高校人事檔案信息化管理對策建議

［摘要］ 高校作為人才的培養機構，實施人事檔案管理信息化是其發展必然的要求。高校應充分利用計算機技術，實現檔案管理的現代化。

［關鍵詞］ 人事檔案； 信息化管理； 對策建議

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 13. 044

［中圖分類號］G472.3 ［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2011）13- 0073- 01

隨著高等教育事業的不斷發展，高校人事制度改革不斷深入，高校人事檔案管理作為高校人事管理工作中的一個重要組成部分，其信息化管理成為高校人事檔案事業實現可持續發展的必然選擇，是在新的形勢下高校人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務所要探索的重要內容之一，人事檔案信息化管理的推進，必將為整個高校的改革與發展提供及時、準確、高效的信息依據，積極推動高校各項事業的順利開展。

高校人事檔案信息化管理，其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對高校人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為高校人事檔案工作提供即時高效的服務，以實現檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。它包括：人事檔案信息資源的有序整理、人事檔案信息數據庫的建設、人事檔案信息網絡的建設、人事檔案信息技術的應用、人事檔案信息資源的開發利用、人事檔案信息化人才隊伍的建設等。

１高校人事檔案信息化過程中存在的問題

１．１缺乏人事檔案管理信息化建設意識

實現高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務，這些工作的順利進行，必須得到高校領導班子和相關部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設的發展狀況來看，由于高校對人事檔案信息化建設工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發展的速度，使之與高等教育的現代化發展無法適應，使人事檔案在高校管理與改革中無法發揮其積極作用。

１．２缺乏完善的法規體系和業務規范指導體系

人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數據前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設中得到順利的解決，使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，并且在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業務規范指導體系，使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。

１．３缺乏高素質的人事檔案信息化人才隊伍

人才是高校檔案信息化建設的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術能力和水平較差，不適應人事檔案信息化建設的需要。

２高校人事檔案信息化管理對策建議

２．１充分認識人事檔案信息化建設的重要性

隨著高等學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設的重要性，要在國家政策的引導下積極穩妥地推動人事檔案信息化建設的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，把人事檔案信息化建設作為高校人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設。

２．２建立完善的規章制度和業務規范指導體系

人事檔案信息化建設是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務，所以無法照搬傳統手工管理階段的制度，必須結合各校信息化建設的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的工作流程和規章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規范化發展。特別是人事檔案，其內容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設的開展［１］。

２．３提升檔案管理人員的業務素質

人事檔案信息化建設的一個關鍵因素就是建設一支高素質的檔案信息化管理人才。在人事檔案信息化建設過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業知識能力，更要具有創新意識、創新能力及熟練應用現代化管理設備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養及檔案管理實踐經驗，同時具有傳統的紙質檔案歸檔能力和現代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務觀念，善于運用現代化的管理設備創新服務方式，提高服務效率，適應新的服務需求。還要有不斷學習新知識、新技術、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規范、標準、高效、高質地工作［２］。

３結語

人事檔案管理信息化是未來的發展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質量和效率 ，是一項復雜的系統工程，學校只有不斷創新，加強管理才能更好地發揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發展和完善。要因校制宜，用信息建設思想總攬全局，實現人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設與高校信息化同步發展，為高校的教學科研服務。

主要參考文獻

［１］ 戎曄． 高校人事檔案信息化建設初探［Ｊ］． 科教文匯，２０１０（３０）：１８０．

［２］ 張志行，陳艷． 高校人事檔案信息化管理研究與探索［Ｊ］． 江蘇教育學院學報：社會科學版，２０１０，２６（２）：５７－５９．