高校完費注冊制度建設研究

　　摘要：文章主要研究如何通過收費管理與學籍管理信息化建設相結合、收費管理內部控制建設和制定教育收費管理規范的方式，為“完費注冊”制度提供技術和政策支持。
　　關鍵詞：收費管理；完費注冊；校園信息化建設
　　
　　近年來，隨著由于高校擴招、辦學多樣化、生源地地區經濟發展水平不一等原因造成高校學生拖欠學費比例逐年增長。雖然許多高校對此也普遍采取了“完費注冊”收費管理與學籍管理緊密結合（既學生交費完成之后方可注冊學籍，進行正常學籍活動）的管理措施控制欠費現象，但在執行的過程中仍然遇到很多問題，由于高校各職能部門職責劃分不夠明確，溝通渠道不順暢，各個學生管理部門工作系統相對獨立，辦公信息化建設落后，管理水平未能達到完費注冊制度的要求，高校學生教學改革、收費類別細化，導致收費內容日益復雜，加大了收費管理的難度。
　　一、華南理工大學現行收費管理探索
　　2006年初，華南理工大學發布了《華南理工大學教育收費管理暫行辦法》。該管理暫行辦法中明確了“完費注冊”的管理措施，對規范高校教育收費管理發揮了積極的作用。經過這幾年的實行，在校學生大面積拖欠學費的現象得到了有效遏制。2008年7月，為了提高收費管理水平，學校財務處聯合學生工作處和教務處建立了收費系統和學籍管理系統的數據共享系統。首先將財務處收費系統通過互聯網數據對接的方式，將收費管理系統的中每位學生的緩交、應交、已交、欠交數據共享給教務處學籍教務管理系統，由學籍系統根據財務處的收費信息進行計算判斷每位學生的交費情況，同步更新每個學生學籍權限資格。不欠費的學生獲得全部學籍使用（選課、查詢成績和提交答辯申請）權限，在緩交期限內的欠費學生僅獲得部分使用權限，而欠費的學生沒有學籍系統的使用權限。
　　該對接系統對各個職能部門原有的管理系統有很大的兼容性，有關部門只需做好數據發送和接收程序接口即可完成對接。不僅有效提高了財務處催繳工作效率和學生交費積極性，本科生迎新后整體欠費率從2006年9.34%的逐年下降到2010的4.07%。不僅如此，還極大節約辦公經費，合理利用現有資源。往年新生入學的時候，由于安排了新生現場報到交費，動員大批人手參加迎新工作，財務處的攤位總是所有迎新部門中最忙，并且排隊人數最多的地方，學生和家長叫苦連篇。現在，財務處在現場僅設立咨詢點，迎新期間及時更新新生的交費信息，緩交信息和貸款信息。由教務系統自行判斷學生的注冊資格，這樣就擺脫了以往新生入學大量學生排隊交費，加快學生辦理入學的速度，節省了swBBo0tM0FKikUtrLm6M8g==人力物力成本，也無需影響財務處其他部門的正常對外辦公。平時，財務處只需做好收費標準和收費金額數據的維護，學生和相關學生管理部門能及時查到學生的交費情況。從而為學費的催繳提供有力的技術支持。
　　二、華南理工大學執行交費注冊制度存在的主要問題
　　（一）財務處、教務處、宿管辦、學生和學院間信息傳遞不暢
　　雖然教務處和財務處之間有了系統對接，但是學生的交費信息在其他部門中共享程度依舊很低，大部分學生都不主動關心自己的交費情況，除了平時登錄學籍管理系統能了解到自己的交費信息。只有當學校催繳欠費、并對欠費學生進行相關限制的時候才會去想去了解自己的交費情況。當收到催繳通知的時候，往往說學校沒有及時通知其交費。學院也是被告知學院的學生欠費情況的。
　　（二）收費統計數據不嚴謹
　　財務處的收費統計數據與教學管理部門的統計數據時有偏差，現在綜合性大學基本都有幾萬名學生，每位學生的學籍和交費信息完全匹配是一個比較高的要求。學生的欠費催繳的工作主要是由學院來做，一旦出現財務處提供的學生欠費數據與現實不符，無疑會增加了學院催繳工作難度。當告知學院欠費學生人數和欠費總額時，學院就安排老師去做學生思想工作。過了一段時間后，教務處和學院間出現溝通問題，個別學生學籍信息未能及時處理，或者學籍管理者不按規范在教務系統后臺自行修改，導致財務處收費系統的數據未能及時更新，出現學生學籍和交費信息與現實不符的情況，學院的欠費學生名單無故出現變動。這樣不僅打擊學院催繳的積極性，而且學校管理者也懷疑財務處提供的統計數據是否真實。
　　（三）管理要求
　　華南理工大學是通過限制選課、查詢成績和課程考核等手段來敦促學生繳費。當學生入學之后，教務處已經為其安排了一套完整在校期間的修讀計劃，所有只能通過限制選修課來催繳欠費。部分暫時不用選課的學生就可借管理不到位而故意拖欠學費。例如，以華南理工大學為例，研究生在第一年就成功注冊學籍后，并提交培養計劃后就可以一路暢通無阻的進行自己的修讀計劃，尤其是那些課程考核在第一年就完成的學生，往往一直欠費到畢業前。學生宿舍調整頻率增多，學生在沒有住宿的情況下，是不欠費的，可以正常注冊當學年學籍，之后又發生調整宿舍了，系統重新調整欠費狀態，只要在期間學生沒有任何關于學籍考核或者其他學籍調整的手續，學生就可以一直欠費。研究生學制年限比本科生寬松，只要用不到學籍管理的系統，就可以暫時不用理會欠費的限制。雖然學校在最終學生離校的時候是可能收回款項的，且都是無息的還款，但是學校在此期間都要負債運行。如果嚴格控制學生上課的權利，這樣非常不利于學校正常開展教學活動。注冊手續是一項無法回轉的操作，只要學生注冊了學籍，就無法恢復到非注冊狀態。強硬的管理措施也會導致學生的不滿，教學管理部門因此也拒絕執行。
　　（四）管理難度增大
　　由于學校辦學手段不斷推陳出新，學生學籍變動類型成幾何式增長（如學分制、國內外交換生、獎學金滾動評定、參軍入伍、委托培養等等），學生調整宿舍次數呈上升趨勢。學生應交款在一個學期內很可能變更多次，如何根據學籍變動信息準確無誤的計算出應交費用，這就給財務處收費部門帶來了新的考驗。
　　由于學分制改革日益臨近，勢必產生學生學費調整次數增加。收費管理將從靜態轉變為動態，收費時間拉長，收費數額多樣化，收費標準多次調整，勢必加大收費管理的難度，傳統的收費手段無法滿足完費注冊制度的基本要求。
　　三、解決高校完費注冊制度中問題的對策
　　（一）建立一個學生信息共享平臺
　　現在，所有綜合性高校都很少有一套完整集成管理系統，各個職能部門都擁有一套自己相關的管理系統。現在市場上一套高校管理解決方案就需要十幾萬甚至上百萬，大部分都是以某一個業務項目擴展來開發的，雖然每個部門業務都涉及到，相比專業的部門管理軟件，不能完全滿足實際操作。收費管理通過建立一個信息共享平臺，通過于教務處、學生處、宿管辦進行系統對接的互換信息方式，能夠很好地解決數據共享的問題。不僅能節省重新購買整合系統的辦公經費，各部門也可以繼續使用原有的系統，提高了工作效率，推進了高校無紙化辦公建設，也節約了平時學生辦理各項手續的時間。該平臺直接鏈接到各個職能部門的管理系統，以學生的學號為唯一的識別碼。學生各類變動信息能及時在該平臺及時發布，并更新到各個部門的管理軟件中，所有部門的操作修改和記錄都有據可查。這樣可以有效降低違規風險，也可以加強內部控制。
　　整合所有部門的學生各方面的信息數據（如招生信息、學籍信息、住宿信息、交費信息、借書信息和其他相關信息等等），以學生學號為唯一索引。系統能及時記錄各個學生部門管理系統中學生各類信息發生變動情況，將逐條變動的記錄通過對接系統傳送給其他需要處理的部門。例如，財務收費管理部門，凡是涉及到學生收費標準的變動記錄（學籍變動和住宿變動），信息都保存在收費系統的臨時審核表中，待收費員審核后，再更新收費數據庫的學生學籍信息和收費標準信息，最后收費系統將更新后的學生交費信息反饋到信息共享平臺上，并及時傳送到各個學生管理部門的系統中，而各個部門系統根據學生更新后的交費信息，賦予學生相關的學籍和其他相關權限資格。
　　
　　為了更好地完善管理方式，建議建立利用移動通信的網絡發布學生交費信息，當學生登錄學籍管理系統，如果該生欠繳學費，系統主動彈出提示框。系統可以通過移動短信平臺將交欠費信息發到學生本人、教務員、輔導員、學院主管領導學生家長的手機中。系統還可以支持通過手機短信和手機網絡平臺進行wap查詢。借助手機短信業務，具有高效率、低成本、快速簡單、安全性高等特點，非常適合供學生提供收費查詢服務。因此，針對這種情況提出利用手機短信來實現“繳費信息提醒”、“欠費通知”、“服務監督”等項服務，其主要目的是利用信息化手段為高校與學生之間搭建全新的溝通渠道，充分體現其快捷方便的特點。使得學生及時了解學費繳費的各項情況，進一步提高高校學費的回收率。
　　（二）完善注冊管理制度
　　在建立共享平臺的同時，在不同管理環節應設立不同的管理方式。
　　現在也有很多高校實行學分制的收費管理辦法，高校學分制收費管理是未來發展的趨勢，如何實現學生的收費標準是根據學生自行的選擇，系統自動調整收費標準，學生可以以最快的方式進行繳費，或系統自行退費，才是最終實現的目標。對接系統聯合校園“一卡通”系統就是一個很好的解決方案。
　　學費：學生在教務系統上進行選課，我們可以借鑒酒店預授權凍結資金收費管理的方式。系統根據學生的選課結果提交收費標準給收費系統，然后學生按照提示的金額足額存入扣費的賬號中，收費員登錄系統審核結果后，進行凍結資金的操作。如果學生的選課因其他原因取消了，學生科提交退費申請，待收費員接到教務管理部門的通知后，在解除該生的凍結資金。當所有學生的選課結果得到教務處的最終確認，系統可將凍結資金轉入學校賬戶。
　　住宿費：學生如果調整宿舍后，由宿舍管理系統提交新標準后，待學校扣費。如何發生退宿和其他調整情況，學生在宿管辦辦理手續后提交退費申請，待收費系統接收到退費信息，由收費員審核通過后，在一定期限內將退款統學生賬號上。
　　加強收費管理工作的信息化建設是未來的發展方向，目的是將高校教育收費更加透明、規范和有效，增強高校財務管理與績效，為學校的高速發展提供做出貢獻。
　　參考文獻：
　　1、鄭立明.論高校學分制收費的理論基礎和現實意義[J].價