創(chuàng)新理念 推動檔案工作邁上新臺階

［摘要］ 檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。社會的發(fā)展和進步，特別是高新技術的普及和運用，在給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來質(zhì)的飛躍的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)。針對檔案領域發(fā)生的巨大變化，為了適應社會發(fā)展，更好地服務企業(yè)，檔案工作必須創(chuàng)新服務理念，在檔案管理模式、人員配置和服務理念等方面狠下功夫。

［關鍵詞］ 創(chuàng)新理念；檔案工作；發(fā)展變化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 12. 025

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）12- 0036- 01

一、檔案工作存在的問題

如今，檔案在人們的生活、工作、學習中發(fā)揮著越來越重要的作用。在人們越來越重視檔案的同時，也發(fā)現(xiàn)了檔案領域存在的諸多問題。一是保管不善造成檔案的損毀。主要是基礎設施不健全和人員素質(zhì)不高造成的。二是管理方式陳舊，不能適應檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案工作者觀念滯后，不能與時俱進，造成新的管理模式遲遲不能推行。同時，舊的管理模式也嚴重制約了檔案的利用，使得檔案利用者不能及時、方便地查詢所需信息。這些問題都嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、檔案工作的發(fā)展與變化

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，幾乎每個檔案館和單位的檔案室都發(fā)生了巨大的變化，硬件設施和軟件設施都邁上了新的臺階，從事檔案工作的人員素質(zhì)也有了很大的提升。

（1）硬件設施有了很大的改善。檔案館庫房建設是檔案工作發(fā)展的基礎，不少單位都存在檔案館的功能不完善，各項基礎設施嚴重滯后，設備設施陳舊等現(xiàn)象。隨著人們對檔案重要性的重識以及對檔案價值的發(fā)掘，各個單位開始陸續(xù)加大資金的投入力度，建立寬敞的庫房，引進先進的設備。庫房具有了隔熱、防潮、防光、防火等功能，不少庫房還增設了智能報警裝置，檔案的安全問題得到了妥善的解決。特別是計算機設備的引入，極大地提升了檔案的管理水平。

（2）軟件設施邁上新的臺階。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的引入，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存，檔案的內(nèi)容越來越豐富，種類越來越齊全。由于引進先進的檔案管理軟件，對電子檔案進行分類，對紙質(zhì)檔案進行檢索，實現(xiàn)了由原來依靠手工查找到計算機智能檢索的轉(zhuǎn)變，極大地提高了檔案查找的速度，方便了利用檔案的人群。

（3）檔案工作者的素質(zhì)有了較大的提高。科學有效地收集、整理、保管檔案信息資源，及時準確地為檔案利用者提供需要的檔案信息是檔案工作者的主要任務。以前，檔案工作者只需要了解和掌握一般的信息知識和手工檢索技巧就完全能夠勝任檔案管理工作，但是，這種局面隨著計算機和網(wǎng)絡技術的引入，發(fā)生了巨大的變化。網(wǎng)絡時代下的檔案工作，是一個知識和信息高度密集的領域，檔案工作的信息化程度越來越高，這就對檔案管理工作者提出了更高的要求。沒有較高的計算機水平、全面的業(yè)務知識技能和實際操作能力是無法適應現(xiàn)代化檔案管理工作的。

三、適應形勢，創(chuàng)新理念，推動檔案工作邁上新臺階

針對檔案領域發(fā)生的巨大變化，為了適應社會發(fā)展，更好地服務企業(yè)，檔案工作必須創(chuàng)新服務理念，在檔案管理模式、人員配置和服務理念等方面狠下功夫。

（1）轉(zhuǎn)變管理模式。隨著社會信息化程度的不斷提高，檔案的內(nèi)容、種類、數(shù)量、載體等越來越多，也越來越復雜，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應如此龐雜的檔案工作。首先，檔案工作者要解放思想，更新觀念，樹立長遠意識。平時多觀察、多積累，積極主動地研究新形勢下檔案工作的新規(guī)律、新特點和企業(yè)對檔案工作的新要求，努力探尋最優(yōu)的管理模式。其次，檔案管理工作要逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，就要解決電子檔案和紙質(zhì)檔案的銜接以及歸檔等問題。只有逐步建立和完善檔案管理機制，才能更好地促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

（2）加強人才培養(yǎng)。檔案工作的發(fā)展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，一般的業(yè)務技能已經(jīng)不能適應工作的需要。新時期的檔案管理人員不但要具備較全面的業(yè)務知識和實際能力，還應熟練掌握計算機技術和網(wǎng)絡信息技術。檔案工作者要經(jīng)常參加相關的業(yè)務培訓班，及時給自己充電。同時，要熟練操作檔案管理軟件，及時學習同類知識，不僅要成為專才，還要成為通才。總之，新時期檔案工作需要的是高素質(zhì)復合型人才，但目前這樣的人才還很缺乏，需高度重視這個問題，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。

（3）創(chuàng)新服務機制。服務是檔案工作的核心，不管是轉(zhuǎn)變管理模式還是加大人才的培養(yǎng)力度都是為了更好地服務企業(yè)、服務經(jīng)濟的發(fā)展。檔案工作者要轉(zhuǎn)變工作理念，變被動服務為主動服務。服務態(tài)度要熱情周到，盡可能地為檔案利用者提供一個舒適便捷的環(huán)境。要主動為企業(yè)經(jīng)濟工作者、科研工作者和行政管理部門提供服務，注重更新服務手段，提高服務水平，提升服務質(zhì)量。針對檔案利用人員提出的要求，要本著與時俱進、以人為本的理念，不斷創(chuàng)新服務機制，為檔案利用者提供個性化的服務。對檔案利用者共同關注的問題要及時收集整理，主動出擊，找出一條更加便捷的方式為他們服務。同時，要把合乎規(guī)定的信息上傳到局域網(wǎng)，讓符合查詢要求的檔案利用者實現(xiàn)網(wǎng)上檢索，擺脫時間和空間的限制，方便檔案利用者。

社會在發(fā)展，時代在進步，檔案事業(yè)也取得了長足的發(fā)展。在計算機技術和網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展的大背景下，檔案事業(yè)必將面臨更加深刻的變化和發(fā)展。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，才能使檔案工作跟上時代發(fā)展的步伐，檔案工作之樹才會常青。

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