SWOT在項目采購管理中的應用

黃沃才

廣東商學院 廣東廣州 510320

☆資產與設備管理☆

SWOT在項目采購管理中的應用

黃沃才

廣東商學院 廣東廣州 510320

項目的成功離不開高效的項目采購管理。利用SWOT法分析項目采購特性,可更容易掌握項目采購的優勢、劣勢以及機會、威脅,通過制定準確的采購戰略和策略,能夠大幅度地提高采購成功率,有效降低項目成本,保證項目質量。

SWOT；項目管理；項目采購管理；采購項目

Abstract: The success of the project can't do without eff cient project procurement management. SWOT analysis of procurement. It is easier to control the strength and weakness, opportunity and threats of project procurement by use of SWOT. Through making procurement strategy and tactics, It can not only improve the success rate greatly, but also reduce the project costs effectively, and ensure that the project quality.

Key words: SWOT; project management; project procurement management; procurement project

隨著全球經濟的飛速發展和社會分工的不斷細化,任何一個項目組織都離不開外部資源的支持。采購成為了獲取這些外部資源的普遍方式。在現代項目管理中,項目采購管理(又稱為項目資源獲得的管理)是在項目過程中為確保能夠從項目組織外部獲得項目所需各種商品與勞務的項目專項管理工作,是整個項目取得成功的關鍵。作為項目采購人,如何在項目成本、項目時間等因素的條件限制下,通過采購引進外部優質資源,保證項目的質量和效益,是項目采購管理中最為關注的問題。通過SWOT分析,可以快速有效地幫助采購人準確把握項目采購管理的特性,制定科學合理的采購戰略和策略,引進性價比高的項目資源。

1 SWOT分析

20世紀80年代初由美國舊金山大學的管理學教授韋里克提出的SWOT分析法(又稱道斯矩陣)是一種戰略選擇的反方法,是通過對投資者所面臨的內外部環境進行綜合分析,通過分析判斷優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threats),依據這4個方面的分析結果,做出匹配矩陣,進而尋求項目的發展機會。

在實踐中,SWOT分析法最早被用于企業戰略管理,現在已廣泛被應用到產業群體、區域經濟、城市規劃,乃至國家戰略等領域。要開展SWOT分析,首先是要依次進行內外部環境的分析,區別優勢、劣勢以及機會、威脅；其次是通過SWOT匹配矩陣的建立,通過比較和分析,尋求“利用優勢化解威脅,利用機會彌補劣勢”的可能性及其方法；最后是依據分析結果做出項目機會的評估和判斷。

2 項目采購管理特性

采購最初從英文Procurement一詞翻譯而來,原意是采辦或努力獲得。項目采購,其含義不同于一般意義上的商品購買,它包含著以不同方式通過努力從系統外部獲得標的或資源的整個采辦過程。按照美國項目管理協會(PMI)及國際標準化組織(ISO)給出的概念,項目是“為創建一個獨特產品、服務或任務所做出的一種臨時性的努力”,是“由一系列具有開始和結束日期、相互協調和控制的活動組成的、通過實施活動而達到滿足時間、費用和資源等約束條件和實現項目目標的獨特過程”。

由此可見,項目采購就是項目工作行為,同樣涉及綜合、范圍、時間、質量、費用、人力資源、溝通、風險等管理,完全可以把一次項目采購視為一個“項目”進行管理。它是在特定時間、人員等約束條件下,從項目系統外以貨幣資金獲取特定產品或服務而開展的一種社會活動,其本身也具有明確的目的性、獨特性以及制約性等項目屬性,無法脫離它所服務的項目及其他項目管理工作而獨立存在。所以,項目采購也稱采購項目,同樣適用項目管理的方法和工具。

實踐證明,通過SWOT矩陣的建立和分析,項目采購管理者可以更加全面地掌握采購項目的特性,準確地判斷采購項目所面臨的優勢、劣勢以及機會、威脅,高效地制定并實施項目采購的戰略和策略。

3 應用分析

采購規劃是任何一個項目采購管理的起點,是在組織分析和市場研究的基礎上,對“采購什么”“采購多少”“何時采購”“向誰采購”“如何采購”“以何種價格采購”等整個采購工作的總體安排(如圖1所示)。

圖1 采購規劃

作為項目采購管理者,就要在確定采購規劃過程中識別采購項目的優勢、劣勢以及機會、威脅,準確把握實施過程的控制要點,實施可行有效的方法和措施,以達到采購控制目標。以某X項目管理企業在承接一個市政工程的代建項目過程中需要采購5臺高速電梯(客梯)為例,通過SWOT法全面分析該采購項目所處的內外部環境,為項目組織做出正確的采購戰略和決策提供參考依據。

3.1 優勢分析

X項目管理企業是當地一家資深的咨詢單位,實力雄厚,管理規范,已實行標準化作業多年,隊伍專業技術水平高、結構合理。近幾年,承接過北京奧運會、廣州亞運會等重大工程建設項目。目前,正在承接的某市政代建工程,需要配備5臺高速電梯,用于高層建筑,技術方案已通過專家論證以及業主審批,且資金已到位。

3.2 劣勢分析

經調查,采購項目主要存在3大方面的問題,一方面是項目所在位置偏遠,現場施工難度大,存在較多的不可預見性。另一方面是電梯需要根據現場“量身打造”,技術比較復雜。最要害的是該項目不僅僅是市政工程,還是一項政治工程,必須按計劃工期完成整體項目。

3.3 機會分析

(1)X項目管理企業在近幾年都有類似的采購經驗,并與三菱電梯、奧的斯、日立、通力等部分廠家或其代理商、經銷商有著良好的合作關系,且當地已有大部分品牌電梯的代理商、經銷商,市場競爭非常激烈。(2)據統計,企業正在承接的其他項目,接下來也有電梯的采購需求,會給供應商帶來更多的合作機會和優勢。(3)本項目不需要供應商墊付任何資金,且供應商在簽訂合同后30個工作日內憑銀行出具有效保函即可獲得15%的預付款。

3.4 威脅分析

國家將于近期出臺一系列的貨幣調控政策,且CPI持續上漲,鋼材價格迅速升溫,勢必影響項目預算。經市場調研發現,受金融危機等影響,某些廠家、代理商、經銷商之間存在惡性競爭；在投標過程有串標、圍標嫌疑；履約過程中出現分包、轉包等現象。

綜合以上分析,結合SWOT分析流程及法則,建立SWOT分析表(見表1)：

表1 采購項目SWOT分析表

·具備短期或長期合作意向·需求明確,未來穩中有增·支付能力強·具備競爭吸引力·廠家數量不多,但代理商或經銷商比較多·要求有類似業績或經驗企業·申請邀請或競爭性談判采購·減少分期付款的次數·采用低價優先評標法·廣泛邀請制造商和有良好合作關系的代理商或經銷商威脅(Threats) ST 對策 WT 對策·國家調控政策的不確定性·市場價格變動幅度大·供應商或廠家惡性競爭·供應商或廠家急功近利·供應商或廠家履約能力差·提高供應商的資質條件·采用公開招標采購方式·對供應商進行分期付款·采用低價優先評標法·廣發招標信息、擴大宣傳力度,邀請有合作經驗的企業·建立良好的合同協商機制·設定一定比例預留金·采用綜合評價法,降低價格權重,提高商務要求及其權重·要求供應商提供履約保函·選擇有資質、有能力的企業·設定價格調整系數·申請單一供應商議價方式·適當提高預付款·提高供應商履約保函金

從SWOT分析表中可見,影響采購項目的內外部環境因素及其采取的對策都很多。如何區分哪一種環境因素起主導作用,判斷哪一種對策比較可行有效,僅僅依靠項目采購管理者個人或團體的經驗、知識而做出判斷具有較大的主觀性。所以,要進一步識別和鑒定它們之間的輕重優劣,通過眾人評估法、加權平均法或專家法等一些簡易有效的定量方法可獲得更加全面真實的信息。因此,通過邀請5位精通招標投標法及政府采購法，熟悉電梯市場行情的技術、經濟專家對影響采購項目的內外部環境因素進行綜合打分,經加權平均法匯總（見表2）。

表2 統計表

為方便分析,將統計結果定位在SWOT分析圖上（如圖2所示）。

圖2 SWOT定位圖

SWOT分析在滿足工期的前提下,采用SO區間策略較為合適,既能夠找到資質條件好的企業,又能夠買到性價比高的貨物。但無論最終選擇哪一區間策略,經過SWOT分析后,項目采購人都可以針對性地采用調整采購方式及評價辦法、完善合同條款等控制措施,真正發揮項目優勢,克服劣勢,利用機會化解威脅。因此,在實施項目采購管理過程中,必須要高度重視情報信息的收集工作,分析內外環境因素,做到知己知彼,制定出正確的戰略戰術,才能揚長避短,降低項目采購成本,提高項目采購質量,確保項目成功。

項目采購管理是現代項目管理的一個重要領域,是整個項目取得成功的關鍵。通過SWOT分析,借助專家咨詢、層次分析、巴累托分析等簡單易行、應用方便的方法,項目采購管理者能夠清晰、直觀地看到影響采購項目的內外部因素并從中找出合適的對策；倘若使用更高級的數理統計、模糊數學、運籌學等數學方法,分析結果將會更加詳盡周密,決策的依據也就更加充分有力。

所以,作為項目采購管理者,應在工作實踐中不斷地擴充與項目采購管理相關的理論知識和技能,努力探索和創新更加科學、高效的項目采購管理工具和方法,提高項目采購的決策質量和水平,切實做到保護好項目相關者的權益,實現項目可持續發展。

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Application of SWOT to project procurement management

Huang Wocai
Guangdong university of business studies, Guangzhou, 510320, China

2011-01-29 稿件編號：1101109

黃沃才，本科，實驗師，招標師。