淺談大中型引水灌區(qū)工程檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

摘要 大中型引水灌區(qū)工程檔案是灌區(qū)工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，是工程建設(shè)過(guò)程中的重要材料，是工程建成后運(yùn)行、管理工作中不可缺少的依據(jù)，也是是衡量灌區(qū)工程質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，我們要充分認(rèn)識(shí)到灌區(qū)工程檔案管理的重要作用，同時(shí)認(rèn)清現(xiàn)狀普遍存在的問(wèn)題，并找出做好灌區(qū)工程檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 工程檔案管理 現(xiàn)狀 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Large and Medium-sized Water Irrigation Engineering

Archives Management Status and Its Countermeasures

HUANG Meilian

(Water Irrigation District Construction Administration of Letan Reservoir， Laibin， Guangxi 546200)

AbstractLarge and medium-sized water irrigation engineering archives are the important material engineering construction process， are the irreplaceable reference for the operation and management after project finshed， we should fuuly understand its important role， and find a good way to measure it.

Key wordsengineering archives management; situation; countermeasures

隨著國(guó)家對(duì)水利工程建設(shè)的重視，尤其2011年中央一號(hào)文件頒布以來(lái)，興修水利灌溉已經(jīng)成為保田保糧的重要措施，目前，為解決農(nóng)田耕地旱情，國(guó)家及各地方政府已不斷加大投資，建立不同規(guī)模的引水灌區(qū)。隨著灌區(qū)工程項(xiàng)目的投資和開(kāi)工建設(shè)，產(chǎn)生大量的工程檔案，工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，它來(lái)源于工程建設(shè)全工程，是工程實(shí)體形成的真實(shí)記載和反映，客觀、真實(shí)地記錄了工程建設(shè)的過(guò)程與結(jié)果，成為工程建設(shè)不可缺少的重要組成部分，而且在工程建成后的運(yùn)行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)。

1 大中型引水灌區(qū)工程檔案管理現(xiàn)狀

就目前多數(shù)大中型引水灌區(qū)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

（1）檔案管理體制滯后。多數(shù)灌區(qū)工程都是國(guó)家或地方政府的民心工程，都是為解決地方旱情而籌備建設(shè)的單位，建管單位是專(zhuān)門(mén)針對(duì)灌區(qū)工程建設(shè)而成立的，時(shí)間比較倉(cāng)促，各體制相對(duì)不夠完善。目前，大多數(shù)灌區(qū)檔案管理制度還停留在空缺或照搬別單位的層面，相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度尚未及時(shí)做到相應(yīng)的調(diào)整和修改，沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，體制相對(duì)比較滯后。

（2）檔案意識(shí)淡薄。在現(xiàn)實(shí)中，灌區(qū)工程建設(shè)單位和管理單位“重工程建設(shè)輕檔案管理”的意識(shí)尤為突出，缺乏工程檔案的管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)不到檔案管理在工程建設(shè)中的重要性和必要性。部分灌區(qū)建管單位為一體，日常工作主要以工程進(jìn)度為核心，對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于工程建設(shè)過(guò)程產(chǎn)生的檔案沒(méi)有意識(shí)做好歸檔、保管，沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)檔案室（檔案館）和檔案庫(kù)房設(shè)施，甚至有些灌區(qū)建管單位將工程檔案堆在雜物房，需要利用時(shí)只能“翻箱倒柜”才能翻出滿是灰塵的檔案資料，更有造成檔案資料的丟失。

（3）檔案管理手段落后。灌區(qū)工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的歷史資料，它客觀、真實(shí)地記錄了工程建設(shè)的過(guò)程與結(jié)果，更是工程在日后管理、維護(hù)提供有力的信息資源。多數(shù)灌區(qū)檔案管理員沒(méi)有主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，同時(shí)，由于大多數(shù)灌區(qū)工程建立在農(nóng)村或較偏遠(yuǎn)地區(qū)，現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案相對(duì)比較缺乏，多數(shù)還停留在傳統(tǒng)的手工管理方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，很大程度上限制了檔案作用的充分發(fā)揮。

（4）檔案員業(yè)務(wù)水平欠缺。由于灌區(qū)工程檔案的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，具有成套性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，對(duì)檔案員的素質(zhì)要求相對(duì)比較高，不僅要求檔案員具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備一定的工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)。由于客觀原因，多數(shù)灌區(qū)建管單位沒(méi)有成立檔案室或檔案館，沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案專(zhuān)職人員，檔案業(yè)務(wù)設(shè)在辦公室，由辦公室人員兼任，多數(shù)專(zhuān)職或兼職檔案人員往往缺乏檔案或工程方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有的缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，沒(méi)有規(guī)范歸檔意識(shí)，沒(méi)有主動(dòng)追檔，造成檔案材料殘缺不全；有的檔案員不了解工程項(xiàng)目的基本程序，不清楚工程檔案資料的來(lái)龍去脈，分不清歸檔范圍和分類(lèi)整理方法，從而嚴(yán)重影響檔案工作質(zhì)量，特別對(duì)圖紙、聲像、照片等特殊載體檔案，不清楚如何將之完好保管、利用，嚴(yán)重影響灌區(qū)工程檔案的成套性、完整性、準(zhǔn)確性。

2 做好大中型引水灌區(qū)工程檔案管理的對(duì)策

（1）增強(qiáng)檔案意識(shí)，完善檔案管理體制。增強(qiáng)檔案意識(shí)是做好檔案管理的重要保證和前提。首先要增強(qiáng)灌區(qū)建管單位和參建單位人員的檔案意識(shí)，建管單位要經(jīng)常向工程參建單位宣傳學(xué)習(xí)與貫徹國(guó)家或地方檔案局制定的檔案相關(guān)政策法規(guī)，尤其要重視學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)章制度，并制定和完善本工程單位檔案管理規(guī)范和實(shí)施辦法，建立完善檔案管理體制，規(guī)范工程檔案管理工作制度、工作范圍、工作方法、工作程序等方面要求，明確灌區(qū)工程檔案管理有章可循，有法可依。同時(shí)需要明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案工作機(jī)構(gòu)或部門(mén)，合理配置專(zhuān)職檔案員，根據(jù)灌區(qū)工程規(guī)模建立相應(yīng)檔案室或檔案館，配有專(zhuān)用空調(diào)、抽濕機(jī)、滅火器等裝置，使檔案管理工作達(dá)到工程驗(yàn)收要求，使之標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、完善化。

（2）建立灌區(qū)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)。灌區(qū)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)人員、施工人員、監(jiān)理人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。灌區(qū)建管單位應(yīng)通過(guò)講座或?qū)嵉貥I(yè)務(wù)指導(dǎo)等多種方式為工程設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位開(kāi)展相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，讓工程參建單位充分認(rèn)識(shí)到灌區(qū)工程檔案的重要性，在工作中應(yīng)遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，從工程各參建單位選出工作人員兼任檔案員，負(fù)責(zé)與灌區(qū)工程建管單位檔案員對(duì)接，負(fù)責(zé)將本部門(mén)在工程各階段中形成的檔案進(jìn)行整理并向建管單位移交，建管單位檔案員負(fù)責(zé)對(duì)工程各單位兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，形成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保灌區(qū)工程檔案收集的及時(shí)性、完整性。

（3）集中領(lǐng)導(dǎo)，全員參與，實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。灌區(qū)工程建設(shè)過(guò)程中的不同時(shí)期和不同階段，甚至不同的單項(xiàng)工程，都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料的內(nèi)在聯(lián)系，只有當(dāng)時(shí)工程各參建單位人員最清楚，及時(shí)將應(yīng)歸檔的檔案資料收集和整理是比較容易的，隨著工程建設(shè)的不斷深入，文件材料就會(huì)越積越多，如果沒(méi)有及時(shí)整理，工程資料數(shù)量的增加加大了資料收集與整理的難度，同時(shí)隨著時(shí)間的推移或可能發(fā)生人事變動(dòng)等因素都會(huì)造成對(duì)檔案資料的遺忘和疏漏，造成不可彌補(bǔ)的損失。所以，灌區(qū)工程檔案的歸檔應(yīng)要與灌區(qū)工程建設(shè)同步進(jìn)行，灌區(qū)工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等階段中應(yīng)將其收集、整理和歸檔工作納入合同管理中，并在簽訂合同（協(xié)議書(shū)）時(shí)明確應(yīng)歸檔分?jǐn)?shù)，同時(shí)采取一定的資金有效控制措施，做到灌區(qū)工程檔案管理與工程建設(shè)同步。

（4）加強(qiáng)灌區(qū)工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案工作已經(jīng)成為了檔案工作的主體，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案對(duì)灌區(qū)工程檔案管理工作也帶來(lái)了前所未有的影響。針對(duì)灌區(qū)工程檔案計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)比較落后的情況，灌區(qū)建管單位應(yīng)大力加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)，加強(qiáng)電子文件檔案在工程建設(shè)過(guò)程中的運(yùn)用，重視灌區(qū)工程在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件資料的收集管理，對(duì)灌區(qū)工程過(guò)程中的照片檔案、聲像檔案及時(shí)刻錄光盤(pán)、編制電子匯編，加強(qiáng)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化。