高校檔案收集歸檔工作中的幾個誤區

　　【摘要】收集歸檔是高校檔案工作的基礎性工作，但由于一些學校整體檔案工作意識的薄弱，導致各部門在收集歸檔工作中存在一些誤區，有待于澄清。
　　【關鍵詞】高校 檔案 收集歸檔 誤區
　　【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1009-8585(2011)02-00-01
　　
　　高校檔案工作是維護學校歷史真實面貌、傳承學校文化記憶的一項重要基礎性工作，是衡量學校教學、科研、管理水平的重要標志和依據。當然，較之學校教學、科研、管理等中心工作而言，檔案工作具有一定的滯后性，產生的當下效益也不是很明顯，這就決定了一些高校整體檔案工作意識的薄弱，在日常的收集歸檔工作中，也不可避免地存在一些誤區。
　　誤區一：收集歸檔工作無關緊要
　　高校檔案是高校文化的沉淀和高校歷史的記憶，具有不可替代的資料和憑證價值。檔案館依托檔案存在和發展，因此，學校檔案工作的首要工作是做好收集歸檔這項基礎性工作。但從收集歸檔工作的實際情況來看，存在的主要問題是一些部門完全缺乏檔案工作意識，根本不重視歸檔工作，導致檔案收集歸檔難度較大，檔案資料收集不完整、不齊全。導致這一現狀的根本原因是學校上下檔案工作意識的缺失。大家都認為，學校是教書育人的重要陣地，只要把教學、科研、管理等保證學校正常運轉的工作做好就行，至于這些工作產生的文件資料是否收集歸檔根本無關緊要。殊不知，檔案是學校發展歷史的見證，檔案的殘缺就是學校歷史的殘缺，一所沒有歷史的學校就是一所缺乏底蘊和根基的學校，不可能有良好的發展前景。一些學校在舉行校慶、院慶時，總要花大力氣編寫校史、院史等等，可想而知，如果沒有平時日積月累的收集歸檔工作，校史、院史的編寫工作就只能是空中樓閣。在高校，存在一種奇怪的現象是，一些部門平時根本不歸檔，到需要利用文件資料的時候，就想起檔案館是保存利用學校文件資料的地方。當然，這些部門到檔案館來查詢的結果就可想而知了。很簡單，檔案館只是保存利用文件資料的地方，但自身并不產生文件資料，所以，要想已有的文件資料實現利用價值，學校各部門自身首先必須配合檔案館，做好收集歸檔這項基礎性工作。
　　誤區二：整理立卷是檔案工作人員的事情
　　教育部和國家檔案局2008年新頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，”[1]（P8）這就是我們通常提到的部門立卷的歸檔制度。很明顯，這就是說，文件材料由哪個部門形成的，就由哪個部門負責整理立卷。整理立卷工作包括按照文件材料的自然形成規律對文件材料系統整理組卷，編制頁號，制作卷內目錄等工作。但在實際歸檔工作中，很多部門認為，整理立卷應該是檔案館的事情，甚至有人還詰問：檔案館為什么把整理立卷的工作推給各部門？自己為什么不做這些工作？個人認為，《高等學校檔案管理辦法》規定部門立卷的歸檔制度，原因如下：第一，各部門更了解自己部門文件材料的自然形成規律，組卷更科學、更合理；第二，各部門文件材料的收集整理工作與平時工作是同步進行的；第三、檔案工作人員的主要工作職責是對各部門歸檔材料進行更深層次的管理，例如分類、編目、上架、保管、查詢、利用、編研等等。總的來說，在收集歸檔工作中，檔案館和學校其它各部門各有分工，各負其責，收集歸檔工作其實不是檔案館一個部門的事情，而是學校各部門共同的事情。
　　誤區三： 重要文件材料部門留存不歸檔
　　在平時的收集歸檔工作中，發現一個奇怪的現象是，有的部門理直氣壯地認為，為了以后查詢利用方便，一些重要的文件材料由部門自己留存，不用移交檔案館保存。他們的理由是：有些文件在以后的工作中經常要查詢利用，留在自己部門可以隨查隨用，何必多此一舉由檔案館保存。其實，由檔案館保存的原因很簡單：第一，檔案館是學校永久保存和利用檔案的職能部門，與學校工作相關的重要文件材料都應該由檔案館保存；第二，檔案館能永久保證文件材料的安全，各部門無法達到這一要求；第三，檔案館隨時為各部門提供文件資料查詢利用服務。所以，越是重要的文件材料，越應該按照歸檔要求及時向檔案館移交，否則，就會造成大量重要檔案史料的流失，給學校的發展造成一定的影響。
　　誤區四：歸檔文件不用移交原件
　　有的部門不向檔案館移交文件材料，有的部門則采取另外的措施：原件自己留存，給檔案館移交復印件，真所謂“上有政策，下有對策”。但殊不知，這一看似合理的做法其實體現了對檔案管理辦法的一無所知。《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案的定義是：“本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案）是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]（P3）由此可見，檔案的重要特點是具有保存價值，可以作為憑證和證明使用，顯而易見，一紙復印件是不具備這一功能的。所以，向檔案館移交文件材料復印件是毫無意義的，檔案館也有權拒收文件材料復印件進館入庫。總之一句話，歸檔文件材料必須是具有保存價值的原件。
　　要澄清收集歸檔工作的上述誤區，首要一點是學校必須擺正檔案工作的位置，全校上下必須意識到檔案工作在學校工作中的重要性，真正具有良好的檔案工作意識。另一方面，作為檔案工作人員，必須在全校范圍內加大對檔案工作的宣傳力度，增強檔案知識的普及性，使大家認識檔案，收集檔案、利用檔案， 真正體會檔案帶來的工作效益，讓檔案工作更好地為學校各項中心工作服務，為學校改革發展服務。
　　參考文獻
　　[1]