企業檔案管理的實踐與創新

齊秀云

摘要：在大力實施信息化建設的背景下，文件與檔案管理迎來了巨大的創新機遇和空間。為此，從工作平臺、流程、管理、制度和服務等五個方面，探討了檔案工作者如何適應信息新的節拍，在管理實踐活動中，探索新的管理領域和，提煉新的管理理念，從而創新文件與檔案管理之路。

關鍵詞：檔案；管理；創新

一、工作平臺創新

1. 信息化時代，企業為提高自身在國際上的競爭力，根據企業的職能，加快信息化建設步伐。在建或已投入運行的、承擔企業職能和業務活動的各種信息管理系統，體現了企業信息化建設的成果。建立信息系統的目的是將傳統業務工作流程優化后，借助于軟件編程和數據庫管理技術，重塑機工作流程來支持、執行和管理機構各項職能的業務活動。這些信息系統正是企業文件的來源中心。

以辦公自動化系統為例，它在行政辦公領域創建起數據信息的產生登錄、流轉處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數據庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統為企業員工提供了文明辦公和規范管理的工作平臺：

2. 文檔一體化流程概述

在紙質文件時代，由于受工作環節、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關注具體的業務活動，管理活動就如一個一個的串行節點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統工作模式形成的串行工作流程，是工作效率的重要因素。而信息化時代，創建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環節、工作崗位、工作步驟的一體化集成。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統中，業務流程和信息流程是不可分割的，文件是機構運轉中最重要的信息流，同時也反映出該機構的業務流程。這就意味著在形成業務流程的同時，也形成了文件從生成、流轉到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統在滿足業務活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現業務流程的要求。.

3. 文檔一體化流程的創新點

信息系統中文檔一體化流程的創建過程，是一個將系統、協調和前端控制的思想貫穿于設計、運行的過程，這本身就充滿著創新的內涵，在流程創建過程中，主要通過以下體現創新點。

二、文件管理階段

1. 面向普通用戶、業務管理人員、系統管理人員，提供多層面的、不同任務項的工作流程及操作平臺。

2. 形成文件質量監督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發文單、元數據信息監控等形式，保證文件質量。在請示與批復、收文與轉發文之間，處理同一項目或任務時產生的系列文件之間，建立文件關聯關系。

3. 形成文件流轉監控機制。通過對文件督辦、催辦的監控，對文件的辦理狀態進行跟蹤和監控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉至下個節點。

4. 形成文件歸檔機制。在信息系統中處理的任一項目或任務，是以文檔的形式出現的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環節。

三、檔案管理階段

1. 建立現代信息服務理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

2. 建立現代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現的重點是要符合檔案的規范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數據進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

3、 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現無縫鏈接成為現實，它不僅改變了文件與檔案工作的質量和內容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

四、管理創新

信息化，機設備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、災害等各種因素，都會造成計算機系統的破壞，導致存儲數據被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

1. 信息管理

通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環節上阻隔不安全隱患，保證系統運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統運行狀態的監控和對系統的每一項目或任務的流轉、執行情況的跟蹤和監控。通常系統管理員負責流程的監控管理，這是系統安全穩定運行的重要環節，也是確保系統產生的文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責任和義務關注流程管理的性、準確性。

五、信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括的核心數據信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術人員隊伍，是非常現實和必要的。具體做法主要有：

1. 建立并提供管理政策，明確職責，各盡其責；

2. 策劃并提供應急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應急反應；

3. 經常對相關人員進行安全和宣傳；

4. 經常開展業務培訓，提高人員綜合素質，盡量避免誤操作等安全隱患；

5. 建立嚴格的權限管理機制；

6. 規范信息數據的轉移、加工程序，提出數據校驗模型，加強人員的管理。

六、制度創新

如何保證信息系統在過程中，能適應不同階段、不同性質用戶的需求，以發揮其最大效能；如何規范地應用、開發信息系統，以獲得最好的效果，靠的是企業提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設與辦公業務管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。筆者所在企業，在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度。

七、服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的和創新空間。

創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

結束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業的發展和創新保持同步，使個人的努力與企業提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的含量，尋找新的創業之。