劉菁 軒萱
(徐州醫學院,江蘇 徐州 221004)
隨著現代社會信息技術的快速發展,高校作為社會教育的重要環節,其信息化建設尤其不容忽略。提高高校辦公管理中的信息化程度,不僅是高校信息化建設的重要組成部分,而且對提高工作效率,簡化工作冗余環節有極大作用。從一個學校內部部門辦公環境來看,往往存在較大數量的檔案數據、復雜的辦公程序、對外對內的信息共享等,以傳統的運作方式,需要較為復雜的信息傳遞方式和數據存儲方式。充分有效、因地制宜的發揮現代信息技術優勢,提高辦公環境的信息化程度可以有效的提高工作效率,是高校發展的必然趨勢。
Active Server Pages即ASP是微軟開發的一種類似HTML、Script(腳本)與CGI的結合體,它沒有提供自己專門的編程語言,而是允許用戶使用包括VBSCRIPT,JAVASCRIPT等在內的許多已有的腳本語言編寫ASP的應用程序。ASP的程序編制比HTML更方便且更有靈活性。它是在WEB服務器端運行,運行后再將運行結果以HTML格式傳送至客戶端的瀏覽器。ASP屬于解譯性語言。由服務器端WEB服務器解釋執行。ASP的特點是使用簡單、方便,開發周期短、開發效率高。
使用ASP開發小型應用管理系統,憑借其自身易開發、內容短小、功能強大而在辦公信息化管理中提出了新的可行性。現以我校現代教育技術中心開發部門內部用資產管理系統為例,闡述基于ASP的辦公信息化管理軟件的發展前景。
我校現代教育技術中心作為醫學院校中的重要職能部門,承擔學校多媒體教室管理、校內攝像拍攝工作、校園及附屬醫院網絡運作等工作,器材、設備管理數據量較大,更新頻繁,按照傳統的數據管理方式,往往出現較多的問題。每年學校進行設備清查時,工作量大,人力投入多,時常出現清查不明確的現象。全校固定資產管理部門擁有適用于全校設備管理的大型系統,管理數據較為方便,但其他部門從該系統中獲得的本部門設備數據,面臨一些難以解決的問題:由于字段設備位置不明確,借用人不明確,更換易耗材料手續混亂,甚至出現設備丟失現象。
面對這種情況,使用ASP開發制作小型資產管理系統,用于管理部門內部設備,由各設備負責人進行更新,可以提供較好的資源共享,數據清晰無誤,簡化數據查詢、更新步驟,明確設備來源去處及責任人,避免丟失現象,顯著提高工作效率。
3.2.1 系統結構
系統采用ASP技術,由于ASP運行環境主要是客戶端的 瀏覽 器 (B)及WEB 服務器(S)組成,因此本系統采用標準B/S架構,標準B/S三層架構包括數據層、應用層、表示層,見圖1。客戶端通過Internet訪問ASP文件時,客戶機通過瀏覽器向Web服務器發出HTTP請求,Web服務器對ASP代碼進行解釋并執行為HTML后發送至客戶端瀏覽器,由客戶端瀏覽器解釋HTML代碼及客戶端Script。
3.2.2 系統功能模塊
資產管理系統功能模塊約分為六個,一般用戶可以通過登錄系統查詢自己需要的設備信息;當有新的設備需要登記入庫時,在系統中下載設備信息表格,填寫設備參數,提交表格給設備管理員作為紙質材料備案。設備管理員可通過登錄系統進行查詢信息、管理數據、導入導出等操作,完成對設備的管理工作。系統管理員可以對系統用戶權限進行管理,添加、刪除用戶,設置用戶的權限。具體功能模塊見圖2資產管理系統用例圖。

圖1

圖2 資產管理系統用例圖
3.2.2.1 查詢設備信息。用戶可查看全部數據,也可查看某單條記錄中的詳細信息。一般用戶和設備管理員均具備使用該模塊的權限。
3.2.2.2 下載設備表格。可在該模塊下載填寫詳細設備信息的表格,供一般用戶提交給設備管理員做紙質材料備案使用。
3.2.2.3 高級搜索。由于資產管理系統中設備的字段較復雜,包含設備編號、設備名稱、設備品牌、購買時間、價格、領用人、設備管理員、目前放置地點、出借記錄、維修記錄等。高級搜索可方便快捷的查詢到用戶需要的數據,依據用戶輸入的各字段關鍵字進行模糊匹配查詢,或者按照某個字段的某一類別進行分類查詢。
3.2.2.4 管理設備信息。該模塊包含添加、修改、刪除等功能,設備管理員具備該模塊的使用權限。添加功能:添加單條新的記錄,或者批量添加新紀錄;修改功能:修改單條記錄信息;刪除功能:刪除單條記錄,也可刪除所選的多條記錄。
3.2.2.5 數據管理功能。設備管理員具備該模塊的使用權限,實現數據的導出導入,并可根據用戶輸的字段范圍導出數據,生成Excel表格。
3.2.2.6 權限管理功能。管理員具備該模塊的使用權限,可對用戶組進行管理,包含更改用戶名、用戶密碼、刪除用戶等。同時管理員可實現對普通用戶權限的管理功能。
3.2.3 數據庫設計
從數據庫的角度來看,數據量并不龐大,因此采用Access數據庫即可滿足系統需求。
3.3 實際解決問題和待完善的問題
系統投入使用后,將各部門所負責的設備集中管理,數據準確,通過查詢系統中的數據可以獲得該設備的具體信息,包括設備編號、設備名稱、設備類型、設備型號、使用情況、存放地點、管理人、登記時間等。原本復雜的需要多人配合完成的工作,現在改由各設備管理員自行更新,數據達到最大共享,切實有效提高部門運作效率,減少人員使用成本,提高服務水平,提供良好環境,且系統開發簡單,周期短,簡單易學,無需長期培訓,費用低。
系統需要完善的問題仍然存在,如數據排序,界面美觀設計,打印報表等,可在今后的改版中進行進一步完善。
針對目前的辦公需求,基于ASP開發環境的應用系統待開發的仍然很多,ASP技術以其簡單易用,開發周期短,開發成本低廉而適用于辦公室信息化管理,通過此技術可以開發各種信息管理系統,構建學校部門內部WEB管理模式,提高工作效率,對加快高校信息化建設進程具有重要意義。
[1]薛會愛,龐婭娟.ASP網絡編程標準教程[M].北京:人民郵電出版社,2009.
[2]鄒天思.ASP開發技術大全[M].北京:人民郵電出版社,2007.
[3]劉菁,軒萱.基于B/S架構醫學院校新生報到系統的設計與實現[J].科技創新導報,2011-18.