電算化會計系統(tǒng)的信息質(zhì)量探析

董丹丹

（黑龍江省香坊實驗農(nóng)場農(nóng)業(yè)綜合服務部，黑龍江 哈爾濱 150038）

1 會計的信息質(zhì)量特征

會計的信息質(zhì)量從不同的角度詮釋有不同的意義。從信息使用者的角度來理解，它是指多大程度滿足信息使用者的需求；從會計工作人員的角度來理解，它是指符合會計準則或制度的程度。因此，我們可以用是否滿足人們的需求和滿足的程度大小來度量會計的信息質(zhì)量，主要包括相關(guān)性、可靠性、真實性、及時性、可比性、有用性等。

相關(guān)性要求企業(yè)做到會計信息要滿足不同使用者比如股東、經(jīng)營管理者、政府部門等的需要。會計信息既要能反映過去的財務狀況，也要能預測企業(yè)未來的財務趨勢。可靠性要求數(shù)據(jù)真實可靠，確認和計量會計要素要符合各自的定義。例如銷售材料的收入按規(guī)定要計入“其他業(yè)務收入”而不是計入“主營業(yè)務收入”。對企業(yè)影響重大的經(jīng)濟業(yè)務應該單獨進行核算、反映。財務報表應根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務編制，來真實地反映資產(chǎn)負債表日的財務狀況和會計期間的經(jīng)營成果。及時性要求企業(yè)盡快編制、報送年度的財務報表。企業(yè)要在會計年度終了審計后盡快報出各類財務報表。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展讓管理者更需要及時獲取財務信息，一年一度的財務報告已不能滿足這個要求。企業(yè)實時發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是不斷變化的，因此會計人員編制的信息也需要實時變化。

2 對電算化系統(tǒng)的會計信息進行質(zhì)量控制的意義

信息是人們應用會計核算軟件加工處理后得到的對使用者有用的數(shù)據(jù)。它會影響使用者的決策或行為，這種影響可能是現(xiàn)實的，也可能是是潛在的。會計信息是會計人員將會計數(shù)據(jù)分類到相應的會計科目進行科目匯總、計算、解釋和報告后產(chǎn)生的信息，會影響到投資者、債權(quán)人等信息使用者的決策。會計信息失真會使企業(yè)遭受財務損失或是影響聲譽，嚴重時可能會使企業(yè)面臨破產(chǎn)的困境。會計信息的質(zhì)量控制一直是會計財經(jīng)法規(guī)的一項基本要求。將電算化引入會計工作后，會計賬簿、報表等都是由固定的程序生成的，會計人員的工作只是錄入會計憑證。

為了保證電算化會計信息質(zhì)量，《會計法》做出了兩方面的規(guī)定：會計核算軟件應與會計制度的規(guī)定相符，電腦生成的會計信息必須符合財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。但是由于軟件技術(shù)、電腦設(shè)備、系統(tǒng)管理及財務人員的原因，尤其是目前我國會計人員的綜合水平不高，專業(yè)知識不過硬，所以最后自動生成的會計資料可能不太符合要求，存在會計信息失真。會計電算化數(shù)據(jù)不同于存儲在紙質(zhì)憑上的數(shù)據(jù)，對其更改（如對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行修改）一般不會留下痕跡。會計電算化數(shù)據(jù)的特點使一些不法分子進行違法操作有了可乘之機。

3 電算化會計系統(tǒng)信息控制的手段與措施

3.1 首先是財務辦公系統(tǒng)。購買一套質(zhì)量好的硬件系統(tǒng)和適合企業(yè)的會計核算軟件。硬件由電腦、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及打印機等構(gòu)成，是電算化會計系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一套好的硬件及有安全保護措施的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為產(chǎn)生、輸出會計信息提供了保證。會計核算軟件是進行數(shù)據(jù)處理的基本系統(tǒng)。企業(yè)一定要購買正版軟件，會計業(yè)務多或者業(yè)務復雜的公司盡量配置性價比高的電腦，可以和大型數(shù)據(jù)庫鏈接的會計核算軟件；經(jīng)濟內(nèi)容比較少的企業(yè)可選擇可鏈接小型數(shù)據(jù)庫的會計核算軟件。在為企業(yè)選擇會計核算軟件時，還要注意軟件是否可擴充、軟件使用者是否比較多、售后服務質(zhì)量如何等。企業(yè)可以讓財務部門比較細致地分析軟件的各個模塊，并現(xiàn)場演示一套賬的操作。企業(yè)也可咨詢已使用這個軟件的其他企業(yè)的會計人員。企業(yè)在綜合考慮此核算軟件可滿足企業(yè)目前及未來的經(jīng)濟業(yè)務需要后方可使用。古人言“凡事預則立”，對于會計軟件而言，就是對系統(tǒng)進行初始化設(shè)置。設(shè)置的方面有企業(yè)用到的各級會計科目、初始數(shù)據(jù)的錄入、核算工資的程序、壞賬的計提比例、累計折舊的計提方法、存貨的成本核算方法等。

3.2 崗位的職責劃分明確，相互牽制。電算化系統(tǒng)下會計工作是由會計人員按照崗位不同分工合作共同操作完成。會計電算化后財務人員的工作基本可以分為會計主管、出納、銀行業(yè)務、檔案的保管、審核等，所有的財務人員都要承擔系統(tǒng)的管理與維護工作。在電算化環(huán)境下，信息的更改、傳輸不易被發(fā)現(xiàn)，所以會計主管要做好授權(quán)工作。各個崗位之間相互牽制，主管只對每個崗位授予相應的職權(quán)。每個軟件使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應的權(quán)限范圍內(nèi)作業(yè)。比如出納不能同時還做記賬和審核的工作，做審核的財務人員只能審核，不能修改會計信息，若審核過程發(fā)現(xiàn)問題應讓相應的財務人員做修改。主管在崗位劃分時應盡量把關(guān)鍵的、核心的工作授予能力強的會計人員，這樣能提高會計信息質(zhì)量。

3.3 制定嚴格的審核和監(jiān)督程序。要想提高電算化系統(tǒng)的會計信息質(zhì)量，做好信息的審核工作是關(guān)鍵。會計電算化系統(tǒng)的主要內(nèi)容是所有相關(guān)的輸入、輸出會計資料（會計憑證、賬表等）。因此審核過程中涉及的內(nèi)容非常廣泛，企業(yè)應當安排有會計工作閱歷的、經(jīng)濟業(yè)務熟練的人員負責審核工作。審核工作可劃分分為事前的、事中的和事后的審核3類。應根據(jù)不同的目標進行審核，既能提高效率又能提高質(zhì)量。還可以建立二級審核制度，由外聘的或內(nèi)部的審計人員和會計主管分別進行初審和再審。這樣可以避免人為的錯誤。審核人員不僅要做好信息的審核工作，還要做好相關(guān)作業(yè)的監(jiān)督和指導。如監(jiān)督工作人員的工作進度；對工作人員在工作中的不足應予以指導，幫助他們找出原因。只有這樣才能有效避免類似的錯誤發(fā)生，提高信息審核工作的質(zhì)量。與此同時，財務部門也應做好部門內(nèi)的檢查工作，如各個崗位的工作是否符合會計制度和相關(guān)管理規(guī)定；解決問題是否徹底，即是否存在尚未解決或解決不徹底的問題；各項工作是否按計劃進行等。同時應及時做好會計工作的總結(jié)，堵塞漏洞。

3.4 加強電腦的安全控制及對財務人員的培訓和教育工作。為保障電算化會計信息系統(tǒng)安全有序運行,要做好以下各個步驟的內(nèi)控工作；首先登錄賬套必須經(jīng)授權(quán)人員明確同意，每臺電腦應設(shè)置開機密碼、操作員號及其登錄賬套的密碼。每個上機人員都要設(shè)置個人的登錄密碼,并不定期更換。離開電腦時應徹底退出會計核算系統(tǒng)，關(guān)閉電腦。嚴禁插入外來的U盤等插件和安裝與會計工作無關(guān)的運行軟件。財務人員要不定期用殺毒軟件對系統(tǒng)查殺病毒。比較重要的會計信息要在兩臺電腦上進行數(shù)據(jù)備份,若必要企業(yè)可用光盤刻錄機進行光盤備份,以防止系統(tǒng)受到病毒攻擊導致數(shù)據(jù)丟失。此外，要對硬盤進行不定期的檢查,若發(fā)現(xiàn)問題及時修復,嚴格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定,為電算化會計系統(tǒng)營造一個安全穩(wěn)定的硬件環(huán)境。

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[3]雷俊峰.會計電算化對傳統(tǒng)會計的影響[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2004（4）.