企業(yè)檔案管理的實(shí)踐與創(chuàng)新

齊秀云

摘要：在大力實(shí)施信息化建設(shè)的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。為此，從工作平臺(tái)、流程、管理、制度和服務(wù)等五個(gè)方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)信息新的節(jié)拍，在管理實(shí)踐活動(dòng)中，探索新的管理領(lǐng)域和，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新文件與檔案管理之路。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；創(chuàng)新

一、工作平臺(tái)創(chuàng)新

1. 信息化時(shí)代，企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)文件的來源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大；參與崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強(qiáng)大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)：

2. 文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對(duì)分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理的要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求。.

3. 文檔一體化流程的創(chuàng)新點(diǎn)

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個(gè)將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計(jì)、運(yùn)行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下體現(xiàn)創(chuàng)新點(diǎn)。

二、文件管理階段

1. 面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)。

2. 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請(qǐng)示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

3. 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制。通過對(duì)文件督辦、催辦的監(jiān)控，對(duì)文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對(duì)未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個(gè)節(jié)點(diǎn)。

4. 形成文件歸檔機(jī)制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項(xiàng)目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

三、檔案管理階段

1. 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺(tái)，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡(jiǎn)約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

2. 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺(tái)，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對(duì)歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時(shí)切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。

3、 建立檔案信息安全機(jī)制。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對(duì)文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

四、管理創(chuàng)新

信息化，機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要。信息安全管理主要通過對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。

1. 信息管理

通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的性、準(zhǔn)確性。

五、信息工作人員管理

信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍，是非?，F(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：

1. 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

2. 策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

3. 經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全和宣傳；

4. 經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

5. 建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；

6. 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ停訌?qiáng)人員的管理。

六、制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度。

七、服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

結(jié)束語

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之。