jìn)行收集。組織、人事、勞動(dòng)(勞資)等部門，根據(jù)工作需要和檔案材料的缺少情況，統(tǒng)一布置填寫(xiě)履歷表、登記表、鑒定表、自傳等，使人事檔案及時(shí)得到補(bǔ)充。

2 人事檔案的鑒別

鑒別是系統(tǒng)整理的基礎(chǔ)和前提，也是保證人事檔案材料完整、精煉、真實(shí)的重要手段。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。對(duì)能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。

2.1 鑒別的內(nèi)容和方法

鑒別工作的任務(wù)之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、本人成分、工作單位、加入黨團(tuán)組織、參加工作時(shí)間、職務(wù)、工資級(jí)別等基本情況是否相同，主要經(jīng)歷是否一致。鑒別時(shí)要核查曾用名及更改姓名的材料，否則，容易把同一個(gè)人的材料分散在幾處，給查找、利用造成困難。

對(duì)處理完畢和手續(xù)完備的材料，才能歸入人事檔案。人事檔案材料的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不能有虛假和模棱兩可或相互矛盾[2]。鑒別中發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不實(shí)、詞義含混、觀點(diǎn)不明確、相互矛盾的材料，均應(yīng)及時(shí)退回原形成單位重新撰寫(xiě)、核實(shí)。鑒別中應(yīng)仔細(xì)檢查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺頁(yè)、無(wú)時(shí)間、作者或簽章等要素，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)收集、補(bǔ)充、補(bǔ)辦手續(xù)。人事檔案要保持精煉，揀出重份和內(nèi)容重復(fù)的材料。不管什么材料，正、副本只各保存一份。鑒別工作中，還應(yīng)同時(shí)檢查檔案材料有無(wú)破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊、偽造或涂改等現(xiàn)象，有問(wèn)題時(shí)及時(shí)處理。

2.2 鑒別工作的原則

鑒別工作的政策性很強(qiáng)，必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。取之有據(jù)，是指歸入人事檔案的材料要有依據(jù)，符合上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準(zhǔn)備銷毀的材料，更須十分謹(jǐn)慎，不能武斷或草率。人事檔案是培養(yǎng)、選拔干部的依據(jù)，有時(shí)一份材料會(huì)影響一個(gè)人的使用。因此，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神，慎之又慎地決定材料的取舍。鑒別檔案材料必須以有關(guān)政策規(guī)定為依據(jù)，以有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。鑒別是決定檔案取舍和存毀的大事，必須有嚴(yán)格的制度保證其順利進(jìn)行。凡從檔案中撤出的材料，必須遵循“舍之有據(jù)”的原則，符合有關(guān)規(guī)定;要有專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)比較重要材料的取舍，應(yīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo);銷毀檔案材料，必須逐份登記，履行審批和監(jiān)銷手續(xù)。

參考文獻(xiàn)

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國(guó)檔案出版社，2002.

[2]鄧紹興.完善干部人事檔案工作管理體制的管見(jiàn)[J].檔案與建設(shè)，2008(1).