檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策

［摘要］ 近年來，我國信息產業和信息基礎設施建設飛速發展，特別是辦公自動化的快速發展，以及政府信息應用系統不斷增加，為檔案信息化建設創造了良好的氛圍和條件。我國檔案管理信息化建設取得了顯著成績，信息化程度逐步提高。檔案信息資源得到了大力開發，檔案信息基礎設施建設飛速發展，檔案管理和利用的現代化水平大大提高，但同時也存在著諸多問題制約著檔案管理信息化的進程。本文就檔案管理信息化建設所面臨的問題進行分析，并提出相應的對策。

［關鍵詞］ 檔案管理；信息化；問題；對策

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 12. 024

［中圖分類號］G261 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）12- 0035- 01

1 檔案信息化概述

1.1檔案信息化的定義與內涵

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案保管為重點，向以為社會提供數字化信息服務為中心的轉變過程。這是一個長期的發展過程。在這一過程中，檔案部門要不斷地采用現代信息技術裝備，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

1.2檔案信息化建設的重要意義

自２０世紀末以來，信息技術的飛速發展和廣泛應用，對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，同時對檔案工作提出了更高的要求。信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇。廣大檔案工作者普遍認識到，加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，是實現檔案管理現代化的客觀要求，是提高檔案信息服務水平的必由之路。

1.3 檔案信息化建設的發展思路

（1）努力使檔案信息化建設與本地區信息化建設同步發展。

（2）把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容。

（3）堅持檔案信息化建設發展、服務、安全3項基本原則。

2檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策

2.1檔案管理信息化建設面臨的問題

隨著信息技術的快速發展，以網絡方式提供檔案信息服務和交流檔案工作信息，已經成為現代信息社會檔案事業發展的一個重要特征。人們在享受網絡帶來的巨大便利的同時，網絡信息安全問題越來越突出地擺在我們面前。網絡的共享性、開放性特征決定了網絡系統的脆弱性。影響檔案保密和檔案安全的因素主要有以下兩個方面：

（1）人為因素。檔案部門的安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網頁上隨意發布信息，對發布的信息缺少嚴格的審查和管理。

（2）技術問題。當前電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

2.2檔案管理信息化應采取的有效對策

面對對于網絡信息系統的種種威脅，必須采取有力的措施來保證網絡信息的安全與保密。

我國政府對網絡安全問題給予了高度重視，制定出臺了一系列計算機網絡安全的法規制度，建立了網絡安全產品測評中心等網絡安全機構，國家信息安全的總體戰略和系統規劃已經形成。如何構筑可靠的檔案網絡環境，提高檔案信息的安全性，是檔案信息化建設過程中必須面對的一項重大課題。面對種種問題，我們應當在以下幾個方面給予充分的重視。

（1）轉變傳統觀念，積極為現代社會服務。破除舊思想舊觀念，樹立開放意識和創新意識，服務經濟建設，服務于社會；變被動服務為主動服務，拓寬服務渠道，改善服務功能并用發展的眼光看問題，積極主動地為檔案信息使用者提供方便、快捷的信息服務。

（2）建立完善的安全管理制度。檔案管理的服務功能決定了檔案館要盡可能多地開發檔案信息，為信息使用者提供更好的服務，以達到檔案信息利用功能的最大化，實現檔案信息資源共享，其核心是建立完善的安全管理制度和針對數字化檔案的一整套嚴格的安全措施，從每一個環節消除信息失真的隱患。

（3）健全與檔案信息化相關的標準規范。檔案信息化建設的目的是保證用戶能高效、快捷地獲取檔案數據庫中的信息。

（4）培養和引進高素質的檔案管理人員。檔案信息化建設的核心內容，就是開發利用檔案信息資源，并與檔案管理工作有機整合。檔案管理信息化建設是一項專業性很強的工作，因此必須特別重視人才培養，建立一支高素質檔案隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息化時代的需要。

2.3當前檔案信息化建設的主要任務

（1）以各級檔案部門的內部局域網和鏈接各個機關的外部網建設為基礎，以與黨政機關聯網和互聯網網站建設為重點，加強軟硬件基礎設施建設。

（2）以加快館藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設。

（3）以檔案管理軟件的優化和推廣應用為基礎，以數字檔案館試點與電子文件歸檔系統研制為重點，加強檔案管理應用系統建設。

（4）以貫徹實施計算機檔案管理軟件功能要求為基礎，以研制和推行電子文件歸檔管理標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和推行。

（5）以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。

總之，檔案信息化建設是一個復雜的過程，我們要在檔案信息化建設過程中不斷發現問題，總結經驗，解決問題。要運用科學發展觀來看待檔案信息化建設，創新地開展檔案信息化建設。

主要參考文獻

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