高校圖書館中文期刊招標采購工作的實踐與質量控制

李蓉梅

（安徽建筑工業學院 圖書館，安徽 合肥 230601）

高校圖書館中文期刊招標采購工作的實踐與質量控制

李蓉梅

（安徽建筑工業學院 圖書館，安徽 合肥 230601）

文章分析了高校圖書館中文期刊招標采購工作的可行性、必要性，結合安徽建筑工業學院期刊招標工作實踐，探討了影響中文期刊招標工作質量的因素并提出了提高中文期刊招標工作質量的對策。

高校圖書館；中文期刊；采購招標

期刊采購招標是近年來圖書館文獻采購市場化運作的新模式，是順應市場經濟的一種交易模式，中文期刊采購招投標，是指圖書館事先提出采購中文期刊的基本條件和要求，向圖書期刊出版發行市場發布公告或邀請函，吸引有資質條件期刊發行商參加投標，經過招標、投標、開標、評標與定標等程序，進行公開、公平、公正的評議，從中選擇最佳交易對象的一種交易行為[1]，它對提高圖書館期刊文獻建設質量和規范采購程序起到促進作用。本文淺述了高校圖書館期刊招標采購可行性、必要性，結合我館招標實踐，對中文期刊招標中出現的質量問題進行分析并提出相應對策，希望對圖書館做好期刊招標采訪工作具有實踐參考。

1 中文期刊招標采購的可行性

中文期刊招標是隨著社會主義市場機制的不斷發展及國家招標采購法規的不斷完善而產生和發展。

隨著社會主義市場經濟體制的建立并逐步完善，報刊發行市場也形成了郵局、期刊代理商、編輯部自辦發行等多元化發行渠道，完善的發行市場使各高校圖書館能夠選擇適合自己的采購方式。

《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國采購法》的頒布和實施，教育部圖工委《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》的發布，使高校圖書館的期刊資源招標采購工作有法可依，同時各校還出臺適合本校的文獻資源招標采購政策，進一步規范了期刊資源的采購行為[2]。

2 高校圖書館實行中文期刊招標采購的必要意義

2.1 保證采購工作的公平公正與規范化

高校圖書館在書刊采購中職務犯罪時有發生，如個人或單位收回扣，采購過程中拉關系走后門以次充好等，嚴重影響了學校及廣大讀者的利益。實行招標采購后我校招標活動由學校招投標工作辦公室全程監控，各職能部門共同參與，紀檢部門嚴格監督，以學校招標政策為依據，評標委員會成員開標前半天通知，避免了期刊代理商與圖書館采購人員、評標人員直接接觸，使招標工作流程公開公正、規范，從而在根本上有效杜絕職務犯罪。

2.2 實行期刊招標采購降低采購成本，提高資金使用效益

期刊發行市場的多元化使圖書館在中文期刊采購中占據主動，通過招標采購，不但使圖書館在期刊采購中獲得優惠的價格，而且能享受蓋章、貼磁條、提供MARC數據等信息增值服務，最大限度地發揮資金的使用效率。我館沒招標前中文期刊通過郵局和天津聯訂采購，只有很少的優惠，而實現招標采購后，則給圖書館帶來很大的經濟效益，如我館2010年通過低折扣中標的方式從供應商中取得了期刊22%優惠及提供編目數據承諾。而2011年的中標單位市郵局則提供了報刊18%的優惠，并提供其他供應商無法提供的報刊每日上門專送的服務。

2.3 引入競爭機制，消除郵局壟斷地位，實現雙贏

中文期刊采訪過程中，郵局長期以來憑借其成熟的征訂體系和發行經驗、獨具的地理優勢等，在期刊發行市場中壟斷經營，期刊的采購價格和服務內容幾乎沒有協商余地，服務質量不高，違約現象經常發生。高校圖書館引進競爭機制，實行中文期刊招標采購，使郵局的壟斷經營受到挑戰，郵局的服務理念有所提升[3]。同時，供應商們為了提高自身在期刊發行市場的競爭力不斷提高和深化服務，為自身贏得了良好的信譽，使優質的供應商占領更廣闊的市場份額取得更多的利潤成為可能。

2.4 期刊招標采購使期刊資源建設有了法律保障

整個招標流程一切以法律為依據，定標后圖書館與中標單位簽訂合同，合同履行中期刊的質量、送刊的頻率、違約的處罰等一切以合同為準，不僅使期刊資源建設質量有了法律保障，也為招標圖書館要求供應商提供貼磁條、MARC數據等期刊采購附加服務有了可靠依據。

3 影響中文期刊招投標工作質量的主要問題

3.1 招標程序復雜，周期過長，效率低下

期刊招標采購前圖書館需要打專題報告，請相關部門和分管校領導層層審批，招標辦要編制招投標文件，請監察部門審查和修改，然后送批并公告，愿意參標的供應商來校購買招標文件并在規定的時間內提供標書及相關文件，才能評標，評標結果批準后簽訂合同，此過程至少需要1-2個月。期刊訂購如果每年都需招投標，每次不僅要花費很多人力精力，而且由于招標程序周期過長導致有些期刊過了預訂期，對期刊采訪人員的業務工作產生極大影響。

3.2 招標文件不規范，招標委員會人員設置不科學，不專業

許多高校在招標中不嚴格按照相關的法律法規編制招標文件，招標文件的內容及有關要求不完整，沒有細化對投標人評定的標準，招標文件也沒有體現期刊資源采購的特點。目前，高校期刊評標委員會絕大部分是由學校招標辦、財務、紀檢人員組成，他們對圖書館工作和期刊采訪工作的特點不甚了解，對市場上供應商的具體情況、行業動態也不清楚。

3.3 合同內容不具體，合同履行不到位

目前許多高校圖書館與供應商之間簽訂的訂購合同，只是一種松散的契約關系，只有招標項目內容，而具體的售后服務條款過于簡單，對中標方的加工服務要求缺乏規范性，違約懲罰未上升到法律高度。

同時在期刊招標過程中有的供應商為了中標，承諾招標文件中超出自身實力所能完成的各種要求，但在執行過程中由于自身的運作機制、運營、物流、不可抗拒等主客觀方面的原因難以實現，造成合同難以履行，使圖書館在物力、財力、文獻質量等方面遭受重大損失。

2.4 對違約現象缺乏有效的懲罰

目前高校圖書館在中文期刊采購中對不能履行合同承諾，造成違約如期刊缺刊、送遞不及時等雖有一定的懲罰規定，但在實際執行過程中卻很困難，最多的方式是下次招標時不再考慮，對已造成的損失很無奈且無法彌補。而供應商對出現的違約行為總是尋找各種客觀理由進行辯解，致使中標合同中有關懲罰措施流于形式。

2.5 期刊招標中的低折扣中標

合理的折扣是良性競爭和優質服務的前提，惡性競爭中的低折扣容易導致供貨和售后服務質量的下滑。在通常情況下，參與招標人員多數對期刊工作不熟悉，往往將期刊采購等同于一般大宗商品(如目前政府采購中的辦公家具、儀器設備等)的采購，過多地追求高折扣率，而對期刊代理商的售后服務質量及提供的增值服務考慮較少，如我館2010期刊采購采用了以低價格中標的方式，代理商在北京，由于物流方面的原因，經常不能及時送達，影響了期刊管理工作。

4 提高中文期刊招投標工作質量的實踐與思考

4.1 科學合理的設置高校期刊招標委員會

在高校招標委員會中由于圖書館專業人員所占的比例有限，因而在評標中往往將供應商的優惠率作為優先考慮的內容，對圖書館從書刊供應商中獲得的服務與工作上的配合較少考慮，從而制約了圖書館期刊工作流程的改進與優化。所以，在現行期刊招標工作中我校邀請本地兄弟院校圖書館的業務館長、采訪人員參加，從而可以更好地對每個供應商進行分析評估，避免因評標人員的非專業性或者對圖書館工作的不了解而導致招標工作的失誤。

4.2 兼顧招投標雙方利益，理性的看待折扣率

目前在期刊招標中就有個別期刊供應商給出75%的高折扣，高折扣率意味著供貨商利潤的減少，相同服務標準情況下則意味著增加供應商的成本支出，這就有弱化服務的風險。對于圖書館來說，在整個期刊招標及履約過程中，信譽和服務質量是選擇供應商的首要條件，如果供應商在提供服務的過程中只有較低的利潤空間，那他們服務積極性就無法調動，從而也影響服務水平和質量。所以，我校在期刊采購招投標過程中，折扣率不是唯一選擇，而是將供應商所提供的折扣率結合相關的配套服務綜合評定，在供需雙方中找到利益平衡點，在一個合理的折扣率條件下，客觀地考慮雙方的利益，做到真正的雙贏[4]。

4.3 細化評分標準，優化供應商的選擇

選擇優質的期刊供應商是提高圖書館中文期刊招標采購工作質量的關鍵所在，而科學合理地評價和選擇供應商需要我們建立科學而細致的評價指標體系。期刊供應商的評估主要是對他們實力和服務質量的評估，在借鑒兄弟院校經驗的基礎上我校中文期刊采購招標評價指標體系細分表1。

表1 期刊采購招標評價指標

4.4 簡化招標流程，確定靈活的招投標方式

簡化招標程序，中文期刊采購招標的目的、內容比較明確，因此可以由圖書館方面的專家確定期刊供應商的資質標準，期刊供應商只要達到規定資質標準即可入圍。在期刊招標中靈活確定招投標方式，按照《采購法》的規定并結合本校具體的情況靈活采取公開招標、邀請招標、競爭性談判等期刊采購方式。通過我校的實踐，中等及以下規模的院校可采取邀標的方式采購。同時考慮到期刊出版和發行的連續性特點，可采用2年為一個招標時段，或第一年招標第二年續標的辦法，一次招標確定2年的合作期限和價格優惠比例，分年度付款。簡化招標流程、靈活投標方式可以節約招投標時間和社會成本，使招標效益最大化。

4.5 明確期刊招標采購合同的違約懲罰，加強合同履約監管

期刊采購與政府大宗物資設備采購不同，它是一種可持續行為且是期貨，雖然可以依法追究違約商家的責任，但圖書館文獻采購及服務質量必然受到影響[6]。因此，我校首先在招標合同中以書面條款的形式將供應的服務承諾內容、違約責任及違約懲罰詳細羅列出來，以明確雙方的責權利益；其次，重視對中標商家的合同履行過程的監控和評估，強把驗收關，對于期刊驗收工作中出現的錯、漏、缺、損等問題,工作人員認真做好記錄，及時反饋責令商家及時整改，以加強招標合同的執行力度，并由專人負責對中標商服務質量實時評估為以后的期刊采購招標提供重要依據。

4.6 開展高校間的聯合招投標采購

聯合招投標是指圖書館行業的全國性、地區性組織或校際聯合就某一特定文獻資源與供應商進行談判，以取得該資源最優惠價格的采購形式[1]。如合肥地區中文期刊的聯合招投標可由省圖工委或科大、工大圖書館牽頭，把合肥地區的高校組織起來，統一邀請行業內公認的信譽好、服務尤其售后服務好的期刊供應商參加竟標。開展高校間的聯合招投標不僅可以保證各參與館中文期刊采購的質量、節約采購經費、促進資源共享，同時可以聯合起來懲處供應商的違約責任。

中文期刊招標采購逐漸成為我國高校圖書館中文期刊文獻資源建設的重要形式。隨著招標工作在我國高校圖書館的廣泛開展，高校圖書館的同行們在實踐工作中不斷總結經驗并進行深入的理論研究，運用科學的方法措施解決影響中文期刊招標工作質量的問題，達到理想的招標效果、實現招標的真正意義。

[1]王放虎.中文期刊采購招投標工作質量問題探索[J].情報雜志，2007(7)：136－138.

[2]吳江麗，陸彩玲.期刊采購招標與供應商選擇 [J].廣西大學學報：哲學社會科學版，2007,29(4)：103－105.

[3]燕姣云.藍海戰略:高校圖書館與期刊發行商的“非零和”博弈[J].圖書情報工作，2007，51(7)：101-104.

[4]喬愛麗.高校圖書館如何實現期刊采購招標的最優化[J].雞西大學學報，2009，9(4)：153-154.

[5]李明珍，馬克芬.圖書館中文報刊采購招標評價體系研究[J].情報雜志，2007，51(9)：159-161.

[6]任鳳英，周玉芝，等.期刊采購招標評分構成要項探析[J].河北農業大學學報：農林教育版，2009，11(4)：514-517.

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1674-1102(2011)06-0105-03

2011-11-12

李蓉梅（1968-），女，浙江嘉興人，安徽建筑工業建筑工業學院圖書館副研究館員，研究方向為文獻資源建設。

[責任編輯：胡惠芳]