信息化環境下全面預算管理系統的構建

　　【摘要】 文章分析當前企業管理實踐中屢屢遭遇預算失敗的主要原因，探討利用信息技術來完善全面預算管理，著重從預算管理的流程角度，提出如何利用企業原有的管理信息系統重構全面預算管理系統，包括預算編制、預算控制、預算調整和預算差異分析等功能模塊的基本需求。
　　【關鍵詞】 全面預算；信息系統；控制
　　
　　全面預算管理作為現代企業的一項重要的管理工具，將企業的總體戰略和具體各個階段的經營策略相聯系，統籌安排企業人、財、物等各個方面的資源配置，合理控制企業供、產、銷各個環節，兼顧到企業價值活動的方方面面，同時又在企業的業績評價中發揮著重要的作用。正如戴維·奧利所說：“全面預算管理是為數不多的幾個能把組織的所有關鍵問題融合于一個體系之中的管理控制方法之一。”
　　在許多企業的管理實踐中，全面預算管理收效甚微，甚至形同虛設，引起理論界和實務界的反思。一方面，企業經營規模的擴展和業務的多樣化，企業內外部環境的不斷變化，企業管理層切實需要全面預算管理來統籌兼顧企業價值活動的各個方面；另一方面，全面預算管理在當今的社會經濟環境下的復雜性使其變得難以為管理層所駕馭。解決這一矛盾的方法就在于充分利用信息技術構建企業的全面預算管理系統，簡化和優化預算編制、預算調整及預算分析等各項工作，使全面預算管理真正在企業管理中發揮作用。
　　
　　一、預算失敗的原因分析
　　
　　在實踐中，眾多企業預算失敗的案例使得全面預算管理正處于一個尷尬的境地。于增彪認為，預算失敗可區分為兩種：一種是預算執行者未能完成預算指標；另一種是預算作為一種管理制度，在應用或實施的過程中由于某種原因而中斷，或者應用或實施一直未中斷但已形同虛設。分析這兩種預算失敗的原因，不難發現這些失敗都是由于沒有正確地進行全面預算管理，或者錯誤地理解了全面預算管理所導致的。
　　（一） 忽略了預算執行的事中控制
　　目前許多企業對全面預算管理的認識存在根本錯誤，認為全面預算管理僅僅就是預算的編制。因此，這些企業在制定了年度預算之后便不管不顧，最終導致了預算失敗。
　　預算的編制僅僅是全面預算管理的起點，預算的執行和預算的事中控制是全面預算管理的重要環節。預算的編制可以說是事前的控制，制定了企業經營管理活動所應達到的標準和水平，對企業的各項資源進行整體性的安排。然而如何確保企業實際的經營管理實現預算目標則要依賴于預算的實時反饋及事中控制功能。如果沒有對預算的執行情況進行反饋和實時控制，則預算目標將無法起到對企業經營活動的指導作用，預算也將成為毫無意義的一紙空文。預算目標無法實現，即導致了前面所提到的第一類預算失敗。
　　（二） 預算編制基礎不合理
　　預算的編制是預算管理工作的起點，預算的執行、預算的控制以及預算的差異分析都是以年初所編制的預算為依據，因此預算編制工作對于預算管理的效果至關重要。預算編制的方法多種多樣，但是無論采用哪種方法，都離不開企業的整體戰略，離不開對市場環境的分析和預測以及企業的各項歷史數據。只有在企業總體戰略的指導下，對市場前景作出客觀判斷，對企業的各項數據包括財務和非財務數據作出合理的分析，全面了解企業現實，才能保證預算編制的正確性和合理性。
　　隨著市場競爭的日益激烈，企業經營面臨越來越多的不確定性，對企業產品銷量和市場前景的預測也愈發困難；從企業自身來看，企業內部的生成數據信息也是紛繁復雜的，包括以前年度預算數據、預先設定的政策性數據、成本費用數據以及各種分析數據等等。并且經營規模的擴大和業務的多樣化將導致內部生成的數據量幾何式增多。此時企業內部若沒有設置數據庫對各項數據進行系統地收集、匯總和分析，則企業預算編制的基礎數據將不夠完整和準確。
　　此外，企業內部部門之間、上下級之間的信息不對稱成了孳生預算松弛這一現象的土壤。各部門乃至于員工與預算管理部門討價還價，提供不確切、不完整的信息，不僅導致預算編制耗時過長，而且在此基礎上編制的預算并不能代表企業的真實水平。
　　（三） 預算差異分析不到位
　　對預算執行結果的差異分析是企業業績評價的依據。預算的差異分析要求對預算執行的實際值和預算值進行對比，分析差異產生的原因，找出增值作業和非增值作業，在此基礎上進行相應的獎懲，對相關業務環節進行優化，提高效率，同時將分析結果作為下期預算編制的重要資料。
　　然而在企業的管理實踐中，對預算執行結果的差異分析往往執行不到位。差異分析需要以企業實際經營管理中的各項信息，包括財務信息和非財務信息，企業內部的信息和外部市場環境的信息。對如此龐大的信息量進行有序地收集、匯總和分析，有目的性地從中找出造成預算值和實際值差異的原因，對企業而言是十分困難的。
　　（四） 不能對預算進行動態調整
　　在當前的競爭環境下，企業的內外部環境都處于不斷的變化之中。在這種瞬息萬變的環境下，要在年度預算之初就對市場各個方面做出準確的預測是不可能的。企業必須隨著時間的推進，根據環境的變化對預算做出相應的調整，才能保證預算目標在各個期間的合理性。當然，這種對預算的調整必須有充分的依據。
　　在企業的經營現實中，預算往往無法實現動態調整。預算的動態調整需要企業各個分部和部門提供相應的數據，如各地區銷售環境的變化、生產線運行情況、產品研發情況等等，在此基礎上對預算進行相應的調整；另外，預算的調整牽一發而動全身，預算的局部調整可能對預算整體造成很大的影響，如對銷售量的預測的變化將影響生產、采購等多個部門的經營。因此，從數據來源上講，企業需要的數據及時性和完整性難以得到保證；從技術上講，預算調整對預算部門采用的預算編制和調整工具提出了更高的要求。
　　
　　從總體來看，當前企業的全面預算管理并不“全面”，企業往往將工作重心放在年初的預算編制上，而對預算的控制、調整和差異分析往往敷衍了之。從態度上看，導致這一局面的原因在于企業對于全面預算管理的理解不夠全面；從技術上看，企業缺乏一個有效的工具來保證預算數據的收集分析、預算的事中控制、動態調整和事后差異分析等各項工作的順利進行。上述預算失敗的原因大多數是因為數據收集和信息反饋缺失所致，因此本文認為，通過利用信息技術構建全面預算管理系統，可以有效解決上述問題，并將在很大程度上保證企業全面預算管理的有效實施。
　　
　　二、 構建全面預算管理系統的總體思路
　　
　　目前我國企業的信息化建設已達到一定水平，大部分企業都已建立管理信息系統管理企業日常經營活動的方方面面。因此，企業完全可以在原有的管理信息系統的基礎上，構建預算管理信息系統。預算管理信息系統應符合如下幾個方面的要求：
　　（一）包含全面預算管理的各個環節
　　全面預算管理從流程上看應包括預算編制、預算執行控制、預算調整以及預算差異分析等環節；從內容上看，全面預算管理包括業務預算、資本預算、籌資預算和財務預算等內容。全面預算管理系統在功能模塊的設計上必須體現以上環節和內容。
　　（二）支持數據錄入和處理的自動化
　　全面預算管理的各個環節都涉及大量的數據。預算編制需要各種預測數據、歷史數據；預算的執行控制需要層層分解后的預算數據作為執行依據；預算的動態調整需要最新的企業內外部數據；而預算分析需要實時生成的實際數，以便對預算數和實際數之間的差異進行對比。如此龐大的信息量，必須依靠信息技術對這些數據進行自動的輸入和分析。如引入以前年度預算，在此基礎上編制新的預算或者滾動預算；將上級的預算目標層層分解至基層，甚至到每一個員工；將年度預算目標分攤至各個季度或者各個月份等等。通過對系統的設置，可以快速完成數據的收集和分析，同時保證數據的準確性，通過檢測預算平衡功能，可以保證各個部門的預算數與預算數的平衡、年度預算與季度、月度預算之間的平衡。
　　
　　（三）界面友好方便操作
　　全面預算管理涉及到企業的人財物三要素，供產銷三環節，各個部門甚至每個員工都有可能接觸到該系統。系統的界面是否友好、操作是否方便直接影響到該系統在提高企業效率方面發揮的作用。因此系統的設計必須考慮到相關人員的需求。如預算編制需要實際數以及預測數作為參考；在進行各項預測時需要系統提供各種預測方法以供選擇；在瀏覽預算任務時需要提供將年度預算細化到季度預算、月度預算的快捷操作；系統需要提示每個部門甚至員工當前預算完成情況等等。
　　（四）實現與原有管理信息系統的對接
　　雖然企業目前采用的管理信息系統（如ERP）可能在設計或功能上存在著一些缺陷，但目前ERP依然滲透到企業生產經營的各個方面。預算編制所需要的許多數據如銷售數據、成本數據、庫存數據以及產能數據等等，都可以直接從ERP系統中導入；預算的執行也需要與ERP系統相結合，才能真正實現事中控制；預算差異分析需要將預算管理系統生成的預算數和ERP系統所生成的翔實的實際數進行對比分析等等。因此在數據接口設置等方面預算管理系統需要和原有的管理信息系統實現對接，同時需要對原有的信息系統進行適當優化和改良，以滿足實時控制和動態調整等各方面的需求。
　　
　　三、構建全面預算管理系統的具體方法
　　
　　在構建全面預算管理系統時需考慮的細節很多，需要企業各部門的配合來實現全面預算管理的各方面需求。從預算管理的流程來看，系統的構建至少應考慮以下方面的需求。
　　（一）預算編制功能需求分析
　　在預算編制環節，要涉及的內容包括編制方法、預算周期、數據來源以及預算審批等各個方面。預算編制的最終目標，是在企業戰略規劃的指導下，結合對市場環境的分析和企業自身能力，按照一定的程序和方法，形成各方面廣泛認可的、全面、系統的預算，通過層層分解，具體安排每個部門甚至每個員工的預算任務。
　　1.預算編制方法
　　在預算編制方法功能設計上，應給予企業選擇的空間，包括固定預算、零基預算以及作業預算等等。特別是在強調通過流程重組來企業提高競爭力的今天，在優化作業流程的基礎上編制預算可降低預算編制的人為操縱因素，比較容易與信息系統結合起來，并作為企業持續改進的依據，但采用作業預算對企業的管理水平要求較高。
　　2.預算編制流程及審批
　　預算編制是一個全員參與、上下級不斷協商和溝通的過程，既包括自上而下的分解預算，又包括自下而上的匯總預算。因此，系統必須滿足不同層級人員參與預算編制的需求，明確各個層級的人員應該填制的預算表項目，設置不同員工的瀏覽權限、修改權限和審批權限，保證預算的嚴肅性。
　　以銷量預測為例，在對銷量進行預測、進而編制業務預算之前，企業預算編制部門在預算管理系統上提供企業戰略計劃資料以供相關人員參考；銷售經理根據銷售部門當前簽訂的合同以及對市場的分析進行銷量預測，并將預測報告上傳至管理系統；預算管理部門根據預測報告結合以往年度銷售情況，采用適當的預測方法編制銷量預測表，根據經審批的銷量預測表和市場價格信息，編制銷售預測表，再結合企業的賒銷政策編制企業的經營現金流量預計表（如圖1）。
　　3.預算編制數據來源
　　預算編制的準確性依賴于基礎數據的準確性和完整性。從企業內部來看，預算管理系統應做好與各個ERP子系統的數據接口，以便直接從其他子系統獲取需要的數據，如企業的會計核算數據、預先設定的政策性數據、已審批的資本預算執行情況數據等；從企業外部來看，系統應考慮設置與企業合作伙伴之間的數據接口。當前市場競爭是企業價值鏈之間的競爭，因此企業在編制預算時應考慮到上下游合作伙伴的實際情況，如上游供應商的生產計劃、下游廠商的銷售組合等等。
　　（二）預算控制和預算調整需求分析
　　只有對預算執行進行事中控制，才能真正發揮預算在優化資源配置、提高經營效率方面的作用，才能真正實現企業的戰略目標。利用信息系統進行事中控制，可以保證預算執行數據的及時反映和預算控制措施的實施到位。
　　1.控制模式
　　計算機信息系統的控制模式通常有兩種：一是由計算機進行自動控制；二是人工參與控制。全面預算管理系統需要靈活運用這兩種控制模式，強化預算的事中控制功能。
　　自動控制是由系統自動根據預先設定的控制條件進行控制，根據控制的松緊程度又可分為嚴格控制和非嚴格控制。在全面預算管理系統中，嚴格控制是指當計算機判斷出實際業務發生額大于預算額度時，計算機自動終止實際業務的發生。嚴格控制的控制環節可設置在輸入環節，也可設置在審核環節。其中，輸入環節的控制是最嚴格的控制，易實施，但在實際應用中較為死板；審核環節的控制，可以根據審核人級別的不同，賦予不同的額度或審批權限。非嚴格控制是當計算機判斷出實際業務的發生額大于預算額度時，計算機發出警告信息，而不自動終止實際業務的發生。
　　全面預算管理的人工參與控制方式是指在實際業務發生之前，預算管理信息系統只給出預算額度和已經發生的實際數，由人來判斷即將發生的業務是否超過預算。若認為超過預算，則人為終止業務發生。人工控制方式相對比較適用于對不經常發生的業務的控制。
　　2.預算內控制和預算外控制
　　對于一般的業務，自動控制即可達到控制效果。在業務實際發生時系統應將預算數與發生累計數進行對比，若累計數小于預算數，則系統允許執行該業務，業務可以順利進行。例如對于某個銷售人員，若其在某一月份所實際發生的營銷費用未超過預算數，則其費用申請將被系統自動批準。
　　對于特殊的業務，則需要人工控制的參與。例如，若一項費用超過預算設置的當月數額，計算機將不允許該項業務的發生。此時需要進行特殊事項審批。負責該業務的人員應將具體的審批申請發送至具有審批權限的負責人，由該負責人進行特別審批。在由于經濟環境發生重大變化而需要對預算進行相應調整的情況下，則應進入預算調整模塊進行相應的處理。
　　總之，任何業務如果沒有相應的預算支持，業務申請在系統內就不允許發生；只有經過特別審批程序進行預算調整后，相應的業務才能夠辦理。在系統設置中，每項經濟業務都可以與某一預算項目相對應。在業務審批過程中，擁有審批權限的人員不僅能看到經辦部門申請的全部業務信息，還能夠查看相關業務預算的余額、進度及相關信息，據此作出同意業務申請、駁回申請等決策。
　　3.全面預算管理預警機制
　　預警機制主要包括兩個方面：一是指對外部環境變化進行預警，以對預算進行動態調整，或在外部環境發生不利變化時采取更進一步的措施保證預算目標的實現；二是指經營結果的快報和日常工作緊張程度的預警機制，在ERP系統中查找違背經營政策或經營中存在風險的項目基準，將系統數據篩選出來生成報表，以提醒相關人員及時進行處理。
　　（三） 預算差異需求分析
　　對預算數和實際數之間的差異進行分析是進行業績評價和企業持續改進的基礎。在預算管理系統之中，對預算進行差異分析將更為及時和準確。一方面，企業由于業務的驅動而實時將大部分的業務數據錄入到ERP系統之中，因此，預算管理系統能夠實時地從其他子系統中獲取數據，作為分析的依據；另一方面，預算管理系統對預算的分解必須足夠細致，具體到每一月份、每一地區、每一部門甚至每一員工，從而保證對預算數和實際數的差異原因的分析更加具體。
　　在差異分析模塊，除了支持各個項目的預算數和實際數對比得出差異數之外，還應該提供更為細致、靈活的分析功能。例如某個月份企業未實現其銷售目標，系統自動提示是那項業務未實現其預算目標，進而細化至哪個部門、哪個小組甚至于哪個銷售人員。如此才能真正了解造成差異的原因，也能更好地實現相應的問責和業績評價。
　　
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