輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的應用

　　【摘要】應收及暫付款的賬務處理涉及到各類輔助編碼的應用，統(tǒng)一規(guī)范的輔助編碼的設置及應用可以極大提高工作效率和準確程度。以安陽師范學院使用的財務軟件為例，探討輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的設置，以及在賬務查詢、支付、核銷過程中的實際應用。
　　【關鍵詞】輔助編碼；應收及暫付款；賬務處理
　　
　　財務軟件中代碼一般分為科目編碼和輔助編碼。科目編碼在會計制度中做出了明確的規(guī)定，而輔助編碼則根據單位自身的核算要求進行具體設置。應收及暫付款的賬務處理涉及到各類輔助編碼的應用，應收及暫付款的輔助編碼通常包括往來號、姓名碼、項目號等。在實際工作中，統(tǒng)一規(guī)范的各類輔助編碼的設置及應用可以極大提高工作效率和準確程度。本文以安陽師范學院在用的財務軟件為例，探討輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的設置和應用。
　　
　　一、輔助編碼的設置
　　（一）輔助編碼中往來號的設置
　　在應收及暫付款賬務處理中，每一個往來號代表一筆獨立的往來業(yè)務，比如：預付安化工程款、李明借款等，為了便于分類查詢管理，可以用阿拉伯數字來設置往來號。往來號最長有8個字段，每個字段表示不同的屬性。例如：往來號10016035，1-2字段表示該筆暫付款發(fā)生的年份，3-4字段表示該筆暫付款發(fā)生的月份，5字段表示錄入該筆暫付款人員的分機號碼，6-8字段表示該筆暫付款在記賬憑證中的順序號碼。如果需要查詢一筆業(yè)務，看到往來號就可以清楚地了解到該筆暫付款發(fā)生的時間、錄入人員、憑證號碼等信息，便于進一步查詢，非常方便。
　　（二）輔助編碼中姓名碼部門碼的設置
　　在應收及暫付款賬務處理中，每一筆經濟業(yè)務的支付都要有經辦部門、經辦人來執(zhí)行。部門碼的設置是經濟業(yè)務所屬的業(yè)務部門名稱，例如：實驗設備處、后勤管理處等。姓名碼就是經辦人的姓名，最長有4個字段，同時也是每一筆經濟業(yè)務在賬務處理中的直接反映。
　　
　　二、輔助編碼在應收及暫付款賬務處理中的應用
　　每一筆應收及暫付款在第一次支付時，首先在記賬憑證中錄入日期、憑證號及會計摘要，再錄入科目代碼、借貸方金額，下一步財務軟件系統(tǒng)將提示錄入該筆暫付款的往來號以及姓名碼，再下一步錄入部門碼，這樣一張記賬憑證錄入完成，如表1所示。
　　三、輔助編碼在應收及暫付款查詢中的應用
　　在應收及暫付款的支付、付款金額統(tǒng)計、暫付款的清理等環(huán)節(jié)，需要對已支付的款項進行統(tǒng)計和查詢，運用輔助編碼可以有效地提高工作效率和精準度。每一筆應收及暫付款都有往來號，查詢不同的業(yè)務，運用不同的關鍵輔助編碼，解決查詢的內容。以李明的借款情況查詢?yōu)槔皇峭送铐棙I(yè)務的查詢，以往來號為查詢關鍵字。因為一筆暫付款只有一個編號，如果此筆借款尚未結清，查詢的借方金額為已借款金額，貸方金額為已還款金額，借方余額為尚欠未還借款金額。如果借貸方金額相等則表示還清借款。二是同人不同款項業(yè)務的查詢，可以分步進行。例如李明借有多筆款項，要想查找其中的一筆，以姓名碼為查詢關鍵字。鍵入姓名碼——李明，關于李明的暫付款統(tǒng)統(tǒng)顯示出來，再以往來號查詢其中要找的暫付款的支付及結算明細情況。根據上述兩步的結果可以很快地看到該項目所有的支付、還款情況。
　　
　　四、輔助編碼在應收及暫付款支付、核銷中的應用
　　往來號、姓名碼、部門碼不僅便于查詢，更為方便往來業(yè)務的支付和核銷而設置。由于需要支付或核銷的每筆往來業(yè)務均可歸于一個特定的往來號，并且核對姓名碼以及部門碼，以確保口徑一致，可以有效提高工作準確度和效率。
　　
　　五、輔助編碼設置應注意的問題
　　1.設置往來號的目的是為了方便核算和查詢。它的設置一定要遵循統(tǒng)一的原則，往來號要用阿拉伯數字表示，簡單、明確，便于錄入。
　　2.往來號要根據自身管理的需要，按照一定的編列順序和既定的含義、格式編寫，顯示一定的意義，便于查詢和統(tǒng)計。
　　3.涉及同一筆業(yè)務的支出要以既定的往來號反映，不能隨意擴展，即同筆業(yè)務往來號唯一并前后一致，以提高統(tǒng)計查詢的準確度。
　　4.支付或結算應收及暫付款時，輔助編碼如往來號、姓名碼要保持一致，不得隨意修改或錄入。不然該筆業(yè)務本該結清，由于任一輔助編碼不符都會出現掛賬情況，在統(tǒng)計時反復出現，從而影響統(tǒng)計信息的可靠性。
　　
　　【參考文獻】
　　［1］ 李軍.淺談往來賬款管理［J］.財會通訊（綜合版），2008（5）.
　　［2］ 靳頡.淺析行政事業(yè)單位往來賬款的有效管理及回收［J］.財會研究，2008（18）.