學校培訓項目經費管理系統設計及其應用

　　【摘要】 在企業財務管理信息化水平日益提升的今天，開發適合企業特點的信息系統，對提升企業財務管理水平將起到巨大的推動作用。文章通過對系統設計和應用方面的闡述，淺談了財務信息化的問題，供同行借鑒。
　　【關鍵詞】 培訓； 經費管理； 信息化
　　
　　一、前言
　　
　　隨著企業內部改革和精細化管理的不斷深入，財務管理由原來的粗放型財務管理模式逐步向規范化的管理模式轉變。學校單位的經費控制逐漸加強，然而學校搞培訓的成本卻在逐年增加，費用增加和經費減少的矛盾日益突出，解決矛盾的根本途徑就是要在控制成本支出上大做文章。要有效控制成本支出，制定切實有效的績效考核體系是十分必要的。要考核就要有數據，數據來源于財務，然而直接從財務獲取的數據無法直接作為績效考核的依據，必須通過對賬才能應用。但是每月月底手工對賬的工作量很大，只是簡單的事后控制，起不到事前、事中控制的作用，管理滯后。這樣就需要建立一套既適合行業特點，又能夠把日常財務收支與績效考核連接起來的經費管理系統。系統的建立不僅可以在財務部門與各業務部門之間構筑起嶄新的信息交流平臺，加快財務信息化建設的步伐，而且可以滿足學校經營管理的需要，加強經費管理，有效控制校內各個方面業務的收支平衡，有效地掌握各個培訓部的收支情況，完成上級規定的預算指標，全面提升單位的財務管理水平。
　　
　　二、系統介紹
　　
　　（一）系統簡介
　　這套系統是一套適合培訓教學單位使用的經費管理系統，系統包括以下幾個模塊：
　　1.單班經費管理模塊
　　（1）班級管理模塊：實現班級錄入、班級管理功能。將財務核算與管理延伸到班級，實現對所有培訓部門所辦班次的管理。
　　（2）收入管理模塊：實現收入錄入、收入管理功能。財務人員在這里對上報的收入數據進行查看和鎖定，每筆數據輸入相應的憑證號，實現經費管理系統與賬務系統的對接。
　　（3）支出管理模塊：實現支出錄入、支出管理功能。財務人員在這里對上報的支出數據進行查看和鎖定，每筆數據輸入相應的憑證號，實現經費管理系統與中石化賬務系統的對接。
　　（4）數據查詢模塊：提供了全面、便捷的數據查詢功能。各個用戶在這里輸入查詢條件，就可以輕松的查詢各個時段的數據信息。
　　2.歸口費用管理模塊
　　實現各部門費用中賬務無法歸集的費用項目的線上錄入、審批功能。如內部車輛使用費、教室使用費、內部教師課時費的歸集。
　　3.績效考核管理模塊
　　（1）上報預算模塊：各個培訓部的核算員在這里上報收入和支出的預算。系統根據實際發生費用生成經費預算與實際情況分析表以及預算情況查詢表。
　　（2）績效考核模塊：系統根據前期審核無誤的數據自動生成：各部門費用收支明細表、按部門的班級收支明細表、按部門統計的班級個數、課時工作量統計表、各單位績效考核兌現情況表等。通過這些分析表，決策者可以非常清楚地看到各部門的收支情況，預算的完成情況等。
　　系統將各培訓部門的日常收支納入信息化平臺的統一管理，實現了單位績效考核分析數據的網上全過程管理。更加全面、準確、詳實的數據自動生成各種數據報表，便于領導分析決策，構筑起了財務部門與單位其他部門之間、財務部門與學校領導之間嶄新的網上信息交流平臺，全面提升了單位的財務管理水平。
　　（二）系統技術架構
　　體系結構：java+sqlserver2000 B/S模式開發
　　操作系統：Microsoft Windows2000 Server
　　瀏覽器：IE等
　　（三）系統工作流程
　　（1）上報預算：各單位在年初編制成本費用和收入預算，并輸入到系統中，經過有關領導的審批后生效。
　　（2）收入支出工作流程（見圖1）：
　　
　　（3）數據分析：正確的數據進入系統后，形成報表，進行數據分析。
　　
　　三、系統應用情況
　　
　　該系統在2005年開始應用于勝利油田職工大學，經過不斷的升級、優化，已經成為一套較成熟的適合學校培訓項目經費管理的信息化系統。應用單位在每個培訓部門設立了專職核算員，負責本部門的收支對賬工作。系統會給每個核算員設立用戶，由各個核算員統一負責本部門系統中數據的錄入和維護工作。
　　這套系統通過單位中各層次用戶的應用，會貫穿到單位日常的財務收支工作中。財務人員負責的各個培訓部門的每筆收入和報銷業務通過財務系統入賬后，都要同時查看經費管理系統中各個核算員上報的數據，進行鎖定后，完成每筆收支業務的數據錄入。經費管理系統中每筆數據相應的憑證號，實現兩個系統的對接。通過應用這套系統，各個培訓部門可以很清楚地了解本部門的每筆收入、支出情況，財務部門也可以很清晰地了解各個部門每天的開班情況、收入、支出情況和預算執行情況。省去了手工進行數據的匯總和分析，月底各個培訓部門只需打開電腦，進入經費管理系統對本月的數據進行查詢，就可非常清楚地看到每一筆的收入、支出，輕松的實現與財務部門的網上對賬，免去了以前來回往財務科跑的弊端，提高了工作效率。
　　這套系統的實施效果可以總結為以下幾點：
　　（1）強化內控、加強管理。通過系統的實施，進一步強化了財務內部控制管理，提高了財務、預算管理水平，減少了不必要的支出。
　　（2）全面預算、細化管理。將各級單位全部的收入、成本全面納入到預算管理的范疇中，實現了預算編制、審批、調整、執行、分析、預警、控制的全過程管理，真正把預算系統從二級單位認真貫徹執行到了三級單位。
　　（3）穿透查詢、方便靈活。提供了自上而下的便捷的數據查詢平臺，真正實現了信息共享。對會計核算信息、預算管理信息提供了“穿透查詢”功能，實現了信息查詢的“由表及里”、“整體至具體”、“結果到過程”的跟蹤功能，查詢功能靈活方便，相關信息隨手可得。
　　（4）系統集成、信息共享。通過集成實現了信息共享，充分利用了各相關單位已有系統的信息，使信息流在管理過程中流動起來。解脫了手工對賬，減少了財務人員的工作量，提高了工作效率。更重要的是大大提高了會計核算的及時性、準確性以及會計預算的嚴肅性。
　　
　　四、系統拓展
　　
　　系統中增加了“費用網上簽批模塊”以適應資金集中管理對經費管理的需要。該模塊實現了經費的事前管理和控制，是對目前財務管理向事前控制的延伸，也是對財務核算系統的有效補充。希望通過該模塊能進一步規范費用運行的管理流程，通過將各環節的審批透明化，起到各環節相互監督的作用，督促各級各部門盡快按規范處理相關的業務。同時模塊的上線能夠適當的消除因地域不便造成的簽批不及時等問題，使領導能及時掌握經營動態，提高財務信息化的水平。
　　系統中增加了“合同申請網上簽批模塊”。由于現在較多學校地域分散，存在分校區，為了解決業務人員簽合同來回跑的弊端，系統將合同申請表納入網上簽批管理。按照合同申請的審批流程，各用戶能動態跟蹤合同申請的審批情況，并實現合同申請信息的自動流轉。這個模塊的上線減少了業務人員往返跑的次數，提高了工作效率，便于合同各歸口部門的查詢、便于領導及時掌握合同申請情況。
　　為了適應不斷發展的財務信息化工作，我們構想在不斷完善經費管理系統功能的基礎上，充分利用現有的信息化技術手段，建立起覆蓋整個學校的財務信息網絡平臺，把學員信息、學員在食堂就餐、學員在公寓的住宿管理全部納入信息化管理的平臺。學員來到學校學習，填寫學員登記表后，將學員信息錄入微機，這樣學員的培訓費交納情況、住宿情況、就餐情況，就可以在一套系統中完成。并且系統將不斷完善預警、分析功能，使之可以滿足不同層次管理人員不同的信息需求。使之能夠為基層管理人員提供及時準確的成本費用信息，以實現預算管理、控制成本費用；為中層管理人員提供詳細的管理信息，以實現投入與產出的最優配比；為高層管理者提供決策信息，以衡量收益與風險的關系，制定學校的長遠發展戰略，最終實現“數字化校園”的構想。
　　
　　五、結束語
　　
　　該系統突出了財務部門的服務、反映和監督職能，強化了單班費用管理措施，充分利用學校的人才優勢和信息技術優勢，從培訓費用的源頭抓起，從嚴控制了培訓費用發生的各個節點，實現了降本減費。這套系統是財務信息化建設的有益補充，能夠全面提升單位財務管理的水平。●