高校辦公耗材管理存在問題及對策

摘要：隨著科學技術的不斷發展和提高，耗材的品種也不斷增加。面對這種多樣化的擴大，耗材管理上也面臨很大挑戰。高校辦公耗材在采購、使用和管理上也還存在著管理混亂、資源浪費等現象。為了建設節約型高校，必須探析這些現象存在的根源，提出健全的合理化的耗材管理措施和制度，使其更好地發揮最大的經濟效益，提供更全面的服務。

關鍵詞：高校；辦公耗材；使用管理

中圖分類號：G647.4 文獻標志碼：Ａ 文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）20－０226－02

隨著計算機科學技術的不斷發展，各種產品的開發和各種新技術的發展對設備的使用、研究、開發起著非常重要的作用。高校辦公耗材的使用范圍也逐漸擴大，而采購、使用和管理這些耗材已經成為高校必不可少的重要組成部分。筆者結合高校實際，對高校辦公耗材使用和管理存在的普遍現象進行剖析，分析存在的一些問題，并就如何優化使用和管理，以及通過優化途徑給高校管理等方面帶來哪些益處提出個人的觀點。

一、高校辦公耗材管理存在的普遍現象

高校辦公耗材由管理部門采購，而管理部門根據使用部門實際情況進行采購。管理部門采購的方式也有所不同，如有由相關負責人去市場購買或指定相關單位供應商進行購買等。一般是缺什么買什么，沒有一定的統籌規劃，如果出現應急狀態，要不親自跑到市場購買，或者由指定單位進行送貨上門。對程序及時間沒有統一性，對供貨商也沒有一定的監控體系和約束力，往往會送貨不及時，影響工作進程。而這樣不定時的入庫、報銷會給設備處和財務處相關負責人背負一定的工作量。購買好的設備雖有專人保管，但沒有一定的管理制度，對耗材的流向和使用情況沒有作書面登記，沒有完善的監控體系。

二、 加強辦公耗材管理的緊迫性和重要性

辦公耗材的種類繁多，品種也很復雜。給管理上帶來一定的難度。但耗材的應用和管理是辦公管理中的重要環節。加強對辦公耗材的管理也直接影響高校的經濟利益。同時，辦公耗材的管理和使用過程中要無完善的機制，則很可能因管理不善和使用不當而造成浪費。因此，加強辦公耗材的管理克不容緩。

三、 加強辦公耗材使用和管理的對策

（一）計劃申報與采購

本著“節約開支，合理使用”的原則。應制定一個耗材使用計劃，各部門根據本部門辦公用品使用情況，每月26日前提報下月辦公用品領用計劃，派專員查對辦公用品領用計劃與辦公用品臺賬和庫存，提報辦公用品采購計劃，經負責人審簽后進行統一采購。特殊辦公用品可以經行政部同意授權各部門自行采購。

（二）物品的申領

辦公耗材統一領用要建立一套完整的流程和制度。由相關部門（如供應科）專人負責此項工作，制定出一套完整的流程和制度：根據高校實際情況制定一份領用單，為一式三份，負責部門、使用部門、財務處各執一份，領取辦公耗材時必須憑領用單上的領用人和使用部門相關負責人簽字方可領取耗材。

（三）加強控制使用環節管理

為了更精確地對耗材進行統計、管理，供應科應建立耗材計算機管理系統。耗材的信息化管理高效、簡便，易于統計， 不但提高了管理質量，還節約了人力和管理成本。耗材計算機管理系統有靜態管理和動態管理兩部分。靜態管理是對耗材的證件、供貨公司人員情況、各種報表進行分析、統計；動態管理是依據耗材的增長率等數據加以數學分析，對各使用科室耗材的用量進行全方位動態監控。這不僅從根本上減少工作量，還提高了數據的真實性，做到了財物完全相符的保證條件。

（四）倉儲的控制和管理

隨著耗材使用的大幅增加，涉及的費用也會同步增長，同時也加大了倉儲管理的難度。而倉庫存在的主要問題是過剩庫存、積壓庫存和缺貨的情況。這三種庫存無形中增加了庫存持有成本和缺貨成本。因此，管理部門應平衡采購和消耗量之間的關系，實時反映物品的消耗信息，控制存儲量，加速庫存周轉，從而降低存儲成本。缺貨也會給管理帶來不良的后果，因此庫管需要將缺貨的情況報告給主管人員，并催促采購人員進貨。還應對庫房物資進行周期盤點，確定最高存貨量，將后者與現有庫存量進行對比，計算提前供貨期，最大限度降低缺貨成本。另外，應用條碼技術進行庫存管理、實現倉庫作業自動化是需要迫切解決的一個現實問題。

利用條碼技術不僅能提高作業精確度，同時，還能節約人力資本，改變倉管人員龐雜的局面。

（五）固定資產的核定配置標準，實行資產有償使用

高校應根據各部門對教學、科研、行政資源實行總量控制，對超標準占用資產采取有償使用辦法，推動高校存量資產跨部門流動，建立資產增減進出機制，提高資產的使用效益。

（六）進行審核

對全校的設備和辦公耗材每月要進行一次賬物核實，根據管理軟件顯示的庫存出入進行實物的核對，如設備名稱、數量、使用地點、費用的金額進行統計，如果軟件上庫存和實物不一致要根據領用單登記的情況進行一一校對。經核實后把所有數據上交財務處，由財務處對各部門的金費使用情況進行統計和管理。

四、提倡節約：從我做起，從現在做起，從小事做起，創建節約型高校機關

（一）轉變觀念

建設節約型校園，就是要將節約的理念貫穿于教師教學科研、校園行政與后勤服務等各個領域，最大限度地節約資源，提高資源利用效率，以獲得盡可能大的效益。要認識到節儉的重要性。選擇節儉，不僅選擇了一種科學方式，追求一種高尚的精神品質，更是確立了一條走向健康的發展道路。

（二）制定和資源節約措施

將確立資源節約責任制，“誰使用、誰管理、誰負責”的原則，把資源節約工作到每個部門、每個崗位，人人有責，人人負責。各級干部要以身作則，率先垂范，做勤儉節約的宣傳者、組織者、示范者，提倡節約，反對浪費。

（三）明確和規范資源節約

從我做起，從現在做起，節約每一件辦公用品：各應本著節約的原則領取、使用辦公用品。平時注重保養愛惜，如有損壞，要及時修理。通過設備維修管理，保證設備完好，最大限度地延長設備使用壽命。

（四）管理措施

其一是計劃管理。材料、儀器設備購置都要實現計劃管理。按計劃進行維修改造，就能較好地按必要、有序、前后一致的原則進行，較充分地利用現有資源，合理使用新消耗資源，減少投入，提高效益。加強儀器設備購置的計劃管理，是對現有儀器設備使用的管理監督，是提高使用效率有效措施，同時，能避免重復購置、不良購置等帶來的浪費。其二是量化管理，定額用能。對教學科研單位、職工家庭等不同能源用戶要實現分類收費；嚴格管理各單位的用能指標，實現“定額用能，超額自理，節能歸己，節約獎勵”的能源管理運行機制；對于大型儀器設備規定月或年開機時數和對外協作公用時數等定額，達到提高使用效率的目的。其三是成本核算。對實現企業化管理的學校后勤實體或能實現成本核算的項目，將能源等資源性的消耗納入成本，實現全成本核算。

（五）培育節約文化，養成節約型的健康方式

節約文化是指人們關于節約的認識、觀念、規范和與之相適應的方式、社會評價等。厲行節約，對于個人來說，是一種道德行為，對社會來說則是一種文化，是一種先進文化，體現著社會的文明程度。

（六）節約需要投入的觀念

節約不是簡單的省錢。無論是購置先進節能設備、器具替換下高耗能的舊設備、舊器具，這些都是要投入的。節能燈具價格比傳統燈具肯定要高，優質名牌產品也要貴一些。但是以一個使用周期加上電費的成本計算，節約的效益將是很可觀的。

（七）聚沙成塔，集腋成裘的觀念

不要因小善而不為。每人每天節約一張紙，一只筆，一度電，日積月累，就是一筆了不起的財富。只要我們每個人都有資源、環境意識，做到厲行節約，就能加快資源節約型、環境友好型的高校。

結語

對全校辦公耗材進行區塊歸類后進行統一的管理，不但可以控制成本、規范使用，還能節約資金、減少浪費。這是管理辦公耗材的關鍵之處。據一些高校的統計，實行了統一化管理，辦公耗材這塊可以省下1/3的支出。這一課題將成為經濟和管理的一個研究方向。

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