ERP環境下實現企業全面預算管理的可行性分析

　　摘 要：本文通過對傳統全面預算管理存在的缺陷以及基于ERP全面預算管理系統應用的理論進行分析，認為基于ERP 的全面預算管理系統可以解決傳統全面預算管理中存在的困難，改進企業的管理流程，對于實現企業戰略目標，提升管理效率，具有重要的意義。
　　關鍵詞：ERP 企業 全面預算管理
　　
　　一、沒有IT環境支持全面預算管理存在的缺陷
　　（一）預算編制周期長，信息難以集成和共享
　　全面預算編制的指標多，分類細，涉及企業的方方面面。既包括財務指標，也包括非財務指標，而且預算指標之間勾稽關系復雜，這就導致了預算編制的周期較長，需要耗費大量的人力、物力和時間。目前，雖然一些電子表格軟件在預算管理中實現應用，但是由于電子表格軟件存在著信息難以集成與共享、不支持預算跟蹤、安全性差、協調性弱等缺點，無法滿足企業全面預算管理的要求。ERP系統是一個高度集成的管理信息系統，它不僅能提供全面預算管理所需要的數據，而且具有靈活的預算編制工具，既可以復制歷史數據，建立預測模型。因此，將全面預算與 ERP有機結合，能方便有效地實現全面預算的編制。
　　（二）預算執行和控制難度大，無法實現事前計劃和事中控制
　　當經濟業務發生時，由于預算沒有實現 IT 環境下集中管理模式，無法獲得實時動態數據，無法按照各級別制定的具體預算指標進行實時控制，無法進行預算差異的及時分析，無法采取相應的調整措施。傳統的預算管理事后層層匯總已經失去了與預算數對比的意義，無法實現事前計劃和事中控制的思想。ERP可以有效迅速實現預算的實時監控和修正，增強全面預算管理的及時性、科學性和可操作性，為確保預算執行的有效進行和預算控制的有效發揮提供良好的信息平臺。
　　（三）傳統的預算管理不能解決信息孤島問題
　　傳統的全面預算管理由于缺乏IT環境的支持，信息渠道單一。ERP全面預算管理可以將企業管理與信息化進行整合，從而解決信息孤島問題，適應企業業務成長變化的需要。
　　隨著企業經營環境的不斷變化，傳統的預算管理不斷暴露其固有的缺陷。它與企業戰略市場環境的矛盾性、編制耗時長、成本高、無法及時實現預算的執行和控制以及由于信息單一不利于組織之間及時溝通等缺陷使基于ERP全面預算管理系統的實施成為必然。
　　二、基于ERP全面預算管理系統實施的理論分析
　　（一）以財務為核心的全面預算管理是 ERP 中重要組成部分
　　首先，企業的主要目標是盈利，為達到這個目標需要通過預算分門別類、有層次地表達企業的各種目標，包括銷售、生產、成本、費用、收入和利潤等，這些企業的總目標，通過預算被分解成各級部門的具體目標，體現在 ERP 上就是“事先計劃”。其次，計劃一經確定，就進入了實施階段，管理工作的重心轉入控制，即設法使經濟活動按計劃進行。ERP 能事中適時監控整個過程。控制過程包括經濟活動狀態的計量、實際狀態和標準的比較，以及兩者差異的確定和分析，采取措施調整經濟活動等。當實際狀態和預算有了較大差異時，要查明原因并采取措施。通過 ERP 對預算執行情況進行分析，分析結果可以作為業績考核的依據。可見，以財務為核心的全面預算管理是ERP中重要的組成部分。
　　（二）ERP系統的基本框架與全面預算管理很相似
　　國外一些學者認為，ERP 系統是“交易的中樞”或“營運中樞”，或者是一種“信息骨干”。該系統將企業的基本流程聯結在一起，從來自顧客的訂單進而控制和管理庫存數量直到在各種賬上記錄，各種資料通過會計、制造或材料管理系統，自動記錄且執行計劃并產生報表，使企業能即時掌握內部資源運轉的信息。ERP 系統對于企業內部的信息能有效即時的整合，通過延伸的升級系統可以聯結外部信息，使企業內外部信息相互調節，達到資源共享、信息及時的整合效益。全面預算主要包括業務預算和財務預算兩大類。業務預算包括銷售預算和生產預算，主要是規劃企業的基本經濟業務；財務預算則是控制企業資金籌措和使用的依據，其制定的過程是，以市場為依托，銷售為起點，一環扣一環，有機地把它們連接起來。換言之，其基本精神不外乎從銷售預測開始，首先估計銷售量，再擬定生產計劃，有效率地運用資源，使最低的成本發揮最高的效益。全面預算的框架是依據市場需求來決定銷售預計數量。在生產的過程中，原材料的采購應以符合生產需求和物美價廉為原則，人力配置要考慮人盡其才和適得其用，生產過程宜注意交貨日期與制造差異，避免不必要的阻塞和中斷；當生產作業完成后，銷售與配送作業要能及時配合，使產品周期順暢，不出現存貨積壓；最后，要能確定所有貨款都能按照原訂時間收到，完成所有營運過程。亦即，銷售預算完成，再進入財務預算程序，將所有交易行為列入會計賬上，編制損益表、資產負債表，同時要顧及現金的流入與流出而編制現金流量表，此時，財務預算也就完成。相比而言，只是 ERP 系統不僅用于預算的編制過程，同時也將每日運營資源及時匯總整理，使管理者可以隨時掌握企業的營運狀況，以便擬定適應競爭發展的經營戰略，提高企業核心競爭力。
　　（三）ERP 邏輯算法與全面預算管理不謀而合
　　ERP的邏輯算法是一個上小下寬的錐狀產品結構：其頂層是產成品，屬于銷售部門；底層是采購的原材料、輔助材料等，屬于物資采購部門；中間的是半成品，屬于生產部門。這種產品結構反映了產品成本構成自下而上一個邏輯關系，它們之間的連線反映了生產流程和生產（采購）提前期。ERP 系統這個邏輯算法可以方便地制定出企業H4ReBLuNQCYWqNrQy7EFug==的主生產計劃、物料需求計劃等。全面預算管理的基本思想在企業發展戰略的基礎上，以市場為導向，在企業利潤確定的前提下，“以銷定產”和“成本倒推”，保證企業經營發展目標的實現。ERP的邏輯算法與全面預算管理的思路不謀而合。
　　（四）ERP 價值流與全面預算管理的融合，可以實現企業事前計劃、事中控制以及事后反饋的統一
　　ERP 可以將企業的研究開發、設計、采購、生產以及銷售等職能看作是一個價值鏈，其產品流動的過程，就是價值鏈運動的過程。價值流的體現主要通過財務會計和管理會計模塊，對價值流運動所產生的信息進行匯總、集成和查詢，反映產品的成本構成以及影響成本的各種因素，為管理人員提供分辨可降低成本的高價值活動。由于這種價值流活動缺乏對比，導致成本分析時沒有統一的衡量標準，使企業產品的成本無法得到適時控制。因此，在價值流管理中加入全面預算管理，就會使企業實際發生的價值流與企業預算價值流進行適時對比分析控制，成本發生前先預算；成本實際發生時，價值流與預算價值流并行，通過管理會計模塊對比、分析控制；最后將實際成本信息與預算的差距進行及時的反饋，充分體現了 ERP 事前計劃、事中控制、事后反饋的“三步曲”統一原則。
　　三、基于ERP全面預算管理系統應用的可行性分析
　　（一）ERP與預算編制融合的可行性
　　企業在編制全面預算時需要用到各種各樣的數據，如基礎數據、歷史數據、企業預先設定的政策性數據以及由經濟模型產生的數據等，由于傳統編制方式下信息不集成，不能方便地存儲和獲取，所以預算的編制過程雖然要花費大量的人力、物力和時間，但是取得的成效卻非常有限，使得我國許多企業只是把預算當成“擺設”，未能真正發揮預算管理進行“事先計劃”的作用。而 ERP 是一個集成度很高的管理信息系統，它能提供全面預算管理所需要的大部分數據，其余的數據可通過擴展較容易地提供。因此，將全面預算與ERP 進行結合，能方便與有效地實現全面預算的編制。
　　(二) ERP與預算執行和控制融合的可行性
　　預算執行過程中需要及時掌握預算執行情況，將實際發生額與預算之間的差異反饋給有關部門，根據反饋信息對企業生產經營活動進行調整。而傳統預算實現方式其事中控制所需反饋信息的時效性差，不及時的信息不僅不能為企業帶來收益，相反可能導致企業決策的失誤。通過與 ERP 系統的集成，獲取及時的業務信息，實時監控預算的執行情況，并利用 ERP 系統的控制思想和功能來完成對預算的控制。
　　(三) ERP與預算分析和考核融合的可行性
　　對于預算的事后分析和考核，傳統編制方式存在以下兩個方面的不足。一方面是收集信息費時費力，不僅需要編制許多分析報表，而且需要進行大量計算才能得出實際發生額與預算之間的差異；另一方面是由于數據收集的不足會導致分析結果出現較大的差異。在 ERP 環境下，全面預算管理信息系統可以及時根據外部狀態的變化隨時更新預算的編制，而預算的變化又影響 ERP 各種計劃的內容，從而形成一個閉環的管理系統，為管理者進行事前計劃、事中控制和事后分析提供技術支持。
　　綜上分析，由于傳統全面預算管理存在的缺陷要求全面預算管理有IT環境的支持已成為必然。全面預算管理與 ERP 有其堅實的理論基礎，兩者都體現了相同的核心理念，即合理配置企業資源，使之為企業創造價值。同時，以財務為核心的全面預算管理是ERP系統的重要組成部分，兩者的結合必將是相得益彰，一方面可以借助信息技術快速的處理和傳輸數據，實現快速、準確編制與調整預算。同時，在ERP系統中，預算信息與核算信息集成，便于在業務開展的同時，實現實時控制與多角度的動態預算執行分析。因此，基于ERP全面預算管理的有其現實的可行性和實用性。
　　
　　參考文獻：
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