淺析備用金制度降低工程成本原理

　　【摘要】 文章將通信施工企業的工程項目成本按來源劃分為固定成本、財務人員付現成本和項目經理付現成本三部分，建立一般工程條件下項目經理付現成本模型，采用實證法對該模型進行驗證，并在此基礎上就多階段備用金模型進行探討。
　　【關鍵詞】 通信施工； 備用金制度； 工程成本； 項目經理
　　
　　一、相關假設與說明
　　
　　假設一個工程項目的合同決算額為J，預計總成本為C，則按來源可以將C劃分為三部分：C0——分攤的與該項目有關的固定成本，如折舊、固定工資等；C1——由財務人員付現的成本，如材料費、人工費、分包費、賠補費等；C2——由項目經理付現的成本，如日常開銷、小額工具、招待費等。
　　則：C＝C0+C1+C2
　　1.C0與工期、人員配備及工作效率有密切關系，但在一定工期和施工力量的前提下下降的空間很小，且項目經理很難控制該成本。
　　2.C1是財務人員嚴格按程序付出的成本。實際工作中，它先由項目經理根據工程實際情況寫出申請交相關主管審批；然后由財務付款。除非找到低于市場平均成本的產品或服務，否則C1下降的可能性很小。C1包括全部主要材料費、對公賠補費、部分分包費、人工費等。
　　3.C2是項目經理借款開銷的成本，等于借款總額減借款余額，考慮到工程結束時借款余額很小，因此C2構成了項目經理工程總借款的絕大部分。
　　假定人（這里指項目經理）具有慣性（或惰性），即：手里持有的錢越多，花銷的欲望就越大。在慣性超過理性之后，花銷比正常情況下要多，“不知不覺”導致成本（C2）上升。假定人又具有趨利避害性，在制度監督和給予一定獎勵R條件下，項目經理會努力降低C2，嚴格控制C1，緊盯C0；使C2降至C2'，此時C ＝C0+C1+C2'+R，且C2'+R＜C2，項目經理“光明正大”拿到R比在C2中侵占或多開銷會得到更大的滿足感。因為R由財務人員支付，被包含在C1中，為便于下面展開分析，用新C1代替舊C1+R，字母C2代替C2′，則公式依然是：C＝C0+C1+C2。
　　4.成本在每時每刻“形成”。盡管形式上款項付出時才變為成本，但無形中主管、員工、相關的第三方等主體都在無時無刻“關注著”工程經費，因此各種成本是連續變量。假使橫軸表示工期（根據實際情況可以用月、旬、周、天甚至小時為單位），縱軸表示成本額，則C、C0、C1、C2曲線可以描述如下形狀（見圖1）：
　　（1）C0較平穩，接近常量。
　　（2）C1從0開始以0結束，前期小，后期大，主要因為工程結束時需要付大量的材料費、分包、賠補費等。
　　（3）C2主要是項目經理日常開支，也從0開始以0結束，工期最緊張時（工期中間）開支最大，曲線比較平滑，接近于拋物線。
　　（4）C則由曲線C0、C1、C2累加而成。從C0開始以C0結束。
　　
　　二、單階段備用金制度模型
　　
　　根據以上分析假定：C2≈A=b*T
　　其中：A為項目經理總借款；T為工期；b為每單位時間內的備用金。
　　圖2解：縱軸（y軸）表示開支數，橫軸（t軸）表示工期。
　　令C2=f（t），工期為T，d=T/2，D為工期最緊張時（d時）開支的最大額。因此，C2的具體函數形式可化為：
　　f（t）=D-（t-T/2）a=D-（t-d）at∈[0，T] 公式（1）
　　（a為大于零的偶數，實際是由工程類別決定的項目經理開支特性系數）
　　理論上C2是f（t）與t軸所夾的面積。即：
　　當t=0時，f（t）=D-（0-d）a=0可知D=da，注意到，T=2d及a+1為奇數，
　　則由公式（2）可推出：
　　C2=DT*[1-1/（a+1）]=daT*[1-1/（a+1）] 公式（3）
　　由于C2≈A=b*T，則b≈da[1-1/（a+1）]
　　1.C2與開支最大量D、工期T及項目經理開支特性系數a都成正比。注意到D=da和d=T/2，所以C2實際與工期T及項目經理開支特性系數a成正比。
　　2.工期延長時C2隨之變大，工期安排緊湊時C2隨之變小。
　　3.當項目經理惰性超過理性時開支欲望變大，開支特性系數a會變大，C2曲線向外的張力也變大，與t軸所夾面積隨之擴大，導致C2上升。反過來當項目經理理性超過惰性時，工作盡心負責（此時工期往往安排得比較緊），開支欲望比較客觀、趨小，開支特性系數a會變小，C2曲線向內的縮力變大，與t軸所夾面積趨小，使C2下降。
　　4.由上述論證過程可知，實行備用金制度可以使項目經理及時報賬，其持有工程經費時間縮短，報賬時又經過財務審核和主管審批，因此，人為地虛報費用會被降至最低點，非故意（不知不覺中）多報的項目或費用也會被及時制止，項目經理的開支欲望會被控制在客觀的范圍內，開支特性系數a不會變大，因此控制了C2的不正常上升，從而使工程總成本降低。
　　
　　三、實證分析
　　
　　本案例實際數據來自筆者單位任職的某成本核算工程處2000—2004年伊犁電信市話項目的收入成本開支情況。
　　2000—2001年未實行備用金制度，項目經理需要經費時就申請借款，報賬也不及時；而2002—2004年實行了“準備用金制”，即每月借款不超過一定數額，月月報賬，不報不借，且逐步加大了費用審核力度，所以工程毛利率逐年上升，從2000年、2001年（2001年包含部分2000年未完工程）的24.7%上升到2004年的29.62%，平均每年上升0.98的百分點。2001年后單項工程金額小、項目多、工點分散，且調遣費只計取當年最大工程項目的調遣費，因此整體工程的利潤空間在下降，可見實行備用金制度可以每年提高近1%的工程毛利率（見表1）。
　　此外，2000—2004年我國消費物價指數CPI穩中有升，而工程決算單價不變。在可比基礎上，實際工程毛利率逐年上升的比率會更明顯，這進一步凸顯了備用金制度在控制費用開支上的促進作用。
　　
　　四、多階段備用金模型（以三階段為例）
　　
　　如圖3所示，項目經理的開支曲線在工期T內有多個不同的拋物線模型，用一個統一的函數不容易表達，但它可以用如下多階段函數表達：
　　f（t）=F1（X）=D1-（t-d1）a1（0≤t＜t1）F2（X）=D2-（t-d2）a2（t1≤t≤t2）F3（X）=D3-（t-d3）a3（t2≤t≤T）
　　此時，根據上式C2和整個工期算出的平均備用金來借款報賬就顯得不合適，因為該項工程各階段開支性質不同，只能對不同階段適用不同的備用金金額。原因很簡單，依上圖和模型，假如求出備用金b=C2/T，則在工段（0，t1）內，資金會過多地沉淀在項目經理手里，加大項目經理的花銷欲望，不利于降低成本；而在工段（t1，t2）內，資金又不夠，往往會影響工程進度，間接地加大成本。因此在工段（0，t1）、（t1，t2）、（t2，T）分別適用不同的備用金b1，b2，b3，才會使成本降低。其中：
　　實際工程中，C2曲線有很多種，這里只舉例特殊情況，僅在證明備用金制度的作用原理，說明項目經理開銷欲望特性與C2乃至總成本C的關系。盡管不同的工程其C2曲線不同，適用的模型不同，但各種模型的解釋最終會落在項目經理開銷特性系數a上，降低a總能降低C2。●
　　
　　【參考文獻】
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