談檔案信息資源的開發(fā)

　　檔案信息資源開發(fā)，是指盡可能地挖掘呈潛在狀態(tài)的檔案信息，以滿足社會各方面利用需要的過程。即把分散的、零亂的、社會活動需要的檔案信息，通過挖掘、收集、整理、編輯等系統(tǒng)化、科學(xué)化的工作，以多種形式、不同渠道，運用不同的手段提供給社會各方面，有效地實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、數(shù)字化、服務(wù)化。本文就檔案信息資源的開發(fā)淺談幾點自己的拙見。
　　一、加強基礎(chǔ)建設(shè)，既具現(xiàn)代化又有民族特色
　　隨著時代的發(fā)展，檔案館的基礎(chǔ)工作凸顯很多問題，如館藏不夠豐富、建筑陳舊、管理不夠科學(xué)規(guī)范、手段落后、服務(wù)方式單一等問題，對檔案工作者提出了挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急就是加強基礎(chǔ)建設(shè)，使其與時代接軌，有效挖掘出檔案信息的社會功能，不然開發(fā)利用只能是無源之水、無本之木。
　　1、抓館庫建設(shè)。檔案館設(shè)施設(shè)備的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)保障。因此檔案部門要積極主動地向當(dāng)?shù)攸h委、政府匯報，努力爭取相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對檔案館相關(guān)設(shè)施設(shè)備建設(shè)和經(jīng)費的投入。努力把檔案館建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、已公開現(xiàn)行文件集中向社會提供利用的中心、檔案信息服務(wù)的中心和設(shè)計科學(xué)、功能齊全、具有先進文化標志性特征的現(xiàn)代化檔案館，以及具有文化品位、有民族特色、有現(xiàn)代氣息，能充分發(fā)揮檔案館各項功能的標志性建筑。
　　2、抓業(yè)務(wù)建設(shè)。加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的目的，就是為了加強檔案部門對經(jīng)濟建設(shè)和各方面利用檔案的適應(yīng)能力，促進檔案信息資源的開發(fā)利用，這也是檔案工作的核心所在。不少檔案部門因基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，造成館藏不豐富，結(jié)構(gòu)單一，一些本來可以為經(jīng)濟建設(shè)提供參考依據(jù)的檔案信息因開發(fā)不及時，不能發(fā)揮其作用。因此，進一步推進檔案資源建設(shè)，為檔案服務(wù)打下堅實的基礎(chǔ)是一項事關(guān)檔案事業(yè)興旺發(fā)達的基礎(chǔ)性工程。只有不斷加強對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，才能更好地為黨和政府的中心工作服好務(wù)，為人民群眾服好務(wù)。
　　二、建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息共享
　　隨著檔案信息資源開發(fā)意識的普遍提高，各級各類檔案館已變被動為主動，依據(jù)社會需求信息來開發(fā)自己的檔案信息。
　　1、建立一批數(shù)字化的檔案館（室）。通過科學(xué)地規(guī)劃，逐步建成數(shù)字化的檔案館和檔案室，配備信息化基本設(shè)備設(shè)施，聯(lián)通機關(guān)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)，配備文件歸檔與檔案管理利用應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)室藏重要檔案文件資料數(shù)字化管理，提供電子文件歸檔接收與電子檔案查詢利用一體化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案網(wǎng)上移交進館的功能。實現(xiàn)數(shù)字檔案的接收、管理與利用一體化，全面提升信息化發(fā)展水平。
　　2、加強檔案信息資源庫建設(shè)。規(guī)范檔案信息數(shù)字化，按照共建共享、互聯(lián)互通的要求，加強檔案信息資源庫建設(shè)，確保檔案信息交流與共享。優(yōu)先完成館（室）藏檔案基礎(chǔ)信息目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快推進重要紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和照片、聲像多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。同時，圍繞黨和國家工作大局與群眾切身利益需要，建設(shè)歷屆黨代會、人代會、地方名人、烈士、勞模、土地、婚姻、戶籍、地籍、房產(chǎn)、知青、職稱等一批檔案信息專題數(shù)據(jù)庫，充分挖掘、利用數(shù)字檔案資源，開展檔案信息深度加工和專題編研，為黨委、政府和人民大眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
　　三、增強社會服務(wù)功能，實現(xiàn)多元化服務(wù)方式
　　1、增強檔案館的社會服務(wù)功能。檔案信息工作本質(zhì)上就是一項服務(wù)性的工作，一直以來，其功能主要是收集、保管和提供利用檔案，但就檔案館本身而言，實際上它的服務(wù)功能不僅僅如此，如：檔案信息服務(wù)、寄存檔案服務(wù)、檔案保護設(shè)備服務(wù)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)和咨詢服務(wù)等都屬于社會服務(wù)的范疇。因此，檔案館要增強社會服務(wù)功能必須要樹立服務(wù)意識，研究社會民眾的服務(wù)要求和規(guī)律，制訂科學(xué)的服務(wù)體系，改善服務(wù)環(huán)境，拓寬渠道，改變做法，完善服務(wù)手段，提高服務(wù)效率，真正為社會和大眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
　　2、建立檔案信息服務(wù)中心。
　　檔案信息服務(wù)中心主要擔(dān)負檔案信息的收集、加工、交流和咨詢等任務(wù)，負責(zé)研究制定檔案信息的開發(fā)計劃，接受供需雙方的委托，對檔案信息資源合理進行開發(fā)、論證和評估等。檔案信息服務(wù)中心因為其信息的可信度高，不僅可以作為檔案信息擴散的媒介，擴大檔案社會化宣傳，為檔案做廣告，還能增強檔案的利用率。同時檔案信息服務(wù)中心還能提供檔案信息資源服務(wù)，其咨詢服務(wù)范圍可以是政策咨詢，也可以是商業(yè)和科技方面的信息咨詢。
　　3、改革運行機制，創(chuàng)建多元化服務(wù)方式。長期以來，檔案部門采取的是一種“定時開館，等客上門”的被動服務(wù)方式。為改變這種死板的、單一的運行機制，使檔案工作更開放、更具活力，檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念，改革運行機制，創(chuàng)建多元化的服務(wù)方式。如：主動服務(wù)。這對檔案工作者提出了更高的要求，要堅定服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，秉承“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度，主動服務(wù)；同時檔案工作者不但要掌握一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識，還要學(xué)習(xí)掌握計算機技術(shù)、縮微技術(shù)等新知識、新技術(shù)，只有這樣，才能跟上時代發(fā)展的步伐，真正有效地開發(fā)好檔案信息資源。
　　四、充分利用信息技術(shù)手段與載體，加快檔案信息資源開發(fā)
　　1、豐富檔案信息資源的開發(fā)手段。積極創(chuàng)新和應(yīng)用數(shù)字化加工、多媒體處理、網(wǎng)絡(luò)共享等新型信息資源開發(fā)技術(shù)和手段，擴大檔案信息資源的應(yīng)用范圍，提高檔案信息資源的可用性，充分挖掘檔案信息資源的社會價值。突破傳統(tǒng)檔案成果在類型、載體形式、加工手段、信息來源等方面的限制，向社會提供包括紙質(zhì)與電子、文字與影像、目錄與全文、叢書與短訊等各類形式的檔案信息增值服務(wù)產(chǎn)品。開展檔案信息專題開發(fā)和加工，充分利用規(guī)范化、可共享的數(shù)字檔案資源，突破傳統(tǒng)檔案管理界限，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息采集技術(shù)，進行包括檔案、圖書、文獻、音像、網(wǎng)絡(luò)資源等各類信息的整合和加工。
　　2、拓寬檔案信息資源的發(fā)布渠道。大力推進檔案傳統(tǒng)服務(wù)的信息化改造，加大查閱利用等傳統(tǒng)窗口服務(wù)和內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)中的新技術(shù)應(yīng)用水平，提高檔案館信息綜合服務(wù)能力。充分利用公眾網(wǎng)、黨政網(wǎng)和檔案網(wǎng)站，開設(shè)檔案信息查詢利用窗口，提供檔案信息網(wǎng)上檢索利用，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實現(xiàn)檔案信息的社會共享。積極開展已公開現(xiàn)行文件和其他政府公開信息的利用服務(wù)工作，通過開展現(xiàn)行文件網(wǎng)上全文閱覽，在偏遠地區(qū)的社區(qū)、農(nóng)村等公眾場所設(shè)立多媒體自助查閱點，簡化利用手續(xù)等措施，最大限度地為公眾獲取公開信息提供便利。繼續(xù)加大依法開放檔案力度，規(guī)范開放機制，建立開放檔案的定期公布程序和渠道。加大與信息服務(wù)、新聞媒體等部門的合作力度，通過電話熱線、在線交互、無線信息服務(wù)、中介咨詢服務(wù)等平臺，擴大檔案信息資源的服務(wù)范圍。大力開展檔案陳列、展覽和檔案信息下鄉(xiāng)、進社區(qū)等活動，方便群眾利用檔案信息資源。
　　3、加快檔案信息資源開發(fā)利用的市場化進程。充分發(fā)揮市場機制的作用，提高檔案信息資源開發(fā)利用的效率和效益。對于已公開而又廣泛存在需求的檔案信息資源，要充分利用社會力量和市場手段，對檔案信息資源進行加工和開發(fā)，形成檔案信息加工業(yè)、檔案信息咨詢服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)，加大檔案信息產(chǎn)品在項目策劃、推廣、宣傳、銷售等環(huán)節(jié)的市場化運作，并以此形成檔案信息資源開發(fā)利用的長效發(fā)展機制。
　　五、改變檔案管理的傳統(tǒng)格局，營造廣闊的發(fā)展空間
　　1、檔案管理的工作重心發(fā)生轉(zhuǎn)移。傳統(tǒng)檔案館把保存好檔案作為主要職能，傳播人類科學(xué)文化作為輔助職能。而網(wǎng)絡(luò)的普及，使檔案館已經(jīng)超出狹小的地域范圍，服務(wù)范圍和對象也不斷擴大，檔案管理的重心也就轉(zhuǎn)移到信息的傳播和信息資源的深加工上。
　　2、傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。多年來，我們在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作中，一些經(jīng)驗和形式已被固定下來，成為檔案工作的準則，但隨著邁進21世紀，辦公自動化、“信息高速公路”的建設(shè)朝著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，這在給人們帶來極大效益的同時，也給檔案管理部門傳統(tǒng)的管理方法帶來了沖擊。無疑，傳統(tǒng)的服務(wù)觀念、方式和手段，將難以滿足檔案部門及檔案工作者對各門類、載體檔案信息廣、快、精的需求。要扭轉(zhuǎn)這一局面，則要變革目前檔案管理手段的模式。傳統(tǒng)管理是基礎(chǔ)，現(xiàn)代化管理是方向。沒有良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是一句空話。因此，就檔案而言，就是要開通信息高速公路，及早使檔案信息車輛上“網(wǎng)”上“路”，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，為知識經(jīng)濟建設(shè)有效服務(wù)。
　　3、區(qū)域化管理向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。由于單個檔案部門的檔案信息輸入、處理和輸出能力都是十分有限的，而用戶的檔案信息需求又是全面的、無限的，所以檔案管理部門之間與其它各類信息系統(tǒng)之間必須加強協(xié)調(diào)和配合，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)為這種合作提供了現(xiàn)實可行性。為最大限度實現(xiàn)知識經(jīng)濟時代對資源共享的需求，就必須變區(qū)域管理為全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。
　　檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，不僅可以促進和加強檔案館之間的協(xié)調(diào)和合作，還能快速而有效地提供各個層次的各種需求，促進檔案信息資源的社會化，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供廣闊的發(fā)展空間。