淺談人事檔案的收集和鑒別

摘 要:人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。收集人事檔案材料，不斷充實人事檔案內容，對收集起來的檔案材料進行審查，甄別其真偽，判定有無保存價值，確定其是否歸入人事檔案，直接為人力資源管理工作的社會服務。

關鍵詞:人事檔案管理收集鑒別

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)06(b)-0222-01

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文件材料。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

1 人事檔案的收集

收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項經常性的工作。

1.1 人事檔案的歸檔

做好人事檔案收集工作，人事檔案材料的歸檔范圍包括:調配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學歷和評定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團組織材料，政審、考核材料，獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料，殘疾材料，其他材料。必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確、寫明承辦單位及時間。手續完備。凡規定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章;凡須經本人見面或簽字的，必須經過見面或簽字。檔案材料須統一使用16開規格的辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水、復寫紙書寫。除電傳材料外，一般不得用復印件代替原件歸檔。

1.2 人事檔案材料的收集渠道

通過組織、人事、勞動(勞資)及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、“以工代干”轉干的材料;評聘、晉升、套改專業技術職務(職稱)和評定工人崗位技能的材料;授予學位、學銜、軍銜的材料;審計工作中形成的有關材料;出國、出境、辦理工資、調整級別待遇、離休、退休的材料[1]。通過員工所在黨、團組織、政府機關、企業、事業單位的有關部門，收集員工入黨、入團，民主評議黨員、退黨、退團、除名及參加民主黨派的有關材料;授予各種榮譽稱號的先進事跡和獎勵材料;有關政治歷史問題的審查、甄別、平反結論、調查報告和本人的申訴、檢查交待材料;更改姓名、年齡、參加革命工作時間、入黨入團時間、申請書和組織審批材料。通過紀律檢查部門、行政監察部門、保衛部門和公安、司法、檢察部門，收集員工違犯黨紀、政紀、國法所受的黨內外處分及撤銷處分的材料，刑事判決書等。通過科技、業務部門、學校和培訓部門，收集反映員工業務能力，科技發明、論著的篇目，業務考績、成果、貢獻評定、學習成績、學歷、鑒定、獎勵、處分等材料。通過軍隊有關部門和地方民政部門，收集曾在部隊工作過的人員的檔案材料，地方干部兼任部隊職務的審批材料，復員和轉業軍人的檔案材料。

1.3 建立和健全收集制度

人事檔案部門應建立和健全移交制度，明確規定各單位、各部門日常工作中形成的，凡是屬于歸檔范圍的材料，均應移交人事檔案部門。人事檔案部門對所管人事檔案數量的狀況，應定期(季度、半年、1年)進行檢查核對，將不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補辦手續;不屬人事檔案范圍的材料，予以剔除或退回原單位處理;發現缺少的材料，應填寫補充材料登記表，以便有計劃地進行收集。組織、人事、勞動(勞資)等部門，根據工作需要和檔案材料的缺少情況，統一布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、自傳等，使人事檔案及時得到補充。

2 人事檔案的鑒別

鑒別是系統整理的基礎和前提，也是保證人事檔案材料完整、精煉、真實的重要手段。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。對能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。

2.1 鑒別的內容和方法

鑒別工作的任務之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，應仔細核對檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、本人成分、工作單位、加入黨團組織、參加工作時間、職務、工資級別等基本情況是否相同，主要經歷是否一致。鑒別時要核查曾用名及更改姓名的材料，否則，容易把同一個人的材料分散在幾處，給查找、利用造成困難。

對處理完畢和手續完備的材料，才能歸入人事檔案。人事檔案材料的內容必須真實、準確，不能有虛假和模棱兩可或相互矛盾[2]。鑒別中發現內容不實、詞義含混、觀點不明確、相互矛盾的材料，均應及時退回原形成單位重新撰寫、核實。鑒別中應仔細檢查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺頁、無時間、作者或簽章等要素，一經發現應及時收集、補充、補辦手續。人事檔案要保持精煉，揀出重份和內容重復的材料。不管什么材料，正、副本只各保存一份。鑒別工作中，還應同時檢查檔案材料有無破損、霉爛變質、字跡模糊、偽造或涂改等現象，有問題時及時處理。

2.2 鑒別工作的原則

鑒別工作的政策性很強，必須遵循“取之有據，舍之有理”的原則。取之有據，是指歸入人事檔案的材料要有依據，符合上級的有關規定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準備銷毀的材料，更須十分謹慎，不能武斷或草率。人事檔案是培養、選拔干部的依據，有時一份材料會影響一個人的使用。因此，應以高度負責的精神，慎之又慎地決定材料的取舍。鑒別檔案材料必須以有關政策規定為依據，以有關規定為依據，嚴肅認真地進行。鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。鑒別是決定檔案取舍和存毀的大事，必須有嚴格的制度保證其順利進行。凡從檔案中撤出的材料，必須遵循“舍之有據”的原則，符合有關規定;要有專人負責，嚴格把關，對比較重要材料的取舍，應請示有關領導;銷毀檔案材料，必須逐份登記，履行審批和監銷手續。

參考文獻

[1]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社，2002.

[2]鄧紹興.完善干部人事檔案工作管理體制的管見[J].檔案與建設，2008(1).