怎樣提高你的工作效率

　　你是否曾有過這種感覺：當你回顧自己度過的一周時感到消沉，因為你未能完成自身所期望的那么多工作。當你在打造一個成功的職業生涯或你自己的事業時，時間或許是你最寶貴的財富，如何支配你的時間直接決定了你的收入。你無法購買自身擁有之外的時間，而時鐘卻永不停息地滴答作響。
　　
　　幾年前，我發現了一個能讓我把效率提高近3倍的簡單方法，在本文中我將分享給你一些可以馬上著手進行的非常實用的觀念，并且你不必為之付出比現在更多的努力。
　　
　　使用一個詳細的日程表
　　
　　更好地管理你的時間的首要任務是找出你現在支配時間的方式。使用一個日程表是完成此步驟最有效的方法。僅需嘗試一天，你會立即對你的時間到底去了哪里有了不可思議的洞察。該測量的舉動通常足以把你的無意識習慣提升到意識層面，如此你才有機會仔細檢視并改變它們。
　　此處是使用日程表的方法。當你開始或完成某個活動時都把時間記錄下來，可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法，或是一整天都用。一天結束時，把這些時間段分類記錄到綜合類別中，然后找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底，可以持續做上一周，再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡：記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時間。當你從椅子上站起來的時候，可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結束時會有50到100個日程記錄。
　　你可能會驚訝地發現，你花在那些自認為是實質性工作上的只占了工作總時間的一小部分。有研究發現上班族每天在實質性工作上平均花費的時間為1.5小時。其余時間都耗在了社交、工間休息、就餐、與工作無關的交流、把文件挪來挪去，及其他許多與工作無關的事情上。全職上班族平均開始工作的時間是上午11點，而下午3點半左右就開始懈怠了。
　　
　　分析你的結果
　　
　　第一次使用日程表時，我一周在辦公室花費了約60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作。即使在技術上來看我的效率已是上班族均值的兩倍，我仍為這個結果懊惱。另外45個小時到哪去了？我的日程表清楚地顯示出時間在我無意識的狀態中流失——過分頻繁地檢查郵件、在那些實際上沒有必要的事情上苛求完美、通讀新聞、就餐時間過長、被其實可預防的干擾打斷等等。
　　
　　計算你的個人效率比
　　
　　當我察覺自己在辦公室里耗了60個小時，卻只完成了15個小時的實質性工作時，我開始自問一些有趣的問題。我的收入和成就感僅僅來自那15個小時，而不是我在辦公室耗費的所有時間。因此我決定開始記錄我的每日效率比，也即我在實質性工作上耗費的時間除以我在辦公室耗費的總時間。當我發現自己僅利用了25％的時間時這確實令我感覺糟透了。我同時認識到，僅僅延長工作時間是極其愚蠢的。
　　
　　用減少總時間推動效率提升
　　
　　假如你曾經嘗試過約束自己去做那些你并不真正有動力去做的事情，你失敗的機率很大。這是當我試著約束自己去更努力地工作時的自然而然的結果。事實上，試圖更努力只會降低我的動力并讓我的“效率比”更低。因此我很不情愿地決定嘗試相反的方法。第二天我只允許自己在辦公室待上5個小時，而那天剩下的時間我不準自己再工作。哈，有趣的事情發生了：我的大腦把工作時間當成了稀罕物，因為我持續工作了幾乎整整5個小時且效率比超過了90％。我在一周接下來的幾天里繼續這個實驗，于是這周在辦公室度過的30個小時當中，我完成了25小時的工作，效率比超過80％。因此我在把每周工作時間減少到30小時的同時還多出了10小時來做實質性工作。假如你的日程表顯示你的效率比十分低下，那就試著在一天中嚴格限制你的工作總時間，看看成果如何。一旦你的大腦認識到工作時間很緊迫，你突然間就會變得極有效率，因為你必須如此。當你有緊迫的時間限制時，你通常總能找出完成工作的辦法。而當你有充裕時間時，很容易就變得效率低下。
　　
　　保持最高效率的同時逐漸增加工作總時間
　　
　　在幾周的時間里，我能在保持自己的效率超過80％的同時逐漸增加我的每周工作時間。迄今為止我保持這個習慣已有多年，一般每周約有40小時用來干實質性工作，同時只需在辦公室待上45小時。我覺得這對我來說太棒了。假如我試圖在辦公室待上更長時間，我的生產率就會飛速下降。最妙的是這個方法能讓我在最優化自己的工作效率的同時，也讓我在生活的其他領域得到極大的平衡。我使用這個方法使事業成效提升了3倍，并且仍有大量時間來追求個人愛好。
　　使用日程表是確保生產率最佳而不必增加工作時間的明智選擇。不過，日程表必須定期使用，才能產生這些優勢。我每3到6個月用一次日程表，多年來它讓我有了巨大的改變，總是讓我有新的杰出表現。假如太長時間不用日程表，我的生產率就會逐漸下降——因為我又恢復了那些無意識的浪費時間的習慣。你將如我一樣，發覺你對生產率的感受與你完成了多少實質性工作密切相關。當你感到自己的生產率低于想達到的目標，就利用日程表來提升你的意識和測量你的“效率比”，而后優化你的效率，直至生產率恢復如初。
　　記錄日程是一種高效且無需什么努力就能做到的方法，而它的長期回報是驚人的。