高校圖書館辦公室工作淺議

　　摘 要： 本文分析了高校圖書館辦公室工作的內(nèi)容、職責(zé)、特點(diǎn)和作用，針對當(dāng)前形勢下圖書館辦公室所存在的問題，就如何做好辦公室工作這一問題進(jìn)行了探討。
　　關(guān)鍵詞： 高校圖書館 辦公室工作 準(zhǔn)確定位
　　
　　圖書館是高校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)科研服務(wù)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)，與師資隊(duì)伍、實(shí)驗(yàn)設(shè)備共譽(yù)為高校的三大支柱，更是同學(xué)們求學(xué)的第二課堂。把圖書館看作一個系統(tǒng)，高校圖書館辦公室又在其中發(fā)揮著舉足輕重的作用，它是圖書館的行政和業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)全館的政策、計(jì)劃、控制、協(xié)調(diào)、公關(guān)等工作。
　　1.高校圖書館辦公室工作的基本內(nèi)容
　　1.1圍繞學(xué)院教學(xué)、科研工作，協(xié)助館長搞好館藏建設(shè)、開發(fā)與利用，為讀者提供多元化服務(wù)。
　　1.2做好接待工作，搞好內(nèi)外溝通，掌握各種信息，收集管理好上級文件及業(yè)務(wù)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)。
　　1.3做好讀者咨詢工作，經(jīng)常開展問卷調(diào)查，及時了解不同讀者需求。
　　1.4接受和傳達(dá)上級的指令，貫徹和督促各項(xiàng)規(guī)章制度執(zhí)行，輔助館長處理好圖書館內(nèi)部行政事務(wù)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。
　　1.5組織和安排好全館各種會議學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及公共活動，做好后勤保障工作。
　　2.高校圖書館辦公室工作的特點(diǎn)
　　2.1服務(wù)對象多樣
　　高校圖書館是為高校教學(xué)科研服務(wù)的信息中心，服務(wù)的對象是以學(xué)生、教師為主的群體。長期遵循“讀者第一，服務(wù)至上”的宗旨，作為圖書館的綜合性辦事機(jī)構(gòu)的辦公室，同樣體現(xiàn)了這一宗旨，只不過服務(wù)的對象更為寬泛。圖書館服務(wù)的對象僅僅是讀者和教學(xué)科研機(jī)構(gòu)，而辦公室的服務(wù)對象還包括館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)各部室、學(xué)校相關(guān)職能部門，兄弟院校，上級業(yè)務(wù)主管部門，以及圖書館界相關(guān)業(yè)務(wù)單位。
　　2.2行政事務(wù)繁雜
　　隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，圖書館辦公室的行政事務(wù)管理工作也由過去單一化、模式化轉(zhuǎn)向了多元化、復(fù)雜化，具有較強(qiáng)的綜合性和隨機(jī)性特點(diǎn)。它在圖書館工作中是一個綜合性機(jī)構(gòu)，日常工作上到與地方圖工委、圖書館學(xué)會及兄弟館之間的聯(lián)系，下到館內(nèi)龍頭漏水的維修、庫室鑰匙的配備等，其工作內(nèi)容十分繁雜、瑣碎而具體。
　　2.3工作要求全面
　　圖書館辦公室崗位的特殊性，要求工作人員既具備從全局出發(fā)的眼光和能力，勝任文秘工作、檔案管理、設(shè)備管理、后勤保障、對外宣傳、多方協(xié)調(diào)、會議組織、活動組織、財(cái)務(wù)管理等圖書館日常行政工作，又是優(yōu)秀的圖書館專業(yè)技術(shù)人員，能夠充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)能力，及時掌握和處理文獻(xiàn)信息資訊，開展讀者閱讀咨詢與輔導(dǎo)，積極參與圖書館科研項(xiàng)目撰寫科研論論的同時，認(rèn)真做好圖書館科研服務(wù)工作。
　　3.圖書館辦公室的作用
　　3.1參謀咨詢作用
　　辦公室要為館長決策當(dāng)好參謀，為館長決策提供文件、資料、情報(bào)，并為館長想辦法、提建議、獻(xiàn)良策。決策的科學(xué)性，直接影響著圖書館的發(fā)展，所以要當(dāng)好個參謀，必須具備敏銳的觀察力和獨(dú)立思考能力，并要有超前意識和創(chuàng)新精神，同時不斷豐富自己的知識，提高分析問題、解決問題的能力。
　　3.2承上啟下作用
　　圖書館辦公室是領(lǐng)導(dǎo)和各基層業(yè)務(wù)部門之間的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，它上承館領(lǐng)導(dǎo)的意圖，是領(lǐng)導(dǎo)層貫徹執(zhí)行黨的方針政策及上級部門指令的助手，下對各業(yè)務(wù)部門負(fù)有督導(dǎo)、檢查和向領(lǐng)導(dǎo)層反饋情況的職責(zé)。
　　3.3綜合協(xié)調(diào)作用
　　圖書館各部門都有著各自特殊的職能，要想使各部門充分發(fā)揮職能，整個圖書館工作系統(tǒng)運(yùn)行和諧，必須有一個協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，這個機(jī)構(gòu)就是辦公室。它就相當(dāng)于一個大家庭的管家，既要全面、準(zhǔn)確地領(lǐng)會館長的意圖，又要將各部室的步伐協(xié)調(diào)起來，確保圖書館各項(xiàng)決策的執(zhí)行效果。這個綜合協(xié)調(diào)職能發(fā)揮的情況，直接影響著圖書館的整體工作。
　　3.4對外溝通作用
　　高校圖書館之間的密切聯(lián)系，可以大大促進(jìn)圖書館事業(yè)的發(fā)展。辦公室在這其中應(yīng)本著互相尊重、互相支持的原則，配合各業(yè)務(wù)部門開展好館際互借、資源共享、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)討論、參觀學(xué)習(xí)等工作，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、服務(wù)方法和服務(wù)內(nèi)容，促進(jìn)館際之間互惠互利和共同發(fā)展、共同進(jìn)步。
　　3.5后勤保障作用
　　辦公室一項(xiàng)重要的工作就是做好全館人員的后勤保障，如工資、獎金的發(fā)放，辦公用品、勞保用品的領(lǐng)發(fā)，職工福利待遇的落實(shí)等工作。同時要關(guān)心同志們的生活，排解職工和領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂。
　　4.如何做好圖書館辦公室工作
　　4.1明確兩個定位
　　4.1.1辦公室職責(zé)與定位
　　若要充分發(fā)揮上述高校圖書館辦公室的作用，首先就要明確各方面具體工作的定位。
　　4.1.1.1處理事務(wù)。辦公室要將眾多繁雜的事務(wù)有條不紊地處理好，就要力爭做到“到位”絕不能“越位”，要有“力度”又不能“過度”，要“主動”又不能“妄動”。
　　4.1.1.2參與政務(wù)。盡職盡責(zé)完成圖書館行政事務(wù)。在對本館基本情況、整體工作全面了解的基礎(chǔ)上，辦公室要向領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的分析材料，自下上呈的材料最好先通覽一遍，摘出要點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好服務(wù)工作。
　　4.1.1.3服務(wù)工作。辦公室上服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)館員、讀者，服務(wù)對象多，情況又各不相同，這就要求辦公室要增強(qiáng)高效服務(wù)、主動服務(wù)意識，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，要做到讓領(lǐng)導(dǎo)放心，館員、讀者滿意。
　　4.1.1.4會務(wù)辦理。組織和策劃會議是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在辦會過程中要求細(xì)心，考慮周全，將會議可能出現(xiàn)的情況都考慮進(jìn)去，如會場布置的合理性，燈光、音響、投影等設(shè)備故障，照、錄像人員的安排，等等，要做足后備，確保會議的順利進(jìn)行。
　　4.1.2辦公室主任角色的定位
　　辦公室主任是圖書館辦公室的責(zé)任人，直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度的制定與實(shí)施，肩負(fù)著聯(lián)系上下、溝通館內(nèi)外的使命，在圖書館的行政體系中扮演著十分重要的角色。
　　4.1.2.1“參謀員”角色。辦公室主任應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策主動提出實(shí)施方案或進(jìn)行可行性論證，但要把握好分寸、尺度，注意方式、方法，切忌直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策。
　　4.1.2.2“協(xié)調(diào)員”角色。辦公室主任應(yīng)協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)和館員之間的關(guān)系、辦公室和各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系及各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系，將各部門步調(diào)協(xié)調(diào)起來，使其有機(jī)配合。
　　4.1.2.3“監(jiān)督員”角色。辦公室主任應(yīng)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況，掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)展和執(zhí)行情況，并及時向館領(lǐng)導(dǎo)做匯報(bào)，保證各項(xiàng)工作的順利開展。
　　4.1.2.4“服務(wù)員”角色。辦公室主任應(yīng)具備腳踏實(shí)地、淡泊名利的個人品質(zhì)，秉承“服務(wù)至上”的工作宗旨，任勞任怨，甘于奉獻(xiàn)，對工作耐心和細(xì)心，對同事和讀者有誠心和愛心。
　　4.1.2.5“宣傳員”角色。辦公室主任應(yīng)具備主動宣傳的意識，利用網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、展板甚至電視等媒介向廣大師生讀者宣傳圖書館做了哪些工作，取得了怎樣的成績，將來打算如何開展工作。通過宣傳使讀者了解圖書館工作，懂得如何利用圖書館，樹立圖書館良好的形象。
　　4.2突出四個字
　　4.2.1慎
　　高校圖書館辦公室工作大到領(lǐng)導(dǎo)重要決策的實(shí)施，小到燈泡、龍頭的維修，都看似為一些瑣碎小事，但稍有紕漏就很可能變成大問題，因此各項(xiàng)工作的開展都要慎重，要做到大事不誤，小事不漏。尤其是關(guān)乎職工利益的事情，辦公室要高度重視，切忌漫不經(jīng)心;對待館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部室，自己也不可頤指氣使，把辦公室凌駕于其他部門之上。
　　4.2.2精
　　高校圖書館辦公室工作事無巨細(xì)，但每個環(huán)節(jié)都關(guān)系全局，這就要求辦公室工作人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、求“精”的作風(fēng)，一絲不茍，追求卓越。在具體工作中善于思考和謀劃，條理清晰，未雨綢繆，預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的各種情況，做到“精心、精細(xì)、精準(zhǔn)、精益求精”。
　　
　　4.2.3勤
　　辦公室的工作人員還應(yīng)做到“五勤”，即“嘴勤、眼勤、腦勤、手勤、腿勤”。“嘴勤”就是要勤請示，勤匯報(bào)，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，做到反映問題不失真，傳達(dá)指示不走調(diào)。“眼勤”就是要多觀察，多學(xué)習(xí)，多看一些有利于工作的資料。“腦勤”就是平時多思考、多想幾個“為什么”，多想幾個“怎么辦”，不斷提高預(yù)見和應(yīng)變能力。“手勤”就是要多寫、多記，注重平時材料的積累，有備無患。“腿勤”就是要經(jīng)常深入各個部門調(diào)查研究，克服困難，多做工作。
　　4.2.4和
　　辦公室工作需要團(tuán)隊(duì)協(xié)同“