高職院校學生檔案管理探析

　　摘 要： 文章在對高職院校學生檔案管理現狀進行剖析的基礎上，指出其弊端，并提出解決對策，對高職院校檔案管理今后發展進行展望，促進高職院校學生檔案管理工作的深入開展。
　　關鍵詞： 高職院校 學生檔案 檔案管理工作
　　
　　檔案是直接形成的歷史記錄，具有其他任何材料不可替代的憑證價值。高職院校學生檔案是學院檔案的重要組成，也是國家人事檔案的組成部分，它真實記錄了高職生在校期間的學習、生活和社會活動和實踐狀況，反映了高職生德、智、體、美、勞等綜合素質的養成經歷，同時也記錄了學生的家庭社會關系、經濟狀況等主要原始材料，因此，它是高職畢業生走向社會的履歷證明，更是高職畢業生就業和將來接受各級組織選拔、任用和考核的重要依據。在就業壓力空前的當今社會，學生檔案發揮著越來越重要的難以替代的作用，所以，對高職院校學生檔案管理工作現狀進行探析，找出其存在問題并提出應對措施，并對其今后發展進行展望，很有必要。
　　一、高職院校學生檔案管理現狀
　　1.檔案材料不夠完善。
　　高職院校學生檔案應該反映每一位高職學生真實的學習成績、思想表現、心理狀況等，以求全面客觀評價學生素質。但在現階段，多數高職院校沒有明確對學生檔案材料的歸檔范圍做出要求，全面反映學生素質的客觀材料未完全達到真實、完整、規范的要求，且各種檔案材料得不到及時歸檔，不利于學院對學生進行全面考察了解。同時，學生檔案中的主觀評價材料內容過多，而客觀評價的資料不夠，對學生的操行評語很簡單。從大多數高職院校學生檔案內容來看，一般僅包括高中畢業時的簡單材料、新生錄取通知書、獎懲材料、學生成績表、實習鑒定表、入（黨）團材料、學籍情況、畢業證書、畢業生體檢表、畢業生登記表、就業報到通知書等簡單資料，對學生的興趣愛好、技能證明、心理問題、思想品德、社會實踐活動等反映較少。
　　2.檔案管理意識薄弱。
　　目前，高職院校由于往往把重心放在學生就業上，而學生就業率與學生技能密切相關，因此，課程建設、專業設置、師資隊伍建設等關系到學生技能培養的建設被提在學院發展的首位，而學生檔案管理常被忽視；與此同時，高職畢業生就業時，大多進入對技能要求較高的私營企業、民營企業和外資企業，這些企業對學生的檔案不太重視，往往不對檔案的接收提出明確的要求，造成學院和學生對檔案管理意識的弱化，使他們沒有意識到學生檔案對學生管理、人才培養及學生就業的重要地位。
　　檔案管理意識的薄弱，一方面使得學生不重視檔案管理工作，對檔案中關于個人信息的填寫馬馬虎虎，如常出現字跡潦草、圓珠筆鋼筆混填等現象，對個人檔案材料的收集缺乏主動意識，甚至在畢業數年后，也不關心檔案的歸屬與保存，造成檔案的積壓，增加了學院檔案的管理工作量。另一方面，學院對檔案材料的收集常進行分開管理，各職能部門對檔案管理不重視，存在互相推諉、銜接不及時現象，不能在日常工作中及時做好檔案材料的收集和整理，通常是在學生畢業時才完善歸檔材料。
　　3.檔案管理手段落后，水平較低。
　　高職院校對學生檔案的管理大多不設專門的管理人員，而檔案管理兼職人員對檔案管理的方法較為落后，在對學生檔案進行收集和整理時，沒有科學的管理規章制度，致使學生檔案材料雜亂。同時，《檔案法》的實施，對檔案的管理提出了標準和要求，但是，在高職院校學生檔案管理方面，卻沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以遵循的管理規章制度。
　　二、高職院校學生檔案管理對策
　　1.建立規范和完善的檔案管理制度。
　　首先，建立學院各職能部門的歸檔和審核制度。學生檔案材料來自于學院各個職能部門的收集和整理、歸納，并要經各職能部門的轉遞、匯總，只有建立完善健全的歸檔制度，明確各部門間的歸檔資料和轉遞手續，及時收集、整理、轉遞，并經學院專設檔案員的審核，才能保證歸檔資料的全面、真實、準確、系統，才能使學生檔案管理工作逐步走向規范化、制度化的軌道。其次，擴大檔案材料收集范圍，增加誠信材料、社會實踐活動材料、技能證書材料、心理健康材料、信用材料等，豐富學生檔案內容，提高檔案的利用價值，更加真實、全面地反映學生的發展情況。最后，做好學生檔案的保管和分發工作，遵循檔隨人走的原則，有就業單位的按就業協議寄發，無就業單位的，兩年內的由學院暫時保管，待單位落實后憑調檔函寄發；兩年以上的，寄至學生生源地的人才交流中心，從而減輕檔案庫存壓力和檔案員工作量。
　　2.加強宣傳，增強檔案管理意識。
　　首先，通過報欄等形式開展檔案基礎知識教育，宣傳學生檔案的重要作用，從而增強學生對檔案工作重要性的認識，使學生能積極主動參與到檔案的管理和維護中，并引導畢業生重視關心自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發生；其次，學院領導要對學生檔案的作用高度重視，并把學生檔案管理工作納入學院日常工作日程，設立專職檔案員和檔案室，結合學院實際情況，制定學生檔案管理的規范性文件。
　　3.設立專門檔案管理部門。
　　依照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校學生檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》等制定學生檔案管理各項規章制度，并設立專門檔案管理部門，同時選擇原則強、文化素質高、作風嚴明的老師做專職檔案管理員，對學生檔案管理制度的實施情況進行監督和審核，確保學生檔案管理工作的順利展開。
　　三、高職院校學生檔案管理展望
　　1.建立高職院校學生信用檔案。
　　學生信用檔案是由中國人才信用網運營的全面、真實反映學生在校表現和信用狀況的一種電子檔案，包含的信息有學生個人維護信息、學校維護信息和社會第三方的認證信息及就業后與所在工作單位維護的信息。學生個人維護信息包括基本信息、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書和境內外交流等；學校維護信息包括學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；社會第三方認證信息包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他個人相關的信用信息記錄。大學生信用檔案電子交互平臺具有完善、清晰的分組維護權限設置控制體系，學生處、學生科、輔導員必須通過各自的密碼授權才能分級管理、審核、維護相關學生檔案信息，保障了信用檔案信息的準確性、全面性和安全性。信用檔案通過在第三方社會公共平臺上提供包括證書證件、各類優良記錄和任職記錄的證明與信用報告，可以使學生展示自己的誠信意愿，為用人單位和企業間搭建一個互相溝通的平臺，使用人單位放心大膽招錄所需人才，也可以使學生不必再為一紙證明來回奔波往返，使學生求職就業更加高效、便捷。信用檔案能督促學生提高自律意識，保持誠信，從而更易獲得助學貸款和社會幫助；終身信用檔案使得學院能通過電子檔案平臺與學生進行實時跟蹤與互動，對學生的約束性更強，也具有更高的維護價值。
　　2.建立高職院校學生心理健康檔案。
　　近年來，由大學生心理健康反常所引發的厭學、性格孤僻、自殺輕生等現象受到社會關注，建立大學生心理檔案并給予及時有效的心理治療已成為高等院校的當務之急。一般來說，學生心理健康檔案包括兩個方面的基本內容：影響學生心理發展的基本資料和反映學生心理健康狀況與個性特點的有關材料。建立高職院校心理健康檔案，對有心理問題的大學生及時進行糾正和治療，既體現了社會對大學生在人文層面意義上的關愛，又體現了一種制度上的善意；建立學生心理健康檔案，是高校加強管理的必由之路，高校管理不僅包括教學秩序和設施的管理，還包括學生的身心健康管理，這是我國高等教育的一項重要內容。高職院校有責任和義務通過提供身心健康方面的指導和幫助，使學生形成良好的人生觀，以積極態度面對人生，正確面對生活中的種種挫折和磨難，從而為社會培育出身心健全的技術市場人才。學生心理健康資料的搜集和整理一般通過問卷法、分析法、談話法和測驗法，然后經過歸納和分析，形成學生的心理健康檔案。需要強調的是，學生心理健康檔案反映了學生心理成長的歷程，必須由專人保管，嚴格保密，這既反映了一個教育者的職業道德，又是對學生的尊重。
　　3.實現檔案管理信息化。
　　檔案信息化是一個以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息、法規、政策、標準為保障的綜合體系。傳統的學生檔案與其相比，存在著許多不足，如不易查詢、不耐保存、共享性差等，隨著檔案量的增加，檔案利用率愈低，因此，檔案管理信息化成為檔案工作適應社會信息化發展的必然要求。近年來，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案管理工作方法逐步向信息化方向發展，極大地提高了檔案管理的工作效率，為高職院校學生檔案提供了方便快捷、可靠的信息化管理途徑。利用檔案管理信息化系統，可以方便快捷地查詢、統計、服務學生的個人信息，并可將檔案中的學生信息資料掃描儲存，大大提高工作效率，同時，能對學生的檔案材料適時更新，及時準確反映學生的情況。
　　四、結語
　　高職院校學生檔案管理工作是其向前發展的重要推動力，在新形勢下，認真思考和研究高職院校學生檔案的科學化、規范化管理，使學生檔案管理工作與時俱進，更好地促進學生就業和學院的發展，具有十分重要的意義。
　　
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