EPC模式下工程項目竣工檔案管理

摘要：隨著我國工程承包市場更深入的發展及投資方式多元化，工程項目也趨于復雜化、多元化。EPC工程項目多集中在石油化工、制造業、交通運輸和電力工業等領域。這些領域的工程項目具有以設計為主導、投資額巨大、技術復雜、管理難度大等特點。

關鍵詞：EPC模式；優越性；檔案管理

中圖分類號: TU20 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2011)09(b)-0000-00

1 EPC模式簡析

1.1EPC模式的概念

EPC是英文Engineering（設計）、Procurement（采購）、Construction（施工）的縮寫。該模式是指一個總承包商或者承包商聯營體與業主簽訂承攬合同，并按合同約定對整個工程項目的設計、采購、施工、試運行（試車）等工作進行承包，實現各階段工作合理交叉與緊密融合，并對工程的安全、質量、進度、造價全面負責，工程驗收合格后向業主移交，業主或業主代表管理工程實施。

1.2EPC模式的合同結構

EPC模式下，業主一般采用固定總價合同進行功能招標。功能招標是指業主只提出對項目的功能要求、質量標準和設計原則，有可能還完成了工程的概念設計，在沒有完成工程設計的情況下進行招標。總承包商依據業主提供的功能描述書及有關說明和要求制定投標策略，進行投標報價，中標后負責項目的設計、采購、施工、試運行等工作。

1.3EPC模式的優越性

（1）項目整體經濟性較高；設計、采購、施工的實施由承包商統一策劃、統一組織、統一指揮和全過程控制，有利于承包商對設計、采購、施工進行整體優化，便于進度控制和投資控制，促進項目的集成管理，從而提高項目的經濟效益。（2）EPC總承包商在項目實施過程中處于核心地位；在項目實施工程中，總承包商對設計、施工和采購全權負責，指揮和協調各分包商，處于核心地位。同時，該模式要求其具有很高的總承包能力和風險管理水平。（3）有利于業主對項目目標的控制；業主通過功能招標與總承包商建立合同關系，將大 部分風險轉移給了工程總承包商，業主責任和風險較小，同時極大地減少了業主面對的承包商數量，協調工作量較少，有利于節省交易費用。

2EPC模式下工程項目竣工檔案管理特點

2.1EPC與參建各方的關系

（1）EPC總承包商與項目經理部的關系

項目經理部按照股份公司要求，與之簽訂EPC總承包商合同。EPC 總承包商與項目經理部是合同關系。EPC總承包商按合同履行職責，接受項目經理部及其委托的工程監理的監督管理。項目經理部負責制定并下發三級控制計劃，EPC總承包商負責按照三級控制計劃要求編制四級執行計劃、月滾動計劃，并按照批準的四級執行計劃、月滾定計劃組織落實，確保三級控制計劃的實現。（2）EPC總承包商與施工監理的關系；監理總部按照委托監理合同授權范圍對EPC總承包商的工作進行監督管理。（3）EPC總承包商與施工承包商的關系；EPC總承包商與施工承包商是合同關系，施工承包商接受EPC總承包商的統一管理，在EPC總承包商組織協調下，共同完成西氣東輸二線管道工程的建設工作。

2.2EPC工程項目竣工檔案管理職責

（1）EPC單位的竣工檔案管理部門應是所管轄的全部參建單位竣工檔案管理的歸口部門、實行統一管理。（2）負責制定竣工檔案編制管理辦法、工作程序。（3）負責對所有參建單位的竣工檔案工作進行協調、培訓、業務指導、監督檢查、實施全過程跟蹤與控制，保證竣工檔案的收集、整理、保管等管理工作與工程建設同步。（4）負責組織所有參建單位按照業主的要求對竣工資料進行編制，嚴格實施統一標準、統一規范。（5）負責組織對參建單位提交的竣工檔案的真實性、準確性、完整性、規范性進行審核、驗收，保證竣工檔案的質量。（6）負責向業主提出工程竣工檔案驗收申請，驗收合格后向業主提交竣工檔案。

2.3EPC工程項目竣工檔案歸檔范圍

（一）工程管理文件

（1）征地文件（2）計劃、投資、統計管理文件（3）招投標、合同文件（4）與建設、設計、監理、施工、物資中轉、物資（設備）采購、運行等單位的重要往 來文件，會議紀要等（5）規程、規范、標準、方案、規定等（6）工程結算文件

（二）物資（設備）采購文件

（三）生產準備、試投產運行文件（包括與生產運行單位交接文件）

（四）工程竣工驗收文件

2.4EPC模式下工程項目竣工檔案驗收交接程序

承包商提交竣工檔案 → EPC審核驗收；EPC提交竣工檔案 → 監理審核驗收；監理提交竣工檔案 → 業主項目部審核驗收；業主項目部提交竣工檔案 → 業主檔案部門審核驗收

3EPC模式下工程項目竣工檔案管理

3.1制定竣工檔案編制管理規范及標準

明確各方工作界面及工作責任

明確歸檔范圍及編制范圍、內容

明確編制標準

明確編制要求

3.2建立竣工檔案管理工作程序

文控程序

竣工檔案管理人員不可更換或持證上崗制度

開工前檔案培訓制度

工程進行中不定期竣工檔案檢查制度

竣工檔案編制管理周報制度

竣工檔案提交程序

合同進度尾款控制程序

3.3建立竣工檔案管理人員責任網絡體系

組織落定：建立檔案管理機構

人員落定：明確主管領導（EPC、參建隊伍）、明確檔案管理人員（EPC、參建隊伍）

責任落定：（EPC、參建隊伍）

3.4堅持竣工檔案管理與工程建設同步

管理交底

開工前，即組織承包商進行竣工檔案管理交底，盡早讓承包商了解竣工檔案管理目標、標準及要求，必須統一表單，模板。雙方共同努力，做好竣工管理工作。

源頭控制，從合同抓起

加強培訓，業務指導

開工前培訓，宣貫重要性。工程過程中培訓、指導，提高重視程度加強認識、提高業務能力。

強化現場過程控制、監督、檢查

及早發現問題，解決問題，調整規范，指導實踐，保證同步。

3.5嚴格審核驗收

認真履行竣工檔案審核驗收程序，對照標準，逐項驗收，保證竣工檔案的及時性、準確性、完整性。

4重點關注的竣工檔案

4.1合同檔案

內容完整齊備 （包括授權書、合同正本、合同附件、簽字、日期、合同章）

即時歸檔：合同簽署蓋章即可歸檔

4.2招投標檔案

內容完整齊備： 招標申請書、資格預審文件、標底、招標文件、招標過程文件、中標單位投標文件、中標通知書。

即時歸檔：中標通知書發出即整理歸檔，未中標文件不作為檔案，但必須留作備查。

4.3設備檔案

（1）設備類型繁多，歸檔范圍復雜，立卷體系不統一。（2）設備檔案流轉范圍廣（3）堅持誰采購，誰立卷原則（4）質量證明文件（5）設備安裝、調試、維護手冊

4.4聲像檔案

重要場合、重要事件、重要情景、施工前地貌、施工后地貌恢復、質量事故、重大設備開箱驗收等過程要保留聲像資料。

4.5電子檔案

電子檔案文件必須與紙質文件一一對應，卷、冊、分冊排列完全一致。紙質文件沒有電子版的全部掃描成PDF格式的文件，電子文件以光盤形式提交。