淺議檔案管理制度

摘要：人事檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)，它記錄了個人身份、學(xué)歷、資歷等方面數(shù)據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用。其具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動態(tài)性、保密性的特征。檔管理工作的好壞直接關(guān)系到每個人的切實(shí)利益，因此領(lǐng)導(dǎo)層要重視起來，制定完備的規(guī)章制度來保證檔案工作的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：檔案 人事檔案 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０179－02

一、檔案和人事檔案的含義

檔案是由文件有條件地逐步轉(zhuǎn)化而來的。文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的總結(jié)和組合，它是直接形成的歷史紀(jì)錄。

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

二、人事檔案的特征

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在市場經(jīng)濟(jì)管理中，管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

人事檔案具有以下特性：

1.現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是是現(xiàn)實(shí)生活中個人發(fā)展必不可少的佐證，人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。

2.真實(shí)性。這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實(shí)。這樣才能為用人部門提供詳實(shí)的材料，使用人單位能夠正確的認(rèn)識每個人的價值，正確合理地安排工作崗位，以便最大限度地發(fā)揮每個人的優(yōu)勢。

3.動態(tài)性。人事檔案的內(nèi)容是要隨著個人職務(wù)的變動和經(jīng)歷的發(fā)展不斷補(bǔ)充內(nèi)容的，所以，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補(bǔ)充新材料。

4.保密性。人事檔案記錄的是個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。

三、人事檔案管理存在的問題

1.意識淡泊，重視程度不夠

在日常工作中，很多人認(rèn)為檔案管理只是把個人資料收集上來后封存起來以備日后查找，只要不丟失、不泄密就可以了。因此，往往只是將材料放人檔案盒，并沒有及時整理歸檔，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。

2.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

很多單位認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，相當(dāng)于“倉儲”工作，不是單位發(fā)展方向的主流，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此并沒有給予檔案存放一個好的環(huán)境，經(jīng)常是把檔案放在閑置的房屋或庫房內(nèi)，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

3.管理人員缺乏專業(yè)性、科學(xué)性

檔案管理的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，首先具備專業(yè)知識，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，要掌握檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。

四、人事檔案制度及內(nèi)容

（一）人事檔案保管制度

第一，保守檔案機(jī)密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。

第二，維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（二）人事檔案保管制度的基本內(nèi)容

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。

1.材料歸檔制度

新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

2.檢查核對制度

檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

3.轉(zhuǎn)遞制度

轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

4.保衛(wèi)保密制度

具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

5.統(tǒng)計制度

人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

（三）人事檔案利用制度

1.目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

2.人事檔案利用的方式

（1）設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。

（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續(xù)

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。

（1）查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。

（2）外借手續(xù)。借檔單位（部門）寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。借檔單位（部門）蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。

（3）出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

五、加強(qiáng)檔案管理的對策與建議

1.增強(qiáng)管理意識，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，事關(guān)每個人的切身利益，所以領(lǐng)導(dǎo)層要從思想上重視起來。在從業(yè)人員的選派上要盡量選派專業(yè)人員從事此項(xiàng)工作，要盡量為從業(yè)人員創(chuàng)造機(jī)會進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新的技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

2.健全檔案管理制度

首先，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立符合本單位的檔案管理制度。規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡便易行并適合單位檔案管理的需要。其次，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，賞罰分明。

3.掌握科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化技術(shù)也飛速提升和普及，信息化技術(shù)的采用可以大大地提高檔案工作的效率和水平，因此，要盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理人員要充分利用計算機(jī)技術(shù)，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，及時的輸入新的信息，補(bǔ)充檔案的內(nèi)容。

檔案管理人員更要在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，積極學(xué)習(xí)計算機(jī)知識，在實(shí)際工作中運(yùn)用起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，科學(xué)化。

收稿日期：2011-08-15

作者簡介：李小霞（1969-），女，黑龍江哈爾濱人，助理館員，從事檔案管理研究。

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[責(zé)任編輯杜 娟]