加強職業(yè)學校內部審計檔案管理的體會

［摘要］ 職業(yè)學校內部審計檔案管理是學校內部審計工作的重要組成部分，是對學校財務收支活動進行監(jiān)督而形成的、具有保存價值的包括文字、圖表、聲像、實物等不同形式資料的歷史記錄。做好內部審計檔案管理工作，可以提高內審質量，有助于內部審計更好地發(fā)揮為學校領導決策服務的職能。

［關鍵詞］ 職業(yè)學校；內部審計；檔案管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 13. 030

［中圖分類號］F239.45 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）13- 0046- 02

職業(yè)學校內部審計檔案是學校內部審計部門在執(zhí)行審計任務、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［１］。內部審計檔案內容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結論類文件材料；④備查類文件材料。

１職業(yè)學校內部審計檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學校的辦學規(guī)模在不斷擴大，職業(yè)教育經(jīng)費的使用已越來越受到公眾的關注。因此，加強對教育經(jīng)費使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學校內部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究審計工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內部審計檔案有著重要的現(xiàn)實意義。

１．１ 有利于提高內部審計工作的管理水平，促進內部審計工作積極、高效開展

當前，我國職業(yè)學校內部審計工作質量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內審工作者進行工作質量評估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評價內審人員的工作業(yè)績和業(yè)務水平，有助于新參加工作的審計人員業(yè)務能力的提高。

１．２有利于節(jié)約審計時間和人力

學校內部審計常常要參照以往的審計數(shù)據(jù)、審計方案等內容，學校建立的內審檔案規(guī)范、管理有效，在學校開展內部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發(fā)揮內審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時間。

２ 職業(yè)學校內部審計檔案管理現(xiàn)狀

當前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進入精致管理期，內部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領導重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應現(xiàn)代職業(yè)學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。

２．１對內部審計檔案管理的認識存在偏差

職業(yè)學校對內審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關的制度指導和規(guī)范。內部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關文件資料沒有及時按相關法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。

２．２ 內部審計檔案管理方法有待改進

由于內部審計檔案管理人員多數(shù)是由財務部門工作人員兼職的，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗；另外，檔案設施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。

２．３內部審計檔案人員管理能力有待提高

由于內部審計檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對審計檔案的開發(fā)與利用認識不夠，難以真正發(fā)揮內部審計檔案的作用。

３加強職業(yè)學校內部審計檔案管理的幾項舉措

內部審計檔案的管理質量直接影響著學校內部審計的工作質量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關系才能有效開展審計工作，加強職業(yè)學校內部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。

３．１正確樹立內部審計檔案管理和檔案服務的理念

內部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎和前提，檔案服務是檔案管理的目標。內部審計相關人員應充分認識內部審計檔案對加強內部審計工作所起的重要作用。

３．２建立和完善內部審計檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學校應按照上級部門有關規(guī)定，根據(jù)學校具體情況制定適合本單位的內審檔案管理制度和內部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。

３．３提高內審檔案管理人員的業(yè)務素質和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業(yè)務技能，增強敬業(yè)愛崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

３．４做好內審檔案管理的監(jiān)管工作

內審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內部審計檔案安全、完整，應當將檔案入專柜保管至次年６月３０日，再向學校檔案管理部門移交。內審部門負責人要經(jīng)常督促、檢查內審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內審檔案的管理水平。

３．５采用內部審計紙質檔案和電子檔案并存的管理方式

審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料可選擇性地通過掃描等方式轉化為儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學校要根據(jù)內部審計發(fā)展的時代特點，結合內部審計工作的實際，切實加強內部審計檔案管理工作，進一步完善學校內部審計檔案管理的方式與方法，使內部審計檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學校加強內部管理發(fā)揮更大的作用。

主要參考文獻

［１］翟娥．對高校內部審計檔案管理的思考［Ｊ］．蘭臺世界，２００６（２３）：３８－３９．