淺談信息化條件下機關文書檔案管理

　　文書檔案是黨政機關、群眾團體、企事業單位等各個社會集團和個人在工作活動中為處理事務而形成并使用的體式完整、內容系統的文字材料。隨著機關行政事務活動的不斷增加，機關文書檔案數量越來越多，涉及的種類也越來越齊全。在日常管理工作中發揮著備考、備察、指導工作的重要作用。
　　
　　一、信息化條件下機關文書檔案管理工作的重要意義
　　
　　1.文書檔案信息化是提高機關文書檔案管理效能的重要途徑。
　　隨著社會經濟建設的飛速發展和機關行政事務管理工作的不斷深入，機關文書業務的數量和種類都日趨繁多，文書檔案的重要性越發突出。在信息化條件下，改變傳統的文書檔案管理模式，提高管理效率顯得十分重要。充分利用和借助信息化水平日益提升的優勢，不斷推進機關文書管理信息化建設步伐，提高機關文書檔案管理工作的便捷性，為提高機關工作服務于科學發展的效率和能力，具有十分重要而深遠的影響。
　　2.文書檔案信息化是提高機關現代化管理水平的必然選擇。
　　機關文書檔案管理工作是機關行政管理工作的重要組成部分，提升機關建設質量和水平，首要的就是要通過推行現代化管理，促進機關業務建設上層次、上臺階。機關文書檔案管理部門大力推進管理創新，加大信息化建設力度，進一步規范和優化管理流程，提高工作效率，節省人力物力。
　　3.文書檔案信息化是提高機關文書檔案開發效益的現實要求。
　　機關推進信息化文書檔案管理，有利于檔案信息資源的開發利用，逐步建立信息化管理平臺，實現文書檔案資源共享，更好地為機關建設發展服務。推進機關文書檔案管理信息化，也有助于打破管理部門“官本位”的思想，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，提高文書檔案的公開度，提高文書檔案的利用效益，有利于機關職能的轉變，推進管理部門更好地服務于中心工作。
　　
　　二、機關文書檔案信息化管理現狀與存在的主要問題
　　
　　隨著各級部門對文書檔案管理重要性認識的不斷提高，機關文書檔案管理工作得到快速發展，但與信息化條件下文書檔案管理的現實要求還有一定的差距。
　　1.信息化文書檔案管理工作還有待于進一步規范。
　　近些年，隨著電子信息化辦公水平的不斷提高，文書檔案管理工作水平也得到了明顯提升。但由于信息化辦公平臺的不斷更新與升級，可能會造成部分電子文件查詢困難，部分信息數據丟失等安全性隱患。各類行政文件本身也需要通過梳理，及時按照電子檔案的要求移交機關檔案室保管。但由于機關各部門的文書檔案大多分散在各自擬稿人的不同電腦上，統一管理難度很大，數據丟失的可能性更大。大力推行無紙化辦公以來，隨著工作方式的重大改革，大量辦文、辦會、辦事都安排在內網進行，這對電子文件的使用、保管和存檔提出了新的更高的要求。
　　2.信息化文書檔案管理水平有待于進一步提高。
　　搞好信息化文書檔案管理工作，要有一支高素質的熟悉信息化知識技能的專業文書檔案管理隊伍。機關文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉機關文書業務知識，又要掌握計算機操作技術、熟悉網絡數據維護知識、掌握信息利用與安全保密知識等。當前，加強機關辦公人員信息技術培訓，加快推進機關信息化工作進程，是提高機關文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實，并抓出成效，以適應時代發展需求。
　　（三）信息化文書檔案管理有待于進一步加大推進力度。
　　由于受傳統管理思想的影響，大多數機關文書檔案仍采用年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等環節有的沒有建立健全的規章制度，文件歸檔、登錄、統計等一系列環節性的工作，仍舊采用手工操作；當前，文書檔案員通常由機關辦公室人員兼職，文書檔案管理人員接受過高層次專業學習和系統教育的人員不多，業務能力相對薄弱，有的人員變動頻繁，有些單位還把年齡偏大的人員安排做檔案管理工作，他們對計算機知識掌握甚少，難以應付現代文書檔案信息化的要求，文書檔案管理工作很難跟上時代發展的要求。機關文書檔案管理信息化建設涉及面寬，包括辦公電腦及網絡等外圍設備、配套系列軟件，相關業務網站日常維護與欄目開發等，都需要投入大量的資金，而在當前情況下，明顯感到機關文書檔案管理信息化投入相對不足，尤其是部分單位對信息化工作重視不夠，在建設投入上缺乏資金保障，嚴重影響了機關文書檔案管理工作信息化建設步伐。
　　
　　三、加強信息化條件下機關檔案管理對策
　　
　　1.提高信息化條件下對機關文書檔案管理的認識。
　　由于機關文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質檔案和實物檔案管理方面，機關各部門草擬的稿件、保存的實物，普遍未能做到及時、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件。特別是領導的每次修改痕跡，無法在電子檔案中得到保存，且這些電子文件無法進行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視，在工作比較繁忙的情況下，忽視做好一些基礎性的工作。機關作為指導基層工作的重要機構，必須要進一步提高信息化條件下機關文書檔案管理的認識，制定科學的工作流程和工作制度，確保機關文書信息化管理落到實處。
　　2.加強機關文書檔案信息化標準體系建設。
　　由于受檔案實體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標準規范也變得比較復雜且較難統一，造成現在文書檔案信息管理上標準不一，導致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構建科學的機關文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實施標準，進一步規范機關文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網系統建立機關文書檔案管理信息化平臺，加大機關文書檔案信息化建設投入，推進機關文書檔案管理信息化建設進程，進一步打牢機關文書檔案管理基礎。
　　3.加大機關文書檔案信息化建設力度。
　　要依托現有辦公自動化系統，不斷擴展其功能與內涵，擴展其模塊，以文書處理、文件管理和檔案管理構成三個相對獨立又相互關聯的模塊組成。三個模塊可以涵蓋整個機關文書檔案管理的工作流程，實現在文書處理中對于收文發文進行預歸檔，在文件管理中對于著錄的文件和案卷進行整理，在檔案歸檔管理中進行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進館鑒定等輔助管理，進一步提高機關文書信息化管理質量和水平。