檔案信息資源的開發與利用

摘要：檔案信息資源的開發與利用是指檔案部門將收集到的檔案資料根據用戶的不同需求，按照不同的目的和要求進行的不同方式、不同深度的整序和加工，并以各種信息產品的方式提供給用戶使用。通過開發，將無序信息變為有序信息，將淺層信息變為深層信息，最大限度地發揮檔案信息的資源優勢。

關鍵詞：檔案；信息資源；開發；利用

中圖分類號：G275 文獻標志碼：Ａ 文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）20－０230－01

一、檔案信息資源開發與利用的方式

目前，我國檔案信息資源開發利用的形式很多，歸納起來，主要有以下幾種。

1.編撰、出版專題材料，即通常所說的檔案編研工作。是指由檔案工作人員通過對繁雜的原始檔案信息精心提煉，形成編研成果。編研成果包括公開出版物、內部參考等。編研成果的出版既為檔案使用者節約了時間，提高了效率，又可將沉睡在庫房中的檔案變為有價值的信息，而且對于檔案的長期保管具有重要意義。

2.在檔案館室為利用者提供檔案資料。這是一種傳統的利用服務方式，也是檔案部門一項重要的日常工作。

3.建立網站，通過網絡提供檔案信息。這是當前檔案信息資源開發利用的新形式。隨著網絡化的普及，這種服務方式將是檔案信息開發與利用的主要形式。

4.建立現行文件查詢利用中心。這種服務方式是近幾年檔案部門推進政府信息公開的重要舉措。各級國家綜合檔案館開展的現行文件提供利用服務得到了各級黨委和政府的重視和支持，受到了社會各界的歡迎與好評。

5.舉辦檔案展覽，是以檔案原件或復制件為材料，按照一定的主題進行信息傳遞的方式。

二、檔案信息開發利用工作中的不足

第一，編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象。信息的衰減是任何編研工作都具有的普遍問題，這一方面是由于編研成果自身信息量就小于檔案原件，另一方面則是受限于編研工作者的水平和素質。第二，館室為利用者提供檔案資料的方式服務效率低，查找不方便，更不利于檔案的長期保存，對檔案原件的損害大。第三，網站式服務實際上是另一種編研成果的利用方式。因為網站建立的早期工作及網站開通后的維護，實質上都是檔案的編研工作。第四，文件查詢利用中心從時效性方面來講，這種由檔案館來開展現行文件的利用工作必然帶來一定的滯后性，因為檔案館從收集到提供利用需要一定的時間。

三、做好檔案開發利用工作的幾點建議

為充分發揮檔案信息資源的重要作用，筆者認為應做好以下幾個方面：

1.全面提高檔案人員的綜合素質。檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，擔負組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質。作為信息時代的檔案工作人員，一要有強烈的事業心、責任感和使命感，要有開拓進取的創新精神；二要熟練掌握現代信息技術和為公眾提供方便快捷服務的技能；三要有良好的文化素養，要善于學習和吸收各種文化知識，使自己成為一名“雜家”。

2.加強檔案資源建設。俗話說“巧婦難為無米之炊”，搞信息化建設離不開先進的軟硬件的支持。檔案信息資源建設需要長期的資金投入。目前，檔案資源建設整體投資不高，有的部門缺乏資金來源，有的部門對檔案重視不夠。同時，在網絡化管理上，沒有統一的規范化、標準化格式，造成各自為政的局面。因此，我們要堅持兩手抓，一手抓檔案資源的軟件建設，一手抓硬件建設，兩手都不能軟，整合各種檔案信息資源，提供規范化、標準化服務。

3.拓寬檔案信息資源的開發渠道。檔案事業若要有所發展，必須面向社會、面向群眾，變被動服務為主動服務。當前，我們開發的檔案信息產品品種少，形式不靈活，缺乏力度，也是群眾對檔案及檔案工作缺乏了解的原因之一。因此要加大檔案信息資源的開發力度，將無序信息加工成形式多樣的信息產品提供給廣大用戶。

4.要加大檔案工作的服務創新力度。檔案部門要根據不同時期的工作重點，加強與其他行業的聯系，走出“孤獨”，了解各行各業對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。