淺談合并高職學院人事檔案的管理

人事檔案真實地記載和反映個人經歷、學歷、業務能力等，為個人的成長和學院組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據。但目前人事檔案工作還存在著領導不重視、內容質量不一、服務效能差等問題，必須完善制度、加強學習，用現代化手段發揮檔案的作用。

高職學院 人事檔案 管理體制

近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，一些中職校合并升格為高職院校，合并后的高職院校面臨著許多新的管理問題。人事檔案工作作為學校的一項重要工作也存在著許多問題，充分認識做好人事檔案工作的意義，深入分析人事檔案工作存在的問題，采取有效措施，就成為提高檔案管理水平的重要任務。

一、做好人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案是在人事管理活動中形成的經過認可的記錄和反映人員經歷、德才水平、工作表現、獎懲及人事變化等情況的人事檔案資料，間接的記錄了歷史和社會的進步狀況，具有重要的憑證價值和參考價值。人事檔案對個人來說，是身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人的工資待遇、勞動保障、組織關系緊密聯系，具有法律效用，是計算工齡、工作流動、考研、轉正定級、職稱申報、辦理保險等的重要依據。人事檔案為個人求職，單位求才提供豐富的、全面的、真實有效的材料。

二、合并高職院校人事檔案管理工作存在的問題

1.領導重視不夠，專職專業人員缺乏

由于領導對人事檔案的重要性沒有深刻的認識，在部分高職院校中沒有配備專職的人事檔案管理人員，檔案管理人員只能擠時間以間斷的方式完成工作。并且缺乏對政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高的動力，單位也不重視檔案專業知識的繼續教育培訓。

2.管理政出多門，內容質量參差不齊

（1）多頭管理，歸類不一

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、辦學層次，管理模式不同等因素，使人事檔案管理人員構成復雜，導致出現人事檔案管理制度存在差異，入檔范圍、檔案分類、整理標準不同，形成了檔案管理模式多元化的弊端，的標準也不統一。

（2）檔案材料不符合標準

內容填寫前后不一，在填寫表格時能省則省。“三齡一歷”記載多樣，姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，個別人的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。有的人履歷表中學習簡歷從大學開始填，家庭成員及社會主要關系都沒有。檔案用紙規格不一，雖然規定人事檔案材料要統一使用16開紙，但高等院校印制的學歷、學位等材料絕大部分也是A4紙，單位內部形成的人事檔案材料也大部分為A4紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。

（3）檔案材料短缺

表彰和處分材料散失較多；有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章；一些本該有的履歷表、年度考核表、職稱、工資材料不全；一些本該有的學歷、學位材料，由于個人沒有意識到檔案的重要性，滯留在本人手中；反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，有些檔案材料僅僅作為被保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全。

3.信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

人事檔案處于半封閉狀態和被動服務局面。由于人事檔案強調保密性，故利用范圍比較狹窄，利用頻率較低。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案利用最多的主要是人事管理工作的范疇。在聘任、考核升級中起的作用很小，尤其在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的，傳統人事檔案的利用不能適應現代高職學院人力資源開發的需要，更不能適應高職學院迅猛的發展。

三、解決高職院校人事檔案的管理問題的途徑

1.領導重視，加強管理

人事檔案是全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，應充分樹立起檔案意識，在機構設置和人員編制上給予充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施和軟件支撐；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要為他們提供提高業務能力的機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

2.建立健全規章制度，統一檔案標準，提高檔案管理的水平

建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規章制度，使檔案工作有規可循，有章可依，有據可依，工作有序，保證人事檔案工作逐步科學化、制度化、規范化、完整化。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確，紙張、文字等介質是否符合檔案標準等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到完整、及時、客觀，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.充實隊伍、注重培養，提高全員檔案素質

（1）充實人事檔案管理隊伍

按照政策規定配備適當數量的專職干部從事人事檔案工作，需要時抽調政治素質高、原則性強的同志協助工作，以保證人事檔案工作的長效性。

（2）注重檔案管理人員培養

提高檔案管理人員素質，是做好檔案工作的重要保證。進行業務培訓，系統地學習組織人事工作的政策、法規和檔案專業知識，用檔案知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高職院校人事檔案管理的新要求。

（3）普及檔案知識，提高全員檔案素質

加強對檔案材料形成部門進行檔案基本知識的培訓，定期組織教職工進行檔案知識及檔案重要性的學習，避免檔案材料不規范或滯留本人手中。為人事檔案的規范化管理、更好的開發利用奠定良好的基礎。使人事檔案材料在形成階段就標準化。

4.提高檔案管理的現代化水平，建立信息網絡，充分發揮服務效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息數字化；二是要實現信息網絡化，實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統在高職院校中使用的較少，即使在用其發揮的作用程度也較低。高職院校要建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡技術，實現對人事檔案的信息共享，提高檔案的利用效率，同時也要處理好檔案的保密和開發利用的關系。另外，要轉變工作理念和工作方式，建立服務的思想，由管理者變為服務者，通過服務體現人事檔案的價值。

只有以人為本，用科學發展觀來指導檔案的改革和發展；只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，發揮檔案的效能。高職院校的人事檔案的完善與改革，勢必會促進高職院校的人才流動和更好的發揮高技能、高水平人才的作用，必將加快高職院校前進的步伐。

參考文獻：

[1]吳建美.高校人事檔案管理淺議[J].江蘇廣播電視大學學報，2006，（6）.

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）.

[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案管理[J].浙江檔案，2004，（1）.

[4]陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2006，（2）.