完善檔案信息化建設推動檔案利用體系發展

　　檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會的發展，檔案的這種作用越來越被更多的人們所認識。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發點和落腳點，是檔案工作的根本目的和檔案價值的重要體現。
　　一、檔案利用的重要性加大檔案信息資源的開發利用工作力度
　　（一）、檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業務工作。
　　（二）、檔案利用是檔案整個過程中最終環節，國家政府以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標就是能服務于現代化建設，服務于國家、服務于人民群眾。
　　（三）、檔案利用工作是檢驗和衡量檔案館工作的主要標準，通過各種有效的方式和方法，利用檔案信息資源，為政府、單位、個人的需求提供服務，發揮檔案的社會效益和經濟效益，才能使檔案信息資源的利用價值得以實現。
　　二、做好檔案信息化建設是檔案利用的直接體現
　　（一）、隨著科學技術的不斷發展，計算機應用的日益普及和電子文件的大量涌現，信息技術日新月異的迅猛發展和在各行各業的廣泛應用，對國民經濟和社會發展產生了深刻影響，必須要徹底改變傳統的注重館藏而輕視利用的局面，運用信息資源和信息技術手段，對檔案信息資源實施有效開發利用，促進檔案事業發展。
　　（二）、檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用，滿足其利用需求的行為過程，檔案利用離不開檔案信息存儲、收集及網絡化，檔案中蘊藏的豐富信息將在社會經濟發展的各個領域中發揮不可替代的作用，直接為社會建設服務。
　　（三）、檔案管理信息系統的建設是實現檔案利用的有效手段和載體。各部門及單位要在各自職責范圍內建設信息平臺，彼此之間互相聯系，相互學習、相互交流，從而實現檔案利用最大化。
　　三、如何做好檔案利用工作
　　（一）、加大檔案信息資源的開發利用工作力度
　　1、政府支持，領導重視。要做好檔案信息資源的開發利用，發揮檔案利用的作用，首先需要各級人民政府從遵法守法的高度加強領導，對檔案工作給予大力支持，幫助檔案部門協調內外關系，督促各級各部門把各項工作落到實處。其次要領導重視，給檔案事業的發展創造一個良好的內外環境。
　　2、加強對檔案工作者意識培養。檔案人才是知識管理人才，要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還要具備現代信息技術應用和加工處理能力。當前，檔案現代化管理就是計算機檔案管理，這就對檔案工作者提出了新的更高的要求。所以，要加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才，以適應檔案信息化的發展。
　　3、加強檔案信息基礎建設，提高檔案信息化水平。檔案信息基礎建設主要是根據功能需要，建設大容量的信息資源數據庫，開發用戶的服務管理系統、城域網系統和存儲系統。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹以及庫房的管理，為檔案的編研和檔案統計提供服務。
　　4、加強信息網絡建設，加快檔案信息化建設步伐。要建立檔案信息資源體系，利用現代科技手段達到檔案資源利用共享的目的。要建立檔案信息資源網站，為社會提供檔案信息服務。實行檔案工作網絡化，建立和完善局域網，充分發揮網絡交互作用，形成具有一定規模的檔案館網。
　　（二）、完善檔案信息系統建設，保證檔案信息利用的準確性
　　各級檔案部門要在完善檔案信息平臺系統的基礎上，對檔案資料的收集做到及時、準確，把最新的信息提供給大家。這就要求各級檔案部門做到：一是把往年館藏數據很長時間沒有更新的信息及時錄入和更新、把過于簡單陳舊、查詢不夠靈活信息內容重新發布。二是檔案信息資源主要體現在檔案信息的系統性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，各檔案館要把檔案信息資源多層次、多結構、多視角的真實完整地保留下來，達到檔案利用的目的，使檔案利用的價值和意義得到最基本的體現，為國民經濟的發展提供強有力的信息保障。
　　（三）、實現檔案資源的社會共享，建立和完善信息管理發布平臺
　　檔案部門雖在各自職責范圍內建立了信息平臺，但彼此之間互不聯系，處于分散管理狀態，這種情況會造成系統的重復建設，也不利于公布信息的真實性，更缺乏監管措施和手段，使一些無效信息長期放在網上，影響了整個信息體系的建設。要改變這種狀況，需要做到：
　　1、加強信息數據庫管理，由于信用管理系統處于分散型的管理狀態，為了能使各檔案部門的信息得到共享，這就需要整合各部門現有的檔案系統，建設一套完整、統一的信息平臺，達到檔案信息利用共享。
　　2、把信息系統特別是具有數據采集功能的省、市級的系統統一起來，數據錄入完成后與錄入單位保持一定的關系，建立有效的下行機制，在一定范圍內統一聯網，實現檔案資源的社會共享。
　　3、增強服務意識，充分認識到只有通過檔案資源信息化，采用先進的數字和網絡技術，建立起有效、快捷的檔案信息服務網絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，才能實現檔案信息資源的自由共享，最大限度地開發和利用檔案資源。