檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

［摘要］ 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。

［關(guān)鍵詞］ 檔案管理；創(chuàng)新；制度；信息化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 12. 023

［中圖分類號］G261 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）12- 0034- 01

隨著信息時代的到來，以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著高校的不斷擴(kuò)招和教育體制改革的不斷深化，高校檔案的數(shù)量和種類都不斷增加。特別是隨著信息化的發(fā)展，高校檔案管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）檔案管理制度不健全。近幾年，雖然高校花下不少力氣，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎(chǔ)設(shè)施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

（2）信息化水平低。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展。

（3）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少高校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，只把檔案工作當(dāng)作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不高和實(shí)際操作能力低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

面對高校檔案領(lǐng)域發(fā)生的巨大變化，為適應(yīng)新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面狠下功夫。

（1）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。充分認(rèn)識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（2）提高信息化管理水平。以多媒體技術(shù)應(yīng)用為主體的現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用。在現(xiàn)代化過程中，高校檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。高校檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。同時，高校檔案管理信息化的發(fā)展使得高校檔案部門逐步走向社會，更好地為人們的生活、學(xué)習(xí)和工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究檔案的各種規(guī)律，不斷改善檔案的管理水平，有助于學(xué)校管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為校內(nèi)外提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）提高管理人員素質(zhì)。高校檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務(wù)技能已經(jīng)不能適應(yīng)工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的檔案業(yè)務(wù)知識和實(shí)際能力，還需要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，組織檔案管理人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，要求其熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。鼓勵大家樹立終身學(xué)習(xí)的意識，逐步提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，使檔案管理人員有很強(qiáng)的責(zé)任感與事業(yè)心，做到愛崗敬業(yè)，堅(jiān)持原則。

總之，加強(qiáng)高校檔案的管理，要從完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，在推動教學(xué)改革、擴(kuò)大宣傳、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮更大的作用。

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