政府機(jī)關(guān)文檔一體與電子文件管理分析

摘 要：隨著現(xiàn)代社會信息一體化進(jìn)程的日益加快，計算機(jī)在辦公領(lǐng)域內(nèi)的運用越來越普遍，政府機(jī)關(guān)以及社會其它各行業(yè)都是積極地推進(jìn)機(jī)算機(jī)信息化以提高工作效率。政府部門運用計算機(jī)對資料進(jìn)行文檔一體化管理提高了政府的辦公效率，同時又會減少工作當(dāng)中的失誤。文檔一體化是政府機(jī)關(guān)辦公的趨勢，文中對文檔一體化與電子文件的管理進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：信息一體化 文檔一體化 電子文件 管理分析

中圖分類號： G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號1674-098X(2011)10(b)-0000-00

前言

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，計算機(jī)在辦公領(lǐng)域的使用越來越廣，政府機(jī)關(guān)單位也在倡導(dǎo)著信息化辦公政策。同時通過信息化管理政府資料可以作到減少紙張的使用，同時又有利于機(jī)關(guān)單位對資料的調(diào)用與復(fù)查，這樣不僅節(jié)約了資源又大大提高了工作效率。

面對當(dāng)前我國很多機(jī)關(guān)紛紛實行文檔一體化管理的現(xiàn)實，理論界和實際部門大多持贊同態(tài)度。因為實現(xiàn)文檔一體化管理具有多方面的意義，有利于樹立合理的管理理念、建立統(tǒng)一的管理體制、設(shè)置有效的管理機(jī)構(gòu)、制定規(guī)范的管理制度、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人員、采用先進(jìn)的技術(shù)手段等等。在探究文檔一體化管理的理論支撐時，我國越來越多的檔案學(xué)者都認(rèn)同了文件生命周期理論。鑒于檔案界對該理論的基本內(nèi)容已是耳熟能詳，筆者在此無意重復(fù)說明，而是選擇一種宏觀角度，著重闡述文件生命周期理論對當(dāng)前我國機(jī)關(guān)文檔管理實踐的啟示意義和指導(dǎo)價值。

1文檔一體化

1.1文檔一體化的發(fā)展

近些年來，“文檔一體化”和“電子文件”業(yè)已成為現(xiàn)在文秘與檔案管理工作人員中用到的頻率非常高的詞匯，人們對它們表現(xiàn)出了極高的熱情，企事業(yè)單位也對其給予了高度的關(guān)注。所謂的文檔一體化其實就是從文書處理和檔案管理的大局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成到歸檔的全過程管理。簡言之，是把現(xiàn)代文秘工作與檔案工作從組織制度到具體程序真正的結(jié)合在了一起。通過文檔一體化，可以加強(qiáng)相關(guān)部門對檔案資料的管理與控制，作到即查即用，同時對于資料的來源與具體內(nèi)容作到一目了然，避免了以往傳統(tǒng)的堆積如山的紙質(zhì)資料調(diào)用困難的情況。此外，信息化的推廣減少了檔案部門或者資料部門的工作程序，避免了沒有意義的重復(fù)勞動，使文檔管理工作合理化、科學(xué)化、高效化以及規(guī)范化。

1.2文檔一體所起的作用

眾所周知，文書工作是檔案資料工作的基礎(chǔ)，兩者之間有著不能割舍的關(guān)系，檔-案資料是由不同的文件資料所組成的，一份檔案往往包括多份不同的資料，而一些大型事件又常常會牽涉到多份檔案，那么資料的數(shù)量就會復(fù)加。如果需要調(diào)用其中一份檔案或者某份檔案中的一份文件資料，在過去所涉及到的工作是巨大的，同時工作效率也是相對比較遲緩的，如今通過信息一體化，將資料與檔案進(jìn)行信息化存檔，那么任何時候需要其中的任何一份文件上的內(nèi)容，都可以通過信息檢索在很快的時間里調(diào)用出來。政府機(jī)關(guān)對于信息一體化的需求是相當(dāng)大的。尤其是在近些年來，中國的事業(yè)蓬勃發(fā)展，各項事業(yè)所產(chǎn)生的檔案文件資料是非常大的，因此只有通過建設(shè)文檔一體化才能從根本上提高政府的辦公效率，提高人民對政府的滿意度。

文檔一體化的推廣使機(jī)關(guān)辦公實現(xiàn)了自動化，規(guī)范化，檔案管理進(jìn)入了全新的時代， 同時也使管理實現(xiàn)了一體化，利用一體化，規(guī)范一體化。除了文檔一體化的推進(jìn)，電子文件的推廣也是政府機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的又一重要內(nèi)容。

2電子文件

2.1什么是電子文件

電子文件是人們在各種活動中使用計算機(jī)作為工作進(jìn)行操作、傳輸、存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的計算機(jī)代碼。信息化建設(shè)中電子文件屬于一項非常重要又非常便利的重要工具。它具有自身的特點：1、電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它借用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備才能閱讀。2、電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備進(jìn)行存儲，同時能通過網(wǎng)絡(luò)快速方便地傳遞。3、電子文件可以實現(xiàn)即時共享，不受任何外在環(huán)境的影響。4、電子文件可以說是對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一種革命，它減少了紙張的使用，同時高效的生成和方便地調(diào)用這是其特點中的最重要的一點，也正是因為以上幾大特點，電子文件目前已經(jīng)各行各業(yè)廣泛流行，并且大有代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)文檔的趨勢。電子文件作為信息化不斷發(fā)展的又一科技產(chǎn)物，給人類的生活和工作帶來了前所未有的便利，推進(jìn)人類文明的不斷向前發(fā)展。而對它的利用人們也正在不斷更新思路，以期使作的價值最大化，使得我們的工作效率又得到進(jìn)一步地提高。

2.2電子文件所起的作用

任何一種文件當(dāng)其數(shù)量越來越多時，人們所面臨的問題就是如何管理的問題，電子文件會隨著信息化產(chǎn)生的不斷發(fā)展產(chǎn)生的數(shù)量會越來越多，如何在越來越龐大的文件系統(tǒng)中快速找到所需要的資料信息，就依賴于管理的結(jié)構(gòu)。現(xiàn)在越來越多的政府機(jī)關(guān)單位開始對產(chǎn)生的數(shù)不勝數(shù)的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一化管理，許多部門成立了信息部門，專門負(fù)責(zé)電子文檔的管理。這一專業(yè)部門就是對政府其它部門所生成的電子文件進(jìn)行歸檔管理，并專門建設(shè)了自己的文檔服務(wù)器，對文件根據(jù)要求進(jìn)行全民共享或是局部共享或者加密保護(hù)，作到重要信息合理的公開與保密。電子文件的管理工作的加強(qiáng)，與文檔一體化的意義同樣重要，電子文件不限地域，不限時間，任何人在獲得相關(guān)許可的前提下可以方便快捷地進(jìn)入服務(wù)器查閱自己所需的文件，并且還可以通過搜索工作查找自己所想要的文件中的某一特定內(nèi)容，這比在大量的紙質(zhì)文件中找到每一小段內(nèi)容所花的時間少了許多，帶來的直接結(jié)果就是提高了工作效率。不論是為政府還是為人民都節(jié)省了大量的時間。而在如今的社會大潮中，信息化產(chǎn)生就是因商機(jī)運用而生，時間就是機(jī)會，信息對于每個人來說都至關(guān)重要，而獲得信息渠道和效率對于高速運轉(zhuǎn)條件下的社會的每個人都是意義重大的。

3結(jié)語

政府機(jī)關(guān)的信息化進(jìn)程給我們帶來了深遠(yuǎn)的啟迪，信息化辦公是政府機(jī)關(guān)的辦公的發(fā)展方向，信息化越推廣隨之而產(chǎn)生的問題也會越來越多，而要作到使信息化為人類所用，對其的管理是重中之重，也是信息化全面發(fā)展的保障。值得慶幸的是人類在使用信息化時，對信息化的管理也日趨理性和完善，目前為止，信息化給我們的工作帶來的更多是方便與高效，當(dāng)然有個時候帶來的不便正說明我們對其的管理還有不足之處，我們需要緊隨著信息化的發(fā)展不斷改進(jìn)我們的管理措施，政府也好，其它集體也好，對信息化的管理不能忽視。

參考文獻(xiàn)

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