質監系統檔案工作的一些具體做法

■文/李 琴

基層質監局作為直接面向廣大鄉鎮企業的基層行政部門，日常工作中積累了大量第一手執法資料，從長遠看，這些檔案資料對本局和相關外單位都具有寶貴的利用價值。但是，目前大多數基層質監局由于人手緊張、工作量大等原因，檔案管理的規范化、信息化建設還存在很多不足，沒能充分發揮應有的作用。在此謹結合筆者所在的無錫市錫山質監局2011年申報江蘇省五星級檔案室的相關工作，談談檔案管理的一些具體做法。

1.領導充分重視，人員經費有保障。我局領導對檔案工作的理解和大力支持是檔案工作得以開展并延續、升級的第一要素。在完善檔案管理器具和管理設施配置等方面，努力為檔案工作創造良好的條件，先后為綜合檔案室配備了金屬密集架13列、防磁柜、計算機、打印機、數碼照相機、掃描儀、復印機、滅火器、溫濕度計等專用設備。綜合檔案室庫房面積30m2、閱檔室25m2、辦公室30m2，實現了辦公、閱檔、庫房三分開，并且在新辦公樓重新設計裝修了榮譽室，使全局檔案管理的硬件設施配置更加齊全。同時配備1名專職檔案管理人員，各業務部門還設有6名兼職檔案管理員，在區檔案局的協助和指導下，有效地承擔起了本局的檔案管理工作。

2.檔案分類科學，收集整理有序。我局按照省質監局下發的檔案分類方案，根據我局實際開展的業務，制訂了科學合理的檔案分類方案，建立了如查借閱制度、鑒定銷毀制度等檔案管理制度。檔案室負責對機關各項工作中形成的文書、會計、照片、基建、實物等檔案統一管理，同時對各業務部門的檔案管理進行業務指導。每年對本局檔案立卷歸檔工作做出計劃安排，各科室及時移交業務檔案、文書檔案等，按期完成歸檔任務。我局從2011年初開始，聘請錫山區檔案館退休專業人員，對庫藏所有檔案、資料案卷質量進行4次全面清理：會計檔案按照規范標準，全部進行拆卷重裝，重新按照憑證、賬冊、報表類別組卷，調整文件排列順序；業務檔案如組織機構代碼檔案等進行全面清查補遺，全部入檔上架，無一遺漏；照片檔案補寫有關說明,時間上延續；通過這一系列的工作，使得庫藏的檔案案卷質量有了明顯提高。

3.逐步推進信息化建設。我局于2003年開始啟用單機版檔案管理系統進行對各類檔案的登記、查詢、歸檔，并明確了歸檔電子文件的種類，便于管理和利用。同時，自2010年起，使用無錫市錫山區檔案館的網絡版檔案管理系統，全面啟用數字檔案館進行歸檔，建立了室藏全部檔案的文件級目錄數據庫及重要紙質檔案的全文數據庫。收發文直接登記入檔案系統，計算機管理。長期、永久檔案已全部掃描，掛入檔案系統。歸檔的電子文檔真實、完整、有效。檔案系統采取了殺毒軟件、權限設定等安全措施。另外，在業務檔案信息化方面，自2008年起，我局全面實現組織機構代碼業務檔案電子化工作，實現了全部組織機構代碼歷史材料的電腦即時查詢功能，極大地方便了業務工作。

4.開發利用卓有成效。為了發揮檔案的利用效果，加強檔案編研，我局編制了各類檔案目錄和《干部任免索引》、《機構演變索引》、《先進集體（個人）索引》，檔案查借閱、利用、檔案活動臺賬，編制了《質量監督簡報匯編》、《發文匯編》、《質量法律法規匯編》等匯編材料，方便了局內和局外的查借閱和參考。我局還注重檔案的編研工作，除了編寫大事記和組織沿革外，我們還根據本單位的實際需要，參考原有的檔案材料，經過認真加工整理，編寫了《質量技術監督基礎數據匯編》為業務工作服務；同時，通過對檔案數據的整理、提煉，并結合我區產業的特點，我局還編寫了《錫山區質量分析》、《錫山區重點產業現狀分析及發展調研》等深層次編研材料。