論信息共享空間向科研型企業的延伸

摘要：將信息共享空間的研究視角從圖書館延伸到科研型企業中。在歸納總結前人觀點的基礎上提出了自己對“信息共享空間”的理解。從信息資源整合與構建公共信息財務、科研項目運作、提升科研型企業學習能力等視角闡述了信息共享空間向科研型企業延伸的必要性。分析了科研型企業構建信息共享空間已具備的人員、信息資源與信息技術、組織架構與規則等方面的條件，闡釋了信息共享空間的構成，包括基本構成元素與功能區域劃分。從技術的復雜程度和資源整合力度論述了四種科研型企業信息共享空間的建設形態。

關鍵詞：信息共享空間；科研型企業；構建方案

中圖分類號：F27 文獻標志碼： A 文章編號：1673-291X（2011）07-0042-03

一、信息共享空間的內涵

目前，學界對信息共享空間尚無統一的定義，國內外的權威學者主要從以下幾個角度來理解信息共享空間：

基于信息資源整合視角：以美國北卡羅萊納州大學信息共享空間主管Donald Beatle先生為代表。他認為，“信息共享空間在兩種平行的層次上使用：第一種層次僅僅指一種在線環境，在此環境下用戶通過電腦圖形界面盡可能獲取多種數字服務，或者通過任一聯網的工作站上的搜索引擎搜索到多種多樣的館藏或數字資源。它不僅僅能訪問圖書館電子目錄，還能管理索引、數據庫、CD-ROMs、網絡等資源，此外，還有電子化的圖書、期刊、報紙等。第二種層次指一種新型物理設施，能夠在第一種層次中所描述的綠色的數字環境下管理工作空間和提供服務。此時，該空間可以是圖書館的一個部門、一個樓層或者一個獨立的物理設施，并加入了圖書管理和服務的因素。”[1]

基于共享思想和人文關懷的角度理解：以美國圖書館協會（ALA）前主席Nancy Kranich為代表。Nancy認為，“IC保證信息的開放存取，IC有其自身的組織結構、物理設備以及通信設施，有資源以及社會實踐經驗，提供共享的信息。IC鼓勵人們學習、思考并參與民主對話。簡單地說，Kranich認為民主需要IC。”[2]

還有學習導向論：Jim Duncan在其文章中強調了信息共享空間的學習功能。他認為，“信息共享空間是一站式服務中心，一種教學和科研的環境，經設計將成為大學圖書館的核心。IC四周由最全面的大學校園紙質和數字信息圍繞，并將學生、老師、技術人員、圖書館員、寫作教師、教學設計人員及其他相關人員緊密聯系起來。在信息共享空間通過合作式的基礎設施支持，可以發揮學術優勢。”[3]“基于IC，更多的學習將發生在課堂之外，IC更加強調協作和團隊項目”[4]，于是，學習共享空間這個概念也應運而生。

國內學者基于以上三個視角或者深入展開從服務理念或IC構成關系來談IC的含義，或者綜合多個視角提出自己的理解。筆者認為，信息共享空間是一種信息的信息管理和服務模式，因而綜合信息服務提供者和信息用戶這兩個角度來論述信息共享空間較為全面。

二、延伸擴展的必要性

（一）服務內容的深度與廣度矛盾

科研型企業是指研發高科技型技術以轉化為現實生產力、創造科技密集型產品以供大批量生產和消費的經濟實體。其主體員工為科研人員。有相當部分科研型企業是由科研機構或者一些研發部門轉化而來。由科研型企業的自身特點和未來發展趨勢，我們可以知曉它構建信息共享空間的必要性。

（二）整合信息資源，構建公共信息財務的要求

科研型企業在生產過程中所需信息種類豐富，既有科技學術信息和其他知識性信息要求，又需經營、管理、市場、政策、經濟等方面的信息；既需要某一專業領域的專、精、深的信息，又需要綜合性的信息；既需要手寫、口述的信息，又需要以實物、紙質、膠片、光盤、網絡等為載體的信息。企業員工要想完成一個項目，往往需要利用多種渠道、多個信息檢索工具來獲取以研究型信息為主的多種信息。但時間、地域、成本、知識產權保護等的限制往往給企業用戶造成困擾。信息共享空間的建立可以將各種形式的信息資源整合起來，為用戶提供一站式的信息服務，讓用戶在合法條件下盡可能快地獲取所需信息，縮短因用戶信息能力差異而造成的信息獲取差距，減少用戶信息獲取障礙。

產品生產完成后，在生產過程中所搜集和增加的信息一部分作為檔案資料保存起來，一部分轉化為員工的隱性知識，一部分則存儲在產品中。其中，檔案資料只能由檔案管理人員和其他特定人員接觸；員工的隱性知識則由員工各人持有。因此，科研型企業是無法自由占用這兩種資源的，即：這兩種資源不公開化。而IC則整合了檔案信息資源，讓員工不用專門跑到存放檔案的地方就能輕松獲取。IC給團隊合作提供了場所，讓員工的隱性知識顯性化，以讓更多人分享，并形成文字材料進行傳播。此外，一些現成公開的程序源代碼、法規政策、管理與市場分析等材料也可以拿來共用以提高工作效率、減少浪費，形成可取可用的公共財物。

（三）科研項目運作的需要

一方面，從員工個人角度而言，其工作以參與科研項目為主，因而具有特殊性：工作內容具有創造性和開拓性；工作結果個性化；工作時間具有靈活性；工作方式以團隊合作為主。IC面向員工全天24小時開放，既給個人提供了單獨的工作空間和時間自由度，又給團隊討論、交流合作提供了特定的場所，適應了員工工作既“合”又“分”的特點。另一方面，隨著競爭的加劇，科研型企業需要增強其組織管理的靈活性，因而以科研項目為紐帶的扁平化管理應運而生。IC為扁平化管理提供了平等的信息條件，讓每個員工很快適應其在項目中的角色，設置了交流的空間使得領導與員工親近并成為員工創造性活動的導師而非行政命令者。

（四）提升科研型企業學習能力的大勢所趨

科研活動具有創造性與不確定性，其周期一般較長。科研型企業要想在激烈的競爭中適應環境變化，加快科技創新，就必然應該增強組織的學習能力。如果將組織也看做一個個體的情況下，即使其內各員工的學習能力強、智商高，那么組織智商也不一定很高。組織的學習能力是指組織針對內外界環境的變化，適應性地調整或改變組織規則和標準操作規程并獲取經驗的能力。它是組織在謀求發展、科研創新中形成的能力，也是組織生存最重要的能力。組織學習能力主要由“個人學習能力、知識吸收能力、知識傳播能力和合作學習能力”[5]構成。

在個人學習能力上，IC一方面設置優越的條件為員工的思維、觀察提供豐富的材料，為想象力的發揮提供獨立的工作空間，另一方面通過專家、學者和管理人員的耐心知道提升員工的信息素養，從而在員工與內外部世界搭建起了橋梁。

三、科研型企業IC構建的方案

（一）科研型企業構建IC已具備的條件

目前學者大多從圖書館的視角來論述了IC的構建，較為充分。因此，用科研型企業與圖書館作比較，可以明白科研型企業已具備的優勢與存在的不足：

人員方面：（1）從信息服務者角度，科研型企業雖然已有從事信息管理工作的人員，但缺乏圖書館管理的技能和思路，需要在構建時加強培訓。企業和圖書館都有相應的技術維護人員，只是各自側重點不同。信息共享空間的構建需要新的技術支持，因此要求技術人員盡快掌握新技能。科研型企業只需來自于個別領域的專家學者來提供服務，而圖書館則需要各學科領域的人才，因而科研型企業占些優勢。（2）從信息用戶角度，科研型企業用戶多為科研人員，而圖書館用戶則既有大學生、專家學者，又有一部分社會人員，在用戶的知識結構、信息素養上科研企業占優。更為重要的是，由于大學生和社會人員自主創造意識不強，因而IC的“研究型學習、創作空間”等理念容易被架空，那么科研型企業員工用戶顯然在觀念上更與IC的理念貼近——這為IC的構建打下了良好的伏筆。

信息資源與信息技術方面：科研型企業持有信息資源，但不像圖書館那樣自由開放使用，并且資源存儲較為分散，整合力度不如圖書館。然而，科研型企業信息資源的主要內容具有較強的針對性和實用性，相較于圖書館信息資源的“面面俱到”而言，其搜集、加工、處理和提供使用的工作量都小得多。因而，用科研型企業的信息資源構建IC，可操作型更強。信息技術層面，科研型企業缺乏有利的信息檢索軟件，原有的信息資源管理軟件因為服務目的的不明確而需要完善。

組織架構與規則方面：圖書館在實時IC過程中遇到一些障礙。一方面，由于部分圖書館是某些機構的附屬部門，例如，高校圖書館；另一方面，以圖書館為界，其用戶為圖書館外部人員。這就造成了困擾：（1）與外部宏觀組織理念沖突。例如，國外大學學生以課外學習為主，圖書館在他們學習過程中起主導作用。而中國高校學生則以課堂學習為主，那么圖書館就成為學生學習的輔助場所。這對IC的實施不能不說是一個很大障礙。（2）圖書館難以摸清用戶信息習慣與用戶信息需求，使得一站式服務目標不明確，易造成廣而不深的情況。（3）用戶與圖書館的組織上的距離，造成用戶在使用圖書館的IC服務時造成困擾或因為不了解和工作、學習習慣的差異而對IC服務的利用不充分。科研型企業將組織與個人需求貫徹在IC的構建過程中，同時使得組織成員在工作過程中不斷使用IC服務的同時也為他人提供服務，從而將IC轉變成組織不可或缺的一部分。因而，科研型企業靈活多變的組織結構和規則給IC構建提供了方便。

（二）科研型企業信息共享空間的構成元素

1.基本構成元素

基本構成元素是指：信息共享空間所必須具備的硬件、軟件環境和支撐體系等前提條件。

硬件條件包括建筑物布局、工具設備和服務設施。建筑物布局既指IC的樓層分布和所在樓層的規劃，也指具有某一特定功能的區域的布置（如討論室的格局）。其中，網線、電線的鋪設也屬于建筑布局的范疇。工具設備包括：多媒體PC機、筆記本電腦、移動設備、打印機、復印機、掃描儀、照相機、攝像機、投影儀、公共查詢和預約機等。服務設施包括咨詢服務臺、差點飲料專柜、其他休閑設施等。

軟件環境包括電腦軟件和信息資源：電腦軟件分為操作系統和應用軟件。對IC，應用軟件需要有：辦公軟件、瀏覽器、多媒體軟件（圖像、聲音和視頻處理軟件等）、數據庫管理軟件（針對用戶信息和其他電子信息資源進行操作）等。應用軟件的設置主要視科研型企業的工作需要而定。信息資源由紙質信息資源（期刊、報紙、圖書、工具書）和電子信息資源（BBS、E-mail、電子期刊、電子報紙、電子書籍、虛擬社區、網絡課堂等）組成。紙質信息資源主要由書架展示，而電子信息資源以網頁、光盤、數據庫等形式存儲。

支持體系包括IC的資金運作、人員設置與排班、服務操作規程、服務質量評價體系等。這需要科研型企業依據實際情況的不同而細化。

2.功能區域劃分

僅僅用基本構成元素來討論IC的構成，會比較散亂而不清晰。結合功能模塊來考慮則會明確很多。

學習與信息檢索區域：供用戶通過一個簡單的檢索界面查詢企業內外的科技、經濟、法律咨詢和收藏的各種形式的專業資料——印刷文獻、實物、圖片及影像等資料。在這里，員工通過閱讀文獻進行觀察、思考，獲取他人的間接性經驗并且加深理論修養。檢索引擎是綜合館藏目錄、網頁搜索引擎、數據庫中間件等功能的多元引擎。打印機、復印機可以使用戶在合法的情況下以低成本獲得自己想要的可攜帶走的資料。

工作創作區：通過辦公軟件，用戶可以將搜集到的資料組織起來進行理論研究創作形成文獻，并時不時地通過檢索界面查找補充資料；通過多媒體軟件和相應設備，用戶可以將自己所編寫的材料手寫稿利用掃描設備形成圖片，或將所做過的實驗用攝像機記錄實驗的全過程以供存檔或自己分析，從而將隱性知識顯性化；通過利用代碼編寫軟件，用戶可以設計需要的程序以供特定人群使用和存檔。工作創作區使得IC的服務真正融合到員工的日常生活中去。同時也啟發我們：日常的工作區域葉可以成為IC延伸的觸角。

咨詢區：設有全能型的工作人員，他們為員工開設賬戶，并給賬戶設置相應權限；指導員工使用IC服務，并給予技術答疑和技術支持；提供科技查新服務；委托解答某一專業領域內的問題。用戶對IC的使用由陌生到熟悉再到專業的過程中，咨詢區起到了關鍵作用并在一定程度上影響了IC服務的利用效率和效果。

交流討論區：該區域具有幻燈片投影設備，供員工向他人展示自己的想法，起到拋磚引玉的作用；具有多媒體設備，可以與外界進行電視會議，也可以用來記錄會議過程。交流討論區強調團隊合作、團隊學習，促使個人的隱性知識轉化為團隊的知識，鼓勵團隊為單位的創作。這給科研項目的運作帶來極大方便。

休息休閑區：讓員工在學習、工作緊張之余，放松身心，整理思緒。通常由舒適的沙發和其他富有情調的陳設構成，提供茶水點心等，或者員工自主或者有專人服務。

3.科研型企業信息共享空間的建設形態

信息共享空間的建設形態是指其建設的途徑、方式以及存在的形式。根據技術的復雜懲處和資源整合力度，IC形態從初級到高級，依次有以下四種：

第一種是科研型企業信息部門與高校圖書館已有的IC合作，將高校圖書館的某些區域用作科研型企業的IC區域。

第二種是科研型企業在原有的圖書資料室、閱覽室的基礎上利用IC理念和技術，增加、刪減某些服務項目，重新編排人員，重新布局后形成IC。

第三種是將IC的觸角延伸至企業的日常工作間的每一個角落：員工工作辦公室可以便成為IC中的“學習與信息檢索區”，使員工足不出戶，進行信息檢索、信息搜集、寫作、交流等活動。實驗室可以便成為IC的“工作創作區”——既可以及時將獲取的數據、材料、圖像等信息及時輸入IC，也可以供實驗室人員及時查詢、調用所需的資料。會議室可以變成為IC的交流討論區，讓員工有親切干的同時能夠更充分發揮會議室的作用。這種形態將IC與科研型企業其他部門緊密結合，既有一定的地理上的分布性，又具有管理與服務上的集成性。

第四種是以虛擬社區為主，將IC的各個功能區域利用互聯網這個虛擬環境來實現。通過登陸不同的系統模塊，用戶可以動態地成為某一功能區域的使用者，即實現了之前唐納德·比格（Donald Beagle）先生提到的信息共享空間的“第二個層次”。它需要強大的技術支撐及強有力的安全保障。

以上四種構建形態中，前三種是以實體空間為紐帶的方式，最后一種則是以虛擬空間為紐帶的方式；前兩種為初級形態，后兩種則為高級形態。

經過本文的討論可知，在科研型企業內部建設信息共享空間是可行的，并且在某些方面比圖書館更具有優勢。雖然信息共享空間的理念來源于圖書館，但是信息共享空間的發展和運用可以走出圖書館，與社會聯系更緊密。信息共享空間的生命力將是無窮的。

參考文獻：

[1]Donald Beagle.Conceptualizing an Information Commons[J].The Journal of Academic Librarianship，1999，(2)：82.

[2]孫瑾.國內外Information Commons的理論研究綜述[J].圖書館雜志，2006，(10)：12.

[3]Jim Duncan，Larry Woods.Creating the Information Commons： Connection，Community，Collaboration[EB/OL].http：//www.pace.edu/library/pages/ootul/infocommons/pacelib-creating_the_information_commons.pdf，2009-08-10.

[4]Malcolm B.Brown，Joan K.Lippincott.Learning Spaces： More Than Meets the Eye[J].EDUCAUSE Quarterly，2003，(1)：14.

[5]牛繼舜.論組織學習能力的構成要素[J].現代管理科學，2005，(8)：40-41.

[責任編輯 吳高君]