學校檔案管理工作存在的問題及對策

文/山東省萊西市教育和體育局 周少峰

檔案管理是學校管理的其中一個重要方面。學校檔案主要包括文書檔案、教學檔案、教師業績檔案、基建與設備檔案、會計檔案、聲像與實物檔案等，既是學校管理和教育教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學常規管理的重要基礎工程。

一、學校檔案管理的主要任務

學校是教書育人的主陣地，也是人才的主要匯集地，學校人員主要由教師和學生兩大群體構成，學校工作以教學為主要任務。這些決定了學校檔案管理工作“以人為主”的顯著特征。基于這種特征，要求學校檔案管理人員必須樹立人本理念，既要建好檔案、存好檔案，又要管好檔案、用好檔案，改革創新，與時俱進，全方位記錄好學校發生的新變化、取得的新成績，記錄好師生日常學習、工作、生活情況，存檔留痕，以備有據可查。

（一）實現學校檔案管理的信息化。學校檔案具有保密性。結合教育信息化工程推進，要建立“以縣為主”的學校檔案信息化管理平臺，各個學校都要為檔案室配備必要的電腦、打印機、復印機等基本設施，完善信息查詢功能，安裝視頻監控設備，提高檔案存取查找工作效率。要借助微博、微信等新媒體平臺，加大對學校檔案工作的宣傳力度，拉近檔案與群眾之間的距離，利用檔案努力為群眾提供優質一流的服務。

（二）實現學校檔案管理的專業化。各個學校都要選取專門人員負責學校檔案管理工作，檔案管理人員要求政治素質高、思想作風正、專業能力強，具有吃苦耐勞、擔當作為的思想意識和責任擔當。要堅持“請進來、走出去”，定期邀請專家到本地舉辦檔案人員培訓班，普及檔案知識，提高工作水平，鼓勵支持檔案人員外出參加各種集中研秀和高端培訓，開闊眼界，專于業務。要擴大檔案人員參加職稱評審比例，增加工作吸引力。

（三）實現學校檔案管理的法治化。在全面依法治國的大形勢下，學校檔案也要依法管理。針對檔案管理工作中存在的弊端和不足，必須建立一整套健全的制度體系，形成一整套完善的體制機制。要強化檔案管理的規范化建設，明確建、管、用各個環節的工作要求，明確管理人員的職責任務網，實現依法建檔、依法管檔、依法用檔。要建立問責機制，對違反檔案管理規定要求的，嚴肅追究當事人及分管領導責任。

二、學校檔案管理存在的主要問題

（一）對學校檔案管理工作領導不力。有些學校對檔案工作不重視，對檔案工作的重要性嚴重缺乏正確認識，認為檔案工作可有可無，從未開會研究過檔案工作，并且平常不聞不問，甚至連續多年在檔案基礎建設上沒有投入，導致檔案室面積不足、設施設備配備不足，建設不達標。因為學校的錯誤認識，導致很多檔案沒有完整地保留下來，一到需要時候就無所適從。

（二）對有關資料收集歸檔不真實。一是收集整理的對象不明確，該收集的沒有收集，不該收集的收集了。二是一些歸檔材料審核把關不嚴，存在虛假檔案、錯誤檔案，甚至有空掛檔案現象。比如：有的學校人事檔案干部“三齡兩歷”存在幾種版本，信息不一致；有的學校干部年度考核表，要么本人連續幾年雷同，要么多人雷同，照抄照搬問題嚴重。

（三）有關資料建檔立檔不規范。很多學校未配備專職檔案人員，多數學校檔案管理員由中層干部兼任，或由退居二線的老教師臨時負責，這些人基本沒有受過檔案方面專業培訓,不懂業務，對有關資料收集整理不夠完整,檔案整理分類缺乏系統性、準確性、科學性，對今后工作帶來極大不便。

（四）信息化程度不高。隨著社會發展，電子檔案信息管理系統已得到普遍采用，特別是進入大數據時代，大量的數字圖片、影像資料、打印材料涌現，傳統的手寫存檔、實物存檔逐步被電子存檔取代。有些學校即使留存了電子檔案，但沒有建立起高效快捷的檢索系統，無紙化閱檔基本沒有實施。這種情況不利于檔案的科學化保管，工作效率大打折扣。

三、加強學校檔案管理工作的對策

（一）進一步加強對學校檔案工作的組織領導。各學校校長首先要提高思想認識，把學校檔案管理工作放到一個更加突出的位置并予以足夠重視。各學校還要建立校長任組長，教務、政教、后勤等處室負責人為成員的學校檔案管理工作領導小組，定期召開會議、研究部署、督促指導學校檔案工作。

（二）加強檔案工作的基礎建設。學校要按照標準要求，建設配備專門的檔案室。要從辦學經費中拿出專項資金，購置必需的櫥柜、檔案盒、影像資料設施、計算機、數碼技術等設備。要加強檔案室的安全設施建設，配置消防栓、滅火器、視頻監控等設備，及時檢修電路電線，消除火災隱患，確保檔案存放安全。

（三）加強檔案工作的隊伍建設。各學校要堅持專職為主、兼職為輔的原則，選拔培養專業的檔案管理人員，實行梯次化培養、梯次化管理，確保人員不斷層、管理不斷檔。要加強對檔案工作人員的政治理論培訓，著力提高思想道德素質；加強檔案人員的作風建設，著力強化責任意識、擔當意識、奉獻意識；加強對檔案工作人員的業務能力培訓，確保勝任崗位工作。

（四）注重檔案材料的收集整理。有關檔案材料要及時收集、及時整理，及時建檔入檔。每個學期開學后，各學校首先要明確每個處室需要收集整理的重點材料。學期末，要分別匯報一學期來學校各自領域檔案收集、整理、分類以及存在的問題等情況。每年寒暑假期間，各處室要將定型檔案裝訂成冊后移交到檔案室,并查漏補缺，發現問題及時解決。

（五）做好檔案材料的開發利用。各個學校要根據自身層次與特點，重點在校園文化、教育教學、學生管理等方面，對本校檔案進行開發建設，將開發出的有價值的資源存入校園網絡資源庫，如本校教師的優秀教案、各學科的試題庫、教育教學的優秀專題文章、校史中的大事記、有代表性的影像圖片等，上傳到網絡，以供教師隨時瀏覽使用。