略論檔案數字化建設過程中面臨的若干問題

　　隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，在檔案管理數字化的建設過程中，還存在著諸多的難點和問題，亟待深入研究和妥善解決。
　　
　　一、對數字檔案憑證價值的認識與操作
　　
　　檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，尤以憑證價值最為重要。目前，人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，但由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數字檔案的作用大打折扣。確認數字檔案的憑證價值就成為檔案管理數字化建設中無法回避的問題。主要表現為：
　　1.認識上的不到位。從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定設備加以解讀，完全脫離了以往人們對檔案“原件”的認識，而且有些數字檔案不像紙質檔案那樣，載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”，即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失。數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。由此引起人們對其原始性、可靠性產生懷疑，其憑證價值自然受到影響。
　　2.技術上的局限性。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。
　　3.制度上的滯后性。傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度，而目前從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度。一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日，而且有一定的難度。
　　
　　二、數字檔案信息的長期存取問題
　　
　　1.存儲的介質材料。一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在幾乎沒有一臺普通電腦可以讀出來。
　　2.機讀語言格式。計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原。
　　3.對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題。如：設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理等等。
　　
　　三、數字檔案信息的安全問題
　　
　　安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的問題，也是檔案管理數字化中的重大問題之一。
　　1.計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。有人統計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅。
　　2.計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。
　　3.有竊取行為的間諜活動。窺視其機密信息進行復制或擴散。
　　4.有意破壞。摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。
　　5.人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等。
　　
　　四、檔案管理數字化建設的諸多技術問題
　　
　　檔案管理數字化完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了檔案管理數字化。諸多的技術問題成為制約檔案管理數字化建設的難點。
　　1.數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。
　　2.技術問題。檔案管理數字化是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約檔案管理數字化建設發展的問題。此外，檔案管理數字化的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性。這些技術也都是不容易解決的問題。
　　3.技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。
　　
　　五、數字檔案的失真問題
　　
　　數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：
　　1.技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。
　　2.工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。
　　3.轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。