淺議高校貨幣資金的內(nèi)部會計控制

［摘要］ 本文從高校貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)出發(fā)，分別介紹了崗位分工控制、授權(quán)批準控制、現(xiàn)金控制、銀行存款控制、票據(jù)控制、印章控制、日記賬控制、效益性控制、監(jiān)督檢查等高校貨幣資金的內(nèi)部控制方式，以降低風(fēng)險，保護高校貨幣資金的安全和完整，提高資金管理效率，促進高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］ 高校；貨幣資金；內(nèi)部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 13. 029

［中圖分類號］F239.45 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）13- 0044- 03

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，許多高校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，辦學(xué)經(jīng)費也越來越多，但高校內(nèi)部財務(wù)資金管理制度建設(shè)相對滯后， 高校系統(tǒng)貪污、受賄、挪用公款等經(jīng)濟犯罪行為屢見不鮮。為了遏制這一現(xiàn)象，高校必須建立一套科學(xué)合理、行之有效的內(nèi)部會計控制體系，而在這一體系中，貨幣資金流動性最強，控制風(fēng)險高，其內(nèi)部會計控制尤為重要。

１高校貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)

高校貨幣資金的內(nèi)部會計控制目標(biāo)有：

（１）貨幣資金的合法性。貨幣資金取得、使用應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。

（２）貨幣資金的安全性。通過良好的內(nèi)部控制，確保庫存現(xiàn)金安全，預(yù)防被盜、詐騙和挪用。

（３）貨幣資金的完整性。確保高校及下屬各單位收到的貨幣全部及時入賬，禁止設(shè)立“小金庫”等來侵占高校收入。

（４）貨幣資金的效益性。合理調(diào)度貨幣資金，使其發(fā)揮最大的效益。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)以合理的控制成本達到理想的控制效果。

２ 高校貨幣資金內(nèi)部控制方式

２．１ 崗位分工控制

（１）建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。

（２）出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管以及收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。貨幣資金業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求是實行錢賬分管，將經(jīng)營貨幣資金業(yè)務(wù)的人與記錄這些業(yè)務(wù)的人分離。

（３）配備合格人員，進行崗位輪換。辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德，忠于職守，廉潔奉公，遵紀守法，客觀公正，不斷提高會計業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。出納員調(diào)換崗位，須按規(guī)定與接替人員辦理交接手續(xù)，做到前不清，后不接。離職人員須編制移交清單，列明移交的賬、證、表、公章、資料及有關(guān)事項，由監(jiān)交人簽字認可后方可辦理手續(xù)。交接清單一式三份，其中一份存檔。

（４）單位不得由一人全過程辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

２．２授權(quán)批準控制（一般授權(quán)和特殊授權(quán)）

（１）明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施。審批人不得超越審批權(quán)限。各級負責(zé)人的批準權(quán)限，應(yīng)根據(jù)其責(zé)任大小確定，正常經(jīng)營活動收支批準限額大于非正常經(jīng)營活動收支限額。部門負責(zé)人的權(quán)限由高校負責(zé)人決定，高校負責(zé)人權(quán)限由院務(wù)會或院委會決定。

（２）明確經(jīng)辦人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

（３）嚴格按照申請、審批、復(fù)核、支付的程序辦理貨幣資金的支付業(yè)務(wù)，并及時準確入賬。

（４）重要貨幣資金支付業(yè)務(wù)，實行集體決策和審批（特殊授權(quán)）。高校對于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實行集體決策和審批，并建立責(zé)任追究制度，防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。

２．３現(xiàn)金控制

（１）實行現(xiàn)金庫存限額管理制度。庫存現(xiàn)金限額是指為保證各單位一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出按規(guī)定允許留存現(xiàn)金的最高數(shù)額。庫存現(xiàn)金的限額，由開戶銀行根據(jù)開戶單位的實際需要和距離銀行遠近等情況核定，一般按照單位３～５天日常零星開支所需現(xiàn)金確定。庫存限額一經(jīng)核定，要求高校必須嚴格遵守，不能任意超過，超過限額的現(xiàn)金應(yīng)于當(dāng)日終了前及時存入銀行；庫存現(xiàn)金低于限額時，可以簽發(fā)現(xiàn)金支票從銀行提取現(xiàn)金。

（２）明確現(xiàn)金開支范圍并嚴格執(zhí)行。根據(jù)國家現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度的規(guī)定，高校收支的各種款項必須按照國務(wù)院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定辦理，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用現(xiàn)金。其他款項的支付應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

（３）現(xiàn)金收入及時入賬并存入銀行，嚴格控制現(xiàn)金坐支；嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金。因特殊情況需要坐支現(xiàn)金的，應(yīng)當(dāng)事先報經(jīng)開戶銀行審查批準，由開戶銀行核定坐支范圍和限額。高校應(yīng)定期向銀行報送坐支金額和使用情況。貨幣資金收入應(yīng)及時入賬，不得私設(shè)“小金庫”，不得賬外設(shè)賬，嚴禁收款不入賬。不準用不符合制度的憑證頂替庫存現(xiàn)金，即不得白條抵庫；不準謊報用途套取現(xiàn)金；不準用銀行賬戶代其他單位和個人存入或支取現(xiàn)金；不準將單位收入的現(xiàn)金以個人名義存儲，不準保留賬外公款，不得設(shè)置小金庫。

（４）定期盤點現(xiàn)金，做到賬實相符。高校應(yīng)當(dāng)定期和不定期地進行現(xiàn)金盤點，確保現(xiàn)金賬面余額與實際庫存相符。發(fā)現(xiàn)不符，及時查明原因，作出處理。出納員應(yīng)做到庫存現(xiàn)金“日清月結(jié)”，主管部門和負責(zé)人應(yīng)對庫存現(xiàn)金進行定期和不定期的檢查。

２．４銀行存款控制

首先，要加強銀行賬戶管理，按規(guī)定辦理存款、取款結(jié)算。定期檢查、清理銀行賬戶的開立和使用情況。所有銀行存款戶的開設(shè)需有正式的批準手續(xù)。同樣，某一銀行存款戶的終止也需得到正式的批準。其次，定期獲取銀行對賬單，查實銀行存款余額，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。單位應(yīng)當(dāng)指定專人定期核對銀行賬戶，每月至少核對一次，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，使銀行存款賬面余額與銀行對賬單調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符，應(yīng)查明原因，及時處理。負責(zé)銀行對賬單調(diào)節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時負責(zé)現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務(wù)。對賬業(yè)務(wù)應(yīng)由掌管支票、印鑒以外的人擔(dān)任。再次，負責(zé)銀行往來賬款調(diào)節(jié)的職員應(yīng)直接從銀行取得銀行對賬單，并就銀行存款賬同銀行對賬單進行核對調(diào)節(jié)。核對時，不僅應(yīng)注意銀行對賬單的日期和金額，而且還應(yīng)檢查票據(jù)的簽署和背書。最后，為了保證會計賬簿記錄的真實、準確，避免銀行存款賬目發(fā)生差錯，月份終了時，除了“銀行存款日記賬”的余額必須與“銀行存款”總賬的余額核對相符外，還必須與銀行核對存款賬目。銀行存款的清查是指將高校銀行存款日記賬的記錄與其開戶銀行轉(zhuǎn)來的對賬單逐筆核對。核對時，如發(fā)現(xiàn)雙方記錄不一致，要及時查找原因：屬于記賬差錯的，應(yīng)立即更正；屬于因憑證傳送存在時間差，一方已登記入賬，而另一方尚未登記入賬的未達賬項，應(yīng)通過編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”進行檢查核對。調(diào)節(jié)后的雙方余額應(yīng)相等，調(diào)整后的銀行存款余額是高校可動用的銀行存款數(shù)額。對于未達賬項應(yīng)及時核查原因，并做好調(diào)賬事宜。

２．５票據(jù)控制

明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序，并專設(shè)登記簿進行記錄，防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。支票的內(nèi)部控制包括：

（１）購入現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票都要建立購入登記簿，注明購入的日期、編號，并按順序號逐筆記入支票使用登記簿。

（２）出納在使用現(xiàn)金支票時應(yīng)注明日期、金額，由財務(wù)負責(zé)人審核并加蓋印鑒。

（３）銀行出納在簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票時，應(yīng)審核其用途是否符合規(guī)定，并填寫收款人、用途、金額。不得簽發(fā)空頭支票和遠期支票。

（４）銀行出納根據(jù)支票領(lǐng)用簿隨時督催領(lǐng)用人辦理報銷手續(xù)。對于作廢的支票應(yīng)加蓋作廢章，與存根附在一起訂入憑證中備查。

２．６印章控制

第一，單位應(yīng)當(dāng)加強銀行預(yù)留印鑒的管理。財務(wù)印章應(yīng)當(dāng)分別由專人保管，不能集中在一個人的手上，以免舞弊。財務(wù)專用章應(yīng)由專人保管，個人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。第二，按規(guī)定需要有關(guān)負責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，必須嚴格履行簽字或蓋章手續(xù)。財務(wù)負責(zé)人掌管財務(wù)印鑒，加蓋時要審查有無審批手續(xù)，金額是否正確，用途是否符合規(guī)定。

２．７日記賬控制

高校必須設(shè)置訂本式的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并應(yīng)按銀行賬戶、幣種分別核算貨幣資金的收入、付出和結(jié)存余額。全部收支應(yīng)及時、準確地入賬。日記賬必須序時逐筆登記，做到日清月結(jié)。應(yīng)及時掌握銀行存款余額，防止透支。出納員應(yīng)每日盤點現(xiàn)金，并與現(xiàn)金日記賬余額核對相符。應(yīng)控制現(xiàn)金坐支，當(dāng)日收入現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行。月末，會計人員必須將現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金總賬余額與出納員的銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他貨幣資金日記賬核對相符。銀行存款日記賬應(yīng)與銀行存款對賬單核對，若有未達賬項的，應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。如果經(jīng)過調(diào)整，賬單仍然不相符的，應(yīng)該查明原因，及時處理。對于未達賬項，應(yīng)查明原因，督促有關(guān)責(zé)任人員及時處理。

２．８ 效益性控制

貨幣資金效益性控制是通過運用各種籌資手段合理、高效地持有和使用貨幣資金的一種控制方法。單位應(yīng)該制訂貨幣資金收支中、長期計劃，在合理預(yù)測一定時期貨幣資金存量的情況下，通過推遲實際付款時間的方式減少付款成本，解決貨幣資金缺口時應(yīng)權(quán)衡支付資金的代價、成本或機會成本，選擇一項最優(yōu)的解決方案；根據(jù)貨幣資金收支計劃安排貨幣資金的儲存量，有效使用貨幣資金。

２．９ 監(jiān)督檢查

定期檢查貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況；定期檢查貨幣資金授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況；定期檢查印章保管情況；定期檢查票據(jù)保管情況。

高校可以通過實施以上內(nèi)部控制方法，最大限度地消除隱患，堵塞漏洞，防止并及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤和舞弊行為，保護高校各項資產(chǎn)的安全和完整，防止資產(chǎn)流失；避免和降低各種風(fēng)險，提高資金管理效率，促進教育事業(yè)健康發(fā)展。

主要參考文獻

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